Suivi de projet : le guide complet

Pour toutes ces raisons, chez Teamleader, nous vous conseillons d’utiliser un outil de suivi de projet. De sa conception à son suivi en passant par sa planification et son organisation, Teamleader vous donne toutes les clés pour suivre vos projets d’une main de maître.

L’essentiel, pour un bon suivi de projet, c’est de s’assurer de suivre la direction souhaitée par le client tout en respectant ses objectifs, budgets et délais. Pour commencer, il faut planifier son projet, mesurer son avancement et organiser correctement toutes les activités de l’entreprise.

Un bon gestionnaire de projet en ligne ne permet pas d'éviter tous les problèmes, mais d'en réduire le risque. C'est avant tout nécessaire pour anticiper et identifier rapidement les risques et, pouvoir prendre les mesures adéquates à temps.

• Une vision toujours claire de l’avancement de votre projet ;
• Une gestion de vos ressources optimale ;
• Une responsabilisation de vos collaborateurs ;
• Un partage d’informations simplifié ;
• Un gain de temps dans la facturation de vos services ;
• Une collaboration et une productivité accrues ;
• Une estimation de votre marge par projet ;
• Un suivi du temps de travail de votre équipe à toute épreuve.

Teamleader vous dévoile ses recommandations pour un suivi de projet maximisé et rentable. Notre stratégie fonctionne en trois étapes :

Organisez celui-ci en vous basant sur une étude réalisée au préalable de préférence. Cela vous permet de savoir comment gérer vos ressources, budgets et délais et de satisfaire tous les besoins de votre client.

Assignez celles-ci au sein de votre équipe, en prenant en compte les compétences et forces de vos employés. En ayant une vue globale de l’activité de vos collaborateurs, motivez-les et prévoyez les possibles faiblesses pour les pallier immédiatement.

Le mot clé du suivi de projet : contrôle. Veillez au bon déroulement de votre projet et au respect de toutes vos échéances. En gardant tout sous la main à tout moment, apprenez à anticiper les risques relatifs à vos projets pour proposer des services de meilleure qualité à vos clients.

Pour la conduite de vos projets, différentes fonctionnalités vous sont proposées par les outils de suivi de projet :

• Le cahier des charges : celui-ci vous sert de référence à tout instant pour être sûr de garder la bonne direction en ce qui concerne vos objectifs, délais et budgets.
• Le planning : déterminez-y les actions à effectuer et leur durée. Repérez immédiatement à qui vous avez confié quelles tâches pour mieux supporter votre équipe tout le long du déroulement du projet. C'est aussi un avantage pour corriger le tir au plus tôt en cas d’erreur ou de faiblesse.
• Les tableaux de bord et diagrammes : qui peuvent se révéler bien utiles pour acquérir une vue d’ensemble de votre projet, les tâches déjà terminées, en cours et à réaliser. À terme, vous pouvez analyser quelles actions vous ont pris le plus de temps et ainsi, optimiser vos futures propositions.
• La communication : que ce soit avec une messagerie interne ou via des réunions de suivi régulières, il est important de garder un contact régulier avec toutes les parties prenantes de votre organisation. Ainsi, tout le monde est au courant de l’avancée du projet. La transparence et l'accès à l'information sont essentiels dans la réussite de tout projet.
• Des indicateurs de suivi de performance : idéaux pour analyser la situation quant à votre cahier des charges et évaluer votre marge de progression.

Le suivi de projet avec Excel, c’est possible, dans le cadre de petits projets… seulement. Excel propose des fonctionnalités restreintes. Manipuler des feuilles de calcul ensuite partager par e-mails, cela fonctionne lorsque vous n’avez pas trop de tâches à gérer ou trop de membres d'équipe. Utile pour démarrer un projet, mais moins pratique pour gérer votre projet en temps réel.

Assurer un suivi de projet avec Trello, c’est également une possibilité. Cet outil avec une approche spécifique très visuelle à l’image de post-its sur un tableau vous permet de planifier et d’organiser de simples projets facilement et rapidement. L'inconvénient ? Trello n'est pas un outil des plus adaptés dès lors que votre entreprise grandira.

Excel et Trello sont des outils de gestion de projets collaboratifs mais, in fine, ce ne sont pas réellement des solutions qui vous permettent de gérer des projets de plus haute envergure. Ces outils ne présentant pas forcément toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. Vous risquez de vous sentir un peu limité dans vos actions.