Facture en ligne
Facturation en ligne : comment créer facilement une facture en ligne
- Créez facilement des factures - avec votre propre mise en page
- Synchronisez avec votre propre logiciel de comptabilité
- Visualisez les heures facturables
- Créez des abonnements avec des factures récurrentes
Facture en ligne ? Teamleader Focus est l'outil idéal pour créer et envoyer des factures détaillées au moment adéquat. Créez des modèles de factures avec votre propre mise en page personnalisée. Créez et envoyez-les en quelques clics et vérifiez aisément le statut de leurs paiements. Le délai de paiement est dépassé? Vous et votre client recevrez automatiquement un avertissement.
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Qu'est-ce qu'une facture en ligne ?
Les boîtes à chaussures pleines de factures papier, c’est dépassé. Les factures en lignes et électroniques sont l'avenir. Quelle est la différence entre les deux ?
Une facture en ligne est tout simplement une facture que vous envoyez via internet. Comme un fichier PDF, Word ou Excel envoyé par email. Ou même, mais c’est un peu moins efficace, une facture papier numérisée. De nos jours, il existe de nombreux outils qui permettent de créer et envoyer une facture en quelques clics. Une fois que le client reçoit votre email, il peut télécharger la facture et la consulter immédiatement.
La facture électronique, également appelée facture M2M pour « Machine to Machine », va encore plus loin. Avec un outil de facturation, vous créez d'abord une facture en format UBL. Ce qui signifie Universal Business Language, une norme internationale pour les factures électroniques. Le logiciel envoie ensuite la facture à l'application de comptabilité de votre client et elle est automatiquement lue et comptabilisée.
En Belgique et en France, les autorités imposent la facturation électronique à leurs propres fournisseurs. Si vous fournissez des biens ou des services au service public, votre facture doit être établie au format PEPPOL et téléchargée sur une plateforme spécifique (Mercurius en Belgique et Chorus Pro en France)
Commencer par la facturation électronique peut être un changement (trop) radical pour les entreprises. En revanche, la facture en ligne est beaucoup plus accessible. De plus, vous pouvez intégrer certains outils de facturation avec des logiciels de comptabilité. Comme ça, vous passerez facilement à la facturation électronique dès que vous serez prêt.
Faire une facture en ligne devient un jeu d'enfant avec Teamleader Focus.
Facturez votre timetracking
Vous avez terminé une tâche ou une réunion? Teamleader Focus vous demandera d'entrer le temps que vous y avez consacré. Votre timetracking débute automatiquement lorsque vous vous connectez à Teamleader Focus et redémarre à chaque nouvelle tâche. Vous pouvez également ajouter manuellement du timetracking à un client ou à un projet. Téléchargez et vérifiez les rapports de timetracking ou exportez-les vers un fichier Excel.
Automatisez vos transactions récurrentes
Facturez ponctuellement vos transactions récurrentes, comme l'hébergement ou les noms de domaine. Teamleader Focus créera et enverra automatiquement ces factures. En outre, vous obtiendrez un aperçu de vos futurs revenus récurrents.
Profitez des statistiques
Voyez-y plus clair grâce aux statistiques relatives au projet. Fixez des objectifs financiers par trimestre et vérifiez le progrès de vos revenus récurrents en consultant les rapports.
Gérez le temps non facturé
Ne perdez jamais de vue le temps non facturé grâce aux avantages de notre CRM. Vous pouvez même fixer une limite au montant de temps non facturé, pour pouvoir facturer votre client lorsque la limite a été franchie. Chaque page de contact contient un aperçu de toutes les heures non facturées. Facturez facilement ces heures en sélectionnant les tâches que vous souhaitez ajouter à votre facture.
Permettez à vos clients de payer en ligne
Avec la plateforme Invoicecloud, vos clients peuvent consulter et payer toutes leurs factures en ligne par PayPal, iDeal, carte de crédit… De cette façon, vous gardez toujours un aperçu à jour de la facturation.
Reliez votre logiciel de facturation avec votre logiciel de comptabilité
Teamleader Focus peut être relié à plusieurs logiciels de comptabilité, ce qui rendra vos processus plus fluide et évitera toute perte d'information.
Pourquoi choisir la facturation en ligne ?
La facturation en ligne présente 5 atouts essentiels pour votre entreprise :
1. Vous gagnez beaucoup de temps
Si vous utilisez un outil de facturation, vous établissez des factures en un rien de temps. Vous remplissez simplement votre modèle personnalisé et le logiciel fera le calcul à votre place. Vous pouvez même préparer un e-mail standard pour envoyer votre facture en quelques secondes. Ou encore créer des rappels de paiement automatiques pour une trésorerie saine.
2. Vous réduisez le risque d'erreurs
Étant donné que c’est l'outil qui calcule les différents montants sur votre facture, le risque d'erreurs diminue considérablement. Autre avantage : vous n'avez plus à chercher votre calculatrice partout.
3. Vous bénéficiez d'un aperçu complet de vos chiffres pour prendre des décisions éclairées
Grâce à un aperçu synthétique dans votre logiciel de facturation, vous gardez constamment un œil sur vos paiements et factures en souffrance. Il vous donne des informations sur la santé financière de votre entreprise et vous permet de prendre des décisions fondées.
4. Vous limitez le risque de perte ou de dommage
Non seulement cette armoire de rangement pleine à craquer peut faire tâche dans votre bureau, mais en cas de dégât des eaux, d'incendie ou tout simplement de négligence (non, pas la vôtre bien sûr !), votre paperasse sera fichue. Un archivage en ligne (et une copie automatique de celui-ci) est beaucoup plus sûr.
5. Vos clients et vous-même travaillez de manière plus flexible
Dans la voiture en vous rendant chez un client ou sur votre fauteuil après une longue nuit de travail : la facturation en ligne peut être effectuée à tout moment et partout. Il vous suffit d'avoir une connexion Internet.
Il crée ses factures en ligne avec Teamleader Focus :
« Depuis que nos processus de vente et de facturation ont été intégrés à notre outil de comptabilité, la charge administrative a considérablement diminué. »
Que vous faut-il pour facturer en ligne ?
Non, pas de blagues stupides du style « de la bonne humeur » ou des clichés comme « du bon sens ». Que faut-il pour facturer en ligne, en dehors d'un ordinateur de bureau ou portable ? Trois choses :
- Un logiciel fiable. Trouvez un outil de qualité adapté à votre entreprise. Prenez également en compte les possibilités d'intégration et les expansions. Par exemple, pouvez-vous intégrer le logiciel à votre application de comptabilité ? Pouvez-vous aussi y ajouter le suivi du temps et un CRM ? Et autre point non négligeable à l'ère du numérique : l’outil est-il accessible via une appli mobile hautement performante ?
- Un excellent système de stockage. Tous les outils de facturation ne disposent pas d'une base de données sécurisée. Bien que ce soit une condition essentielle : les factures en ligne, comme les versions papier, doivent être conservées pendant 7 ans en Belgique et 10 ans en France.
- Sécurité informatique. Vous ne laissez pas les portes de votre habitation grandes ouvertes pendant la nuit. Du moins, nous l'espérons. Vous protégez également au mieux votre PC et votre smartphone avec des antivirus ou autres solutions indispensables. Après tout, un outil de facturation contient des informations précieuses sur votre entreprise.
Vous utilisez un logiciel pour facturer, archiver et payer en ligne ? Ou bien vous investissez dans la sécurité de vos équipements informatiques ? Sous certaines conditions, vous pouvez bénéficier d'une déduction pour investissement. Concrètement : en Belgique, par exemple, vous pouvez déduire 13,5 % de vos bénéfices. Vous payez donc moins d'impôts.
Choisir un outil de facturation, c'est retrouver l'excitation d'un enfant de 8 ans dans un magasin de bonbons : l'offre est énorme. Comment identifier le bon logiciel parmi toutes les applications qui ne sont pas adaptées à votre entreprise ? Ces conseils vous permettront de prendre la bonne décision.
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Points importants pour la facturation en ligne
Bon d’accord, pas besoin d'être un génie pour comprendre la facturation en ligne. Cependant, il y a plusieurs points à prendre en considération :
1. Numérisez vos factures...
Utilisez le plus possible les factures en ligne et conservez-les toutes dans le même dossier/serveur/cloud. De cette façon, votre comptabilité ne sera pas composée d’une partie papier et d'une autre électronique.
2. ...et demandez à vos fournisseurs de faire de même.
La facturation en ligne est plus efficace lorsqu'elle est en place des deux côtés. Demandez à vos fournisseurs de toujours vous envoyer leurs factures en ligne. Cela vous fera gagner beaucoup de place dans votre bureau. Mais parfois, la facture papier est inévitable. Comme, par exemple, l'addition pour un dîner d'affaires ou un ticket de parking. Dans ces cas-là, prenez une photo ou scannez la copie papier et téléchargez-la dans vos archives numériques.
3. Débutez à un moment clé
Vous pouvez commencer à facturer en ligne n’importe quand, mais il vaudrait mieux choisir un moment clé. Comme un nouveau trimestre ou le début d'un nouvel exercice. De cette façon, toutes les factures de cette période-là seront au même endroit.
Pour votre premier entraînement, vous faites directement un jogging de 15 km. Ou vous vous rendez à votre première boum l'estomac vide. Des erreurs de débutant, nous en faisons tous. Nous avons établi une liste des pièges de la facturation en ligne, pour que vous puissiez facilement les éviter.
La facturation en ligne en 4 étapes
Rédigez soigneusement votre devis
Une bonne facturation commence par un devis clair. Vous faites un résumé des différentes phases du projet, avec les budgets correspondants. Ce sera clair pour votre client et ça vous donnera une bonne base pour la facture. Parce que dans un monde parfait, votre facture est un copier-coller de votre devis.
Faites une facture en ligne
Un bon outil convertit un devis en facture en un seul clic. S'il n'y a pas de devis, vous faites simple et établissez votre facture comme à votre habitude. Le logiciel fait les calculs. Plus besoin de bidouiller avec les formules Excel, les comptages et les pourcentages.
Envoyez votre facture en ligne
Avec un logiciel de facturation, vous envoyez vos factures directement à vos clients. Bye léchage de timbres, ciao interminables rédactions d'e-mails, adios gros classeurs. Grâce à l'intégration avec votre application de comptabilité, les factures sortantes apparaissent elles aussi automatiquement dans votre système.
Assurez le suivi des retards de paiement
9 entreprises sur 10 sont régulièrement confrontées à des défauts de paiement. Grâce à un outil de facturation en ligne, vous avez en permanence un aperçu des factures en souffrance et pouvez en assurer le suivi rapidement. Avec Teamleader, vous pouvez même configurer vos rappels de paiement automatiques. Vos clients reçoivent alors un sympathique message leur demandant de régler leurs factures en souffrance.
Teamleader Focus ne s'arrête pas à la facturation en ligne
La facturation en ligne avec Teamleader Focus rend votre processus de facturation plus efficace et améliore votre trésorerie. Et ce n'est pas tout : grâce à notre logiciel de facturation en ligne, vous pouvez aussi...
- Créer et envoyer des devis professionnels, les faire signer en ligne et les convertir rapidement en factures.
- Convertir vos devis en projets et les mener à bien dans les délais et le budget impartis.
- Enregistrer votre temps de travail, sur la route comme au bureau.
- Gérer et suivre vos clients et prospects.
Essayez notre logiciel pendant 14 jours, sans obligation d'achat ou de paiement par carte de crédit.
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