5 modi economici per permettere a una PMI di risparmiare tempo
Una corretta pianificazione è un requisito essenziale per gestire il tempo con maggiore efficienza. Prenditi 5 o 10 minuti ogni giorno per programmare la tua agenda. Che si utilizzi un foglio di carta o uno strumento elettronico, è importante non perdere di vista quello che si deve fare senza dimenticarsi le scadenze. Sarebbe consigliabile utilizzare un calendario da portarsi sempre dietro, ad esempio una app mobile sul cellulare. Non va dimenticato che potranno sempre presentarsi imprevisti: assicurarsi di disporre di sufficiente tempo tra un progetto e l’altro, soprattutto tenendo conto del peggiore dei casi.
Partiamo dall’idea che il tempo è denaro - per te e per i tuoi clienti: forse così riuscirai a definire meglio le tue priorità. Tenendo conto di quando tempo devi dedicare ad un progetto, riuscirai a capire meglio le specifiche difficoltà e come utilizzare il tempo a disposizione nella maniera più efficiente possibile. Inoltre, facendo più attenzione a come organizzi il tuo tempo, potrai focalizzarti meglio sulle attività importanti e rimandare ciò che non è essenziale. Fai attenzione: alcuni clienti tendono ad apprezzare proposte di progetti precisi o fatture dettagliate. Ai loro occhi è una conferma della professionalità dell’azienda.
La micro-gestione non è solo laboriosa ma anche inefficiente. Assumi collaboratori di cui ti puoi fidare e poi affidati a loro. Formali, motivali intervistandoli, fornisci loro il tuo feedback e fai in modo che possano svolgere il loro lavoro. A prima vista, la micro-gestione potrebbe sembrare una scelta priva di controindicazioni, ma essere costantemente controllati dal diretto superiore potrebbe minare il senso di iniziativa ed il coinvolgimento dei singoli dipendenti. Se fai un passo indietro stimolando i tuoi dipendenti, acquisiranno l’esperienza, le conoscenze e le capacità di cui avranno bisogno per svolgere al meglio la loro attività. Concedi loro l’opportunità di completare i progetti in autonomia, sostenendoli sempre con le tue opinioni affinché possano imparare dalla tua esperienza. Come ha notoriamente sostenuto Steve Jobs: “Non ha senso assumere persone intelligenti per poi dire loro cosa fare; noi assumiamo persone intelligenti in modo che siano loro a dirci cosa fare”.
Lavorare in un’unica sede è ormai passato alla storia, e ora non devi più nemmeno stare con le mani in mano in una sala d’attesa o sul treno. Siamo tutti d’accordo che analizzare montagne di documenti non sia nemmeno da considerare - ma del resto chi usa ancora così tanta carta? In parte grazie alla moderna tecnologia, è quasi impossibile ormai perdere tempo. Perché ad esempio non condividere i documenti sul cloud? Basti pensare agli incontri in videoconferenza o alle app per cellulare che permettono di gestire la propria agenda o i dati dei clienti, sempre ed ovunque.
E se vuoi crescere davvero, devi smettere di continuare a fare tutto a mano. Crea modelli per il traffico e-mail e i documenti più ricorrenti come fatture, preventivi, descrizioni di prodotto e promemoria di pagamento. E naturalmente, nel mondo di oggi non puoi nemmeno permetterti il lusso di perdere di vista i tuoi clienti. Uno strumento CRM come Teamleader potrebbe fare al caso tuo: puoi trovare immediatamente un preventivo, collegare un’e-mail al contatto giusto e analizzare i dati del fatturato, tutto automaticamente, inoltre potrai generare progetti dai preventivi e fatture dai progetti in un singolo click.
Ma perché dovresti fidarti di noi? Puoi provare Teamleader gratuitamente per 14 giorni per capire quanto tempo ti farà risparmiare; potrai così dedicarti appieno ai clienti e ai progetti, invece che a tediose attività amministrative!
