Modèle gratuit pour élaborer un plan de projet

Vous voulez mettre la théorie en pratique ? Nous vous proposons un exemple de plan projet pour vous mettre sur la bonne voie.

Télécharger le modèle plan de projet pouré Microsoft Word.

Un plan de gestion de projets est ensuite divisé en plusieurs parties plus détaillées. Elles doivent être précisées avant le lancement du projet :

• Les jalons du projet : ce sont toutes les étapes importantes d’un projet. Pour continuer avec la métaphore de la construction, pensez à des phases telles que la conception architecturale, la pose des fondations, la charpente, l'installation des fenêtres et toutes les autres étapes qui mènent à la finalisation d’un bâtiment.
  
• La liste des activités : répertoriez chaque action, qu'elle soit petite ou grande, nécessaire à la réalisation du projet. Élaborer un plan, contacter des fournisseurs, chercher un électricien, acheter des marchandises... Tout projet a des activités clés qui doivent être finalisées si vous voulez que le travail aboutisse.

• Les tâches : toutes les petites étapes qui conduisent au résultat final. Remarque importante : de nombreuses tâches dépendent d’autres tâches (et de personnes) pour être réalisées. Par conséquent, vous devez pouvoir relier les tâches qui dépendent l'une de l'autre et pour que tout le monde soit au courant.
  
• La durée et le calendrier : combien de temps estimez-vous que chaque tâche ou phase va prendre ? Pour le déterminer, veillez à garder en tête la date de livraison finale d’un projet. Est-elle réaliste, ou avez-vous besoin de la repousser ? De combien de temps pensez-vous avoir besoin pour chaque phase du projet ? Ce calendrier vous aide à déterminer la charge de travail. Appuyez-vous sur votre expérience professionnelle pour produire une estimation rigoureuse.
  
• Le budget : quel montant aurez-vous besoin de dépenser pour gérer toutes les ressources que nécessite un projet ? Ne vous méprenez pas : il s'agit toujours d'une estimation intérieur à la fourchette budgétaire. Faites preuve de logique et de réalisme. Au fur et à mesure que le temps passe et que vous prenez en charge de nouveaux projets, votre expérience permet à vos estimations d'être plus précises.
  
• L’équipe projet : de quelles personnes (selon leur expérience et leurs compétences) avez-vous besoin pour réaliser votre projet ? Dans le cas d’une maison, pensez aux architectes, aux plombiers, aux peintres, aux électriciens et ainsi de suite.

• L’avancement : assurez-vous d'avoir un système en place pour déterminer l’état d’avancement de chaque projet. Êtes-vous toujours sur la bonne voie ? Votre équipe projet est-elle en capacité suffisante ? Et comment allez-vous suivre l’efficacité de votre projet ?

Vous pouvez construire un plan projet de base dans un tableur ou un traitement de texte (voir ci-dessous !).

Pour mieux anticiper et avoir une vraie longueur d’avance, un outil en ligne avec des fonctionnalités avancées de gestion de projets est l'idéal pour vous aider à :

• Garder une bonne vision de l’état d’avancement d’un projet, en temps réel
• Toujours accéder facilement aux informations les plus récentes
• Rassembler toutes les caractéristiques techniques d’un projet, qu'il soit petit ou grand, dans un seul outil centralisé
• Travailler ensemble en toute transparence avec une équipe, ou même avec le client

Maintenant que vous avez réglé certains détails, il est temps de prendre votre vitesse de croisière. Que devez-vous faire en premier lorsque vous travaillez sur un projet de grande envergure ? Un plan projet répertorie toutes les tâches à accomplir et est d'une aide essentielle pour prioriser.

Il vous permet également d'avoir une vision tant générale que très détaillée. Néanmoins, il nécessite d'être révisé souvent afin de conserver une vision réaliste de l'avancement du projet.

Étape n° 1 Documentez l'ensemble du périmètre d’un projet : Commencez par répertorier tous les détails essentiels et déterminer les objectifs spécifiques au projet, les délais, les tâches et les coûts.

Étape n° 2 Décomposer les différentes phases du projet en jalons et en tâches : Déterminez ensuite le calendrier du projet. Quelles sont les premières tâches cruciales à gérer et quelle est la dernière tâche à accomplir ? Plusieurs tâches associées peuvent être regroupées dans des jalons plus importants. Ainsi, divisez les projets en petites actions réalisables, évite à votre équipe de sentir trop submergée. Cela permet un déroulement optimal du projet.

Étape n° 3 Estimez les ressources dont vous avez besoin : de combien de personnes avez-vous besoin ? De quelles ressources spécifiques ? Montrez-vous aussi réaliste que possible dans cette estimation : vous ne voulez ni tomber dans l'excès ni sous-estimer vos besoins. L'un comme l'autre est un risque pour le calendrier et le budget de votre projet.

Étape n° 4 Rassemblez vos ressources : après avoir estimé les ressources dont vous avez besoin, impliquez les bonnes personnes et assurez-vous qu’elles disposent effectivement des outils adaptés au travail prévu. Vous commencez alors à regrouper et à organiser correctement les différentes parties du projet.

Étape n° 5 Élaborez un calendrier : tenez compte de tous les détails que vous venez de rassembler pour les regrouper dans un calendrier. Utilisez toutes vos tâches et vos jalons pour chaque phase de projet, et mettez-les en évidence dans un calendrier.

Étape n° 6 : Reliez les tâches entre elles : comme nous l’avons mentionné plus haut, il est indispensable d'identifier les tâches qui dépendent les unes des autres. En effet, les membres de votre projet s’appuient ensuite sur votre identification exacte des dépendances pour pouvoir faire leur travail efficacement. Si possible, envisagez un système qui envoie des notifications automatiques. Cela permet de limiter les interventions humaines et donc le risque d’erreurs.

Étape n° 7 : Notez absolument tout : on dit bien que « le diable est dans les détails », et c'est vrai : tout détailler est vraiment important. Chaque membre de votre équipe projet doit pouvoir vérifier le statut d’une tâche, d'un jalon ou d'un livrable dont il est responsable, à tout moment. N'oubliez pas non plus de suivre le temps passé sur le projet. Vous aurez ainsi une meilleure estimation des délais et des budgets lorsque vous serez confronté à un projet similaire à l'avenir.

Vous débutez en gestion et en planification de projets ? Démarrez en douceur et téléchargez notre modèle gratuit de plan projet ci-dessous. Il vous aide à organiser votre projet en plusieurs parties réalisables, et à vous poser les bonnes questions pour assurer la réussite de votre projet.

Ne sous-estimez pas l'importance d'une bonne planification de projets, mais n’en ayez pas peur non plus ! Il s’agit de rassembler tous les détails pratiques et de les disposer dans un calendrier réaliste.

Que vous soyez un Chef de projets aguerri, ou que vous en soyez devenu un juste par hasard, la structure fournie ci-dessus fonctionne pour tous les types de Chefs de projets ou de secteurs d'activité.

Vous pouvez le faire sur papier, avec un tableur ou encore un logiciel spécialisé de gestion de projets, selon la façon dont vous travaillez. Mais une chose est certaine : faites les choses correctement et votre investissement sera payant.