4 modi per ridurre il carico amministrativo della tua PMI

Ti sei mai chiesto quanto tempo e denaro l'amministrazione ti impegna ogni settimana? L'amministrazione del personale, il pagamento tempestivo delle fatture, il follow-up clienti, la manutenzione del database clienti,...Definire i dettagli può quindi impegnare qualche ora della tua giornata. Il risultato? Molte società si scoraggiano.

Le PMI sognano un'amministrazione semplice e più efficiente che alleggerisca il carico di lavoro e contribuisca a migliorare positivamente le relazioni con il cliente.

Tutti vogliamo essere più produttivi nel nostro lavoro. Tuttavia, tendiamo a dimenticare che la mole di lavoro amministrativo che i dipendenti devono gestire ha un impatto diretto sulla loro produttività. Di fatto, una condizione importante per lavorare più efficientemente è ridurre il lavoro d'ufficio. Secondo una ricerca condotta dalla Microsoft, il 26% dei dipendenti delle PMI sostiene che sarebbero più produttivi se avessero meno compiti da gestire.

"Le PMI sognano un'amministrazione semplice e più efficiente che alleggerisca il carico di lavoro e contribuisca a migliorare positivamente le relazioni con il cliente."

Non preoccuparti più del caos amministrativo, le cose andranno meglio. Ci sono vari modi per gestire una montagna di lavoro d'ufficio ed essere sicuri che i tuoi dipendenti lavorino più efficietemente. Digitalizzare l'amministrazione è la soluzione giusta.

La principale causa di un'amministrazione lenta in termini di tempo è la presenza di dati frammentati o in disordine. Non si riescono a trovare i dati corretti, con cartelle sparse ovunque, si perde l'occasione di un contratto di vendita perchè i dati importanti spesso vanno a finire nel dimenticatoio,...insomma possiamo andare avanti per ore e ore.

Ecco perché occorre fare del CRM (o Gestione delle Relazioni con il Cliente) il cuore pulsante della tua amministrazione. Il principio che sta alla base è semplice: gestire tutti i dati da un'unica postazione. In pratica, tutti i dati sui tuoi clienti, fornitori ecc sono archiviati e gestiti in un unico sistema. In questo modo, non perderai mai nessun dato e potrai condividerli con i tuoi colleghi. Connetti il tuo software CRM con altri programmi come il pacchetto contabilità o la tua mailbox per avere una visione a 360° della tua amministrazione.

Ogni giorno, si spediscono un gran numero di file: preventivi, fatture, solleciti di pagamento, di tutto e di più. Dover elaborare, modificare e inviare ognuno dei file manualmente può rivelarsi un lavoro lungo e complicato.

Situazione tipica: noti che c'è una fattura non pagata, scaduta da tempo e devi ancora inviare un sollecito manualmente. Alla fine, dovrai aspettare ancora diversi giorni prima di vedere finalmente i tuoi soldi. Nel frattempo i fornitori si aspettano che li paghi puntualmente. E non è proprio ideale per la tua liquidità.

Puoi evitare tutto ciò inviando documenti online. Perché? Inviare, firmare e pagare fatture è quasi gratuito. Si possono modificare facilmente e un documento può essere firmato in un attimo. Il pagamento è stato effettuato? Ricevi subito una notifica ed invia un gentile messaggio di ringraziamento. Velocizza l'intera operazione, dall'acquisto al pagamento. Alla fine della giornata, riuscirai perfino a risparmiare denaro.

Oltre alle mail in arrivo, ci sono centinaia di file importanti che, il destino ha voluto, non si trovano da nessuna parte quando se ne ha proprio bisogno. Ogni società può benificiare dall'archiviazione di file online, in modo da poterli ritrovare facilmente. Lavorare con il digitale implica anche la digilitizzazione dei documenti in modo da garantirne l'accesso in qualunque posto e in qualsiasi momento. L'assenza di supporti cartacei nel (vicino) ufficio renderà la tua attività più sicura da furti e proteggerà più efficacemente i dati del cliente.

Un'altro importantte lavoro che richiede tempo: l'amministrazione del personale. Ogni mese, vengono inviate moltissime buste paghe. Passare alle HR digitali è una mossa astuta da parte degli imprenditori per avere una presa migliore sull'amministrazione e focalizzarsi più sui dettagli.

Digitalizzando le HR, farai fare ai tuoi dipendenti il lavoro al posto tuo: richiedere le ferie, congedo per malattia, aggiornare le informazioni dei dipendenti, registrare le ore di lavoro,... Potrai organizzare tutto ciò attraverso un unico portale online. Sarà facile come bere un bicchier d'acqua, i dipendenti fanno la richiesta per se stessi e, con un semplice click, il direttore può approvarla. Un altro grande vantaggio: tutte queste modifiche e aggiunte sono prese in considerazione automaticamente con ogni busta paga. Non solo ciò stimolerà sani rapporti lavorativi ma i tuoi colleghi godranno anche di più autonomia e maggiori responsabilità.

Un'amministrazione digitale organizzata e ben funzionante lavora con molta più efficienza. Inoltre, offre un'esperienza più piacevole al cliente e protegge la sicurezza di tutti i suoi dati personali. Altro importantissimo vantaggio: ti farà risparmiare un sacco di tempo (e denaro). Sei pronto a portare la tua attività ad un nuovo traguardo e digitalizzare l'intera amministrazione?