Qu'est-ce que la scope creep et comment l'éviter ?

Afin de comprendre pleinement cette notion, nous allons d'abord vous donner un aperçu clair de ce qu'est la dérive des objectifs projet. Concrètement, elle consiste en un lent glissement, parfois à peine perceptible, du but de votre projet. Nous vous laissons imaginer cette situation, que vous avez probablement déjà vécue : votre client a une demande supplémentaire à vous formuler. Et ce qu’il qualifie de "tout petit changement" vous oblige néanmoins à revoir plus ou moins profondément la planification de votre projet. Mais juste un peu ! Après tout, un changement minime ne peut avoir que peu d'impact sur vos délais… N’est-ce pas ?

Eh bien pas tout à fait, malheureusement. Chaque projet est effectivement un exercice d'équilibriste, dont les trois principaux piliers sont les objectifs, le calendrier et le budget. La moindre scope creep affectant les livrables, repoussera inévitablement vos délais, entraînant aussi une modification du budget. Par conséquent, le projet sera retardé, et votre marge bénéficiaire, réduite. Si tant est que vous échappiez à une combinaison des deux ! Dans le pire des cas, cela peut même avoir un impact négatif sur votre relation avec votre client.

Comme tout chef de projet tenant les rênes des opérations, vous préféreriez bien entendu pouvoir éviter toute dérive des objectifs projet. Mais les besoins des clients évoluent, et dans certains cas, votre champ d'action ne se précise qu'au fur et à mesure de l'avancement du projet. En d'autres termes, ces variations sont une réalité que vous pouvez rarement éviter. L'astuce consiste à contrôler ces glissements et à garder à tout prix une vue d'ensemble du projet. Voici quelques conseils que nous pouvons vous prodiguer dans ce cadre :

Une bonne relation avec votre client commence par un devis précis et juste, des accords bien documentés et un briefing clair. "Votre offre ne doit pas nécessairement être très détaillée", explique Charlotte Vanden Bussche, de l'agence digitale Bothrs : "Pour nous, il est particulièrement important que le champ d'application soit bien défini, afin de proposer des estimations de haut niveau que nous complétons ensuite de manière agile."

En cas de dérive des objectifs, il est important de communiquer clairement avec votre client. "Nous travaillons sur la base de contrôles réguliers et organisons une réunion fixe à la fin de la semaine", explique Charlotte Vanden Bussche."Lors de ces réunions, nous revoyons très concrètement où nous en sommes pour chaque livrable du devis. En cas de dérive des objectifs projet, nous modifions les priorités ou planifions une nouvelle tâche. Nous en faisons aussi clairement part au client. Après tout, pour chaque nouvelle priorité, il y en a une autre qui passe à la trappe. Il est important que votre client comprenne les conséquences de tels changements."

Les chefs de projet expérimentés savent qu'ils doivent prévoir une marge suffisante dans le cadre de la planification. Par ailleurs, vous ne savez jamais exactement combien de temps un projet va durer. "Si votre estimation est suffisamment confortable, il vous sera possible d'y ajouter de petites choses", selon Charlotte Vanden Bussche. "Mais même dans ce cas, il est important que vous le communiquiez clairement à votre client. Par exemple, nous établissons une liste de petites tâches, que nous ajouterons s'il reste du temps à la fin du projet."

Pour les points annexes qui ne relèvent pas d'un projet, Bothrs travaille avec des jetons que les clients achètent à l'avance. C’est un système similaire aux provisions de Teamleader Orbit. "Si un client a une question ou une demande supplémentaire, notre support vérifie le nombre de jetons nécessaires. Il peut ainsi facilement suivre ce qui est réalisable pour un budget donné."

Un bon chef de projet sait faire preuve de souplesse face aux changements, sans jamais perdre le contrôle. Mais il est bon qu’il puisse s’appuyer sur des outils performants ! Un logiciel de gestion du travail tel que Teamleader Orbit centralise la planification de votre projet et toutes les informations pertinentes à un unique endroit, afin que vous puissiez toujours disposer d’une vue d'ensemble.

Si vous devez gérer une dérive des objectifs projet, des tâches supplémentaires ou encore de nouveaux buts, fonctionnalités et exigences, Teamleader Orbit vous fait immédiatement percevoir l'impact de ces changements sur votre budget. La protection de votre marge bénéficiaire devient beaucoup plus facile. Et pour une gestion de projet optimisée, l'outil comprend :

Un système de planification de projet intégrant des jalons, des tâches par employé, un aperçu de votre calendrier, des délais et ordres de succession ainsi que le budget alloué à chaque tâche, des notifications automatiques à l'approche d'une échéance, un calendrier d'équipe partagé et une multitude d’autres fonctionnalités

Un emplacement centralisé pour toutes les informations relatives au projet, qui est consultable par les employés. Grâce au tableau Kanban, vous pouvez même donner aux clients un aperçu direct de l'avancement du projet !

Des rapports et des statistiques qui vous offrent un aperçu de votre activité, et vous aident à tirer des enseignements des projets antérieurs.

Un outil de suivi du budget et de contrôle des marges bénéficiaires, qui vous permet de savoir ce que vous avez prévu ainsi que les ressources déjà utilisées. Vous souhaitez proposer un montant pour les tâches supplémentaires ? Un système de provisions a justement été pensé à cet effet. Vos clients et vous-même disposez donc d’une transparence totale sur la gestion des fonds et les budgets restants.

Une interface de suivi automatique des temps, liée à votre calendrier et à votre facturation, incluant des rapports clairs sur le temps facturable par employé, par client, par projet ou par équipe!