CSI in ufficio: siete vittime del ‘meetnapping’?

Se avete intenzione di ammazzare il tempo, una riunione è l’arma perfetta. Probabilmente non vi suonerà nuovo: si perde tempo prezioso in meeting che sono più lunghi di quanto programmato, vanno fuori tema o semplicemente non sono poi così necessari.

Uno studio del 2014 sulla gestione del tempo svolto da Bain & Company indica che le aziende dedicano circa un quinto del proprio tempo alle riunioni. E se gli amministratori delegati più impegnati sono in riunione per un totale di due intere giornate lavorative a settimana, i loro collaboratori ci passano migliaia di ore all’anno.

Inutile specificare che si tratta di moltissimo tempo. Ma queste riunioni sono tutte utili? È quindi legittimo chiedersi.

Forse non ne avete mai sentito parlare, ma 'meetnapping' è un termine nuovo con cui definire un fenomeno molto conosciuto. Si tratta di una forma legale di rapimento in cui voi o i vostri colleghi venite sequestrati ed obbligati a partecipare a una riunione inutile.

Non c’è motivo di preoccuparsi se questo succede solo in maniera occasionale, ma la situazione si complica quando queste riunioni sono onnipresenti. Perché in fondo il tempo è denaro. E quindi vi conviene impiegarlo in modo saggio.

Le riunioni costano

Non fraintendeteci: le riunioni sono essenziali, ma la regola d’oro è che il troppo stroppia. Ecco perché l’ufficio marketing LBi ha realizzato una app per il cellulare chiamata ‘Cost of Meeting App’ che vi permette di calcolare il costo di ogni meeting. Dovrete solo inserire il numero delle persone che parteciperanno alla riunione e il loro compenso orario. La app può così calcolare il costo di ogni singola riunione della vostra organizzazione. Comodo, no?

I consigli relativi alla gestione del tempo si concentrano spesso sulle azioni individuali – partecipate solamente a riunioni rilevanti, stabilite delle priorità, gestite la vostra casella di posta. Ma questi consigli spesso vanno contro la cultura aziendale della vostra impresa: se ignorate le email e gli inviti alle riunioni, rischiate di attirare l’antipatia dei vostri colleghi o addirittura del vostro datore di lavoro. Secondo Michael Mankins di Bain & Company, questo è il motivo per cui “le aziende innovative incoraggiano culture in cui il tempo è trattato come una risorsa scarsa e viene investito in modo prudente come accade con il capitale.”

Come capire se la vostra azienda è colpevole di ‘meetnapping’? Ecco i sintomi tipici dei meeting inefficaci.

Non bisogna giudicare una (buona) riunione dal numero dei partecipanti. Se invitate solo le persone coinvolte direttamente nel processo decisionale, non perderete troppo tempo e il meeting sarà più efficiente.

Se siete interessati solo vagamente all’argomento trattato in una riunione, vi conviene rinunciarvi. Potreste pensare che conoscere tutti gli aspetti della vostra organizzazione risulterà utile nel lungo periodo. Ma ci sono buone possibilità che la riunione vi costringa a posticipare qualcosa di più importante o di più urgente.

Se vi interessano solo 15 minuti di una riunione di un’ora, non restate per l’intero incontro. Le persone tendono a distrarsi quando qualcosa non li riguarda direttamente, e di conseguenza la loro attenzione cala proprio quando è maggiormente richiesta. In altre parole, organizzate l’ordine del giorno di modo che i colleghi non siano obbligati a rimanere se devono discutere solo il primo e l’ultimo punto della riunione.

Per preparare una riunione non basta invitare i partecipanti. Ogni riunione presuppone un ordine del giorno con obiettivi ben definiti e una lista di possibili domande. E nel caso in cui stabilire un ordine del giorno risulti uno sforzo eccessivo per una riunione, probabilmente dovreste valutare l’utilità della stessa. Inviate l’ordine del giorno a tutti i partecipanti prima del meeting, di modo che possano prepararsi e aggiungere punti di loro interesse. Preferite non bombardare le caselle dei vostri colleghi? Salvate l’ordine del giorno di ogni riunione nel vostro CRM, dove potranno essere consultarli sempre e dovunque.

Ogni riunione ha bisogno di un moderatore che tenga sotto controllo il tempo. Questa persona farà in modo che la riunione inizi e finisca in tempo, e che ogni punto dell’ordine del giorno venga trattato prima che la riunione giunga al termine. Un bravo moderatore usa i punti dell’ordine del giorno come linee guida e fa in modo che la discussione non se ne discosti troppo. Il moderatore motiva ogni partecipante a dare un contributo costruttivo e positivo al meeting e interviene se necessario per assicurarsi che il meeting non si trasformi in una discussione infinita.

Concludete la riunione con una serie di azioni concrete da intraprendere, ed assicuratevi che tutti siano al corrente dei passaggi successivi. Alla fine della riunione, raccogliete i risultati, i problemi e le decisioni che avete discusso e riportate tutto in un report. Stabilite delle scadenze chiare facendo in modo che i progetti non vengano procrastinati in modo indefinito. E infine scegliete una data per la riunione successiva, ma chiedetevi se ve ne serve davvero una. Se utilizzate un sistema CRM, potete salvare i report facilmente e permettere agli altri partecipanti di consultarli ogni volta che ne avranno bisogno.

Teamleader vi permette di mantenervi sempre al passo con i progetti seguiti dai vostri collaboratori. Condividendo gli stessi dati in qualsiasi momento, non avrete più bisogno di riunioni quotidiane per scoprire quale cliente è stato contattato quel giorno e di cosa si è discusso. E cosa più importante, queste informazioni sono accessibili sempre e dovunque. Non avrete più bisogno di cercare e trovare un momento adatto per incontrarvi con 10 partecipanti.

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