Le otto competenze essenziali per un abile project manager
I responsabili di progetto migliori sono grandi comunicatori. Sanno come definire gli obiettivi chiaramente, riescono a spiegare le attività in corso d’opera in un modo che consente a tutti i membri del team di capire immediatamente cosa ci si aspetta da loro, e sono in grado di presentare risultati concreti al cliente o al richiedente. Sanno anche quando è il momento di fare una telefonata o di organizzare una riunione di aggiornamento o quando invece basta un'email.
La maggior parte dei progetti fallisce per colpa di una comunicazione carente. Comunicando in modo chiaro e con prontezza, il responsabile di progetto mantiene il controllo della gestione e rafforza al tempo stesso la sua credibilità stimolando il senso d’appartenenza.
I grandi project manager riescono a essere risoluti e simpatici allo stesso tempo. Sanno come ispirare, stabilire una visione chiara e motivare ogni membro del team a lavorare in modo efficiente verso un obiettivo comune.
Tutti i colleghi sono in fondo esseri umani, e spesso portano con sé il proprio bagaglio di conflitti (personali e professionali). Un responsabile di progetto capace è in grado di contenere questi conflitti e di creare una situazione vantaggiosa per tutti.
Per gestione dei tempi non si intende solo il rispetto della tabella di marcia. Questa competenza riguarda anche l’abilità di rispettare i propri tempi nonché quelli dei colleghi. Questo significa avere il coraggio di dire ‘no’ quando la vostra programmazione non lo consente, e di rendere i vostri meeting super efficienti.
Un’altra competenza critica per la gestione dei progetti è la gestione del budget. A meno che non vi troviate a lavorare per uno sceicco o per una start-up generosamente finanziata, molto probabilmente dovrete rendicontare ogni centesimo che spenderete. ‘Meno è meglio’ è il motto dei nostri tempi, quindi assicuratevi di essere in grado di gestire le finanze del progetto in modo intelligente, per riuscire a fare il maggior numero di cose con la minor quantità di risorse possibile.
La capacità di controllare e di anticipare i rischi è segno che avete pieno controllo del vostro progetto. Dato che a nessuno piacciono le brutte sorprese, fate una lista delle cose che potrebbero andare male prima che ciò accada veramente, e trovate il modo di reagire causando il minor impatto possibile.
Un responsabile di progetto passa la maggior parte del suo tempo orchestrando riunioni con vari tipi di pubblico, tra cui i membri del team di lavoro, i clienti, gli alti dirigenti e altri stakeholder. Arrivare a queste riunioni preparati può risparmiarvi molti problemi: invitate solo le persone che sono cruciali al successo di quello che verrà discusso in sede di riunione, inviate loro la lista degli argomenti in anticipo (insieme alle possibili domande), stabilite chiaramente gli obiettivi all’inizio della riunione e tenete d’occhio l’orologio.
I responsabili di progetto che conoscono nel dettaglio il tema del progetto hanno un vantaggio maggiore su quelli che invece non sono così preparati. E anche se in molti commenterebbero che la pianificazione è più importante del piano stesso, la differenza tra un bravo responsabile di progetto e uno eccellente, sta nell’esperienza che possiede sulla materia trattata dal progetto. Essere a conoscenza di come funzionano le cose nel dettaglio vi permetterà di rispondere a domande complesse e vi aiuterà ad adattarvi più velocemente in caso di necessità.
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