Quelles sont les mentions obligatoires à inclure dans ses devis ? [+ exemple]
Alors, que doit contenir un devis ? Sur quel exemple s’appuyer ? Quel type de lettre d’accompagnement joindre à son devis ? En quoi un logiciel tel que Teamleader peut-il vous aider à gagner du temps, tout en vous conformant aux exigences légales de la facturation ?
Nous levons le voile sur ce sujet hautement d’actualité.
Qu’est-ce qu’un devis ?
Définition du devis
Le devis est un document informatif, listant l’ensemble des services proposés par un prestataire à un client donné, ainsi que les prix prévus pour leur réalisation.
Celui-ci est donc rédigé suite à un premier échange entre les parties prenantes, ayant permis de définir les attentes de l’acheteur. Au sein du devis, ce dernier retrouvera donc le libellé de l’ensemble des prestations, ainsi que le budget lié à chacune d’elles. À la différence de la facture, le devis est modifiable avant sa signature, pour correspondre aux attentes du client.
Une fois validé, via les mentions « bon pour accord » ou « bon pour travaux », le devis engage les deux signataires. Le vendeur a donc l’obligation d’effectuer le travail ou la livraison des biens, selon les modalités indiquées. L’acheteur, quant à lui, s’engage à payer dans les temps et selon les critères établis au sein du document.
Il peut exceptionnellement arriver que le client annule le devis après l’avoir signé. Mais fort heureusement, dans ce cas, vous avez des recours !
Tous les corps de métiers ne sont pas soumis à l’obligation de fournir un devis en amont d’une prestation. Dans certains cas, un simple accord suffit entre les parties prenantes. Cependant, il vous faudra en fournir un dans plusieurs situations :
- Si votre client vous le demande ;
- Si vous faites partie des catégories de métiers concernées ;
- Si vous proposez des prestations mensuelles de service à la personne dépassant les 100 € TTC ;
- Si le montant global du devis excède les 1 500 €.
Dans ces situations, il vous faut pouvoir faire un devis correct, s’appuyant sur les 8 mentions obligatoires et sur les 3 recommandées qui suivent.
La première mention obligatoire à écrire sur votre devis est votre identité. Il est essentiel de retrouver votre nom et prénom, l’intitulé de votre entreprise, l’adresse de votre siège social, votre numéro de TVA intracommunautaire et de SIREN, votre potentielle immatriculation au RCS, votre numéro de téléphone ainsi que votre adresse e-mail.
Faire un devis correct implique bien entendu de spécifier qui est votre client. Le nom de l’acheteur fait donc partie des mentions obligatoires à insérer dans votre document.
Indispensable, la date d’envoi du devis vous indique à quel moment commence à courir son délai de validité. Et puis, c’est également un élément essentiel pour vous y retrouver d’un point de vue administratif !
N’oubliez pas non plus de spécifier son numéro, afin de pouvoir y faire référence ultérieurement.
Que vous fassiez travailler de la main-d’œuvre que vous facturiez du matériel ou que vous proposiez des prestations intellectuelles, tous ces prix font partie des mentions obligatoires d’un devis.
Chaque ligne doit donc comporter le libellé du bien ou service, le prix unitaire (ou horaire), la quantité (ou le nombre d’heures nécessaires à la réalisation de la prestation), ainsi que le sous-total résultant du produit de ces deux chiffres.
Celui-ci doit-être mentionné HT et TTC, en spécifiant également les taux de TVA appliqués.
Vous devrez aussi, le cas échéant, renseigner les frais de déplacement liés à votre prestation.
Selon le type de prestation proposée, le taux de TVA peut varier. Indiquez-le donc, dans une case bien visible de votre devis !
Votre statut fait que vous n’êtes pas assujetti à la TVA ? Dans ce cas, vous devez faire un devis HT, ou net de TVA. Une clause supplémentaire doit alors apparaître, stipulant : « TVA non applicable, selon l’article 293B du Code Général des Impôts ».
Cette information n’est obligatoire que si vous travaillez dans la réparation, le dépannage ou encore l’entretien des bâtiments. Pourtant, ne pas spécifier la durée de validité de votre devis vous fait prendre un réel risque. En effet, si un prospect revient vers vous avec le document signé six mois après l’envoi, vous vous retrouverez sûrement dans une situation complexe. Par exemple, iI se peut que vous n’ayez plus la capacité temporelle d’assumer cette charge de travail, ou que les tarifs de la matière première aient augmenté entre temps.
Mentionner une durée de validité vous sécurise donc, tout en incitant votre prospect à signer sans tarder.
Vous vous en doutez : il est inenvisageable de faire signer un contrat à votre client et de ne plus lui donner signe de vie ! Parmi les mentions obligatoires d’un devis, le délai d’exécution ainsi que la date de début de réalisation, dans le cadre de travaux, sont donc primordiaux.
Si vous ne les spécifiez pas, l’article L216-1 du Code de la Consommation vous impose de réaliser la prestation dans un délai de trente jours suivant la signature du devis.
S’il existe des mentions obligatoires à faire apparaître dans chaque devis, d’autres peuvent s’ajouter à la liste en fonction de votre corps de métier. Par exemple, les artisans sont tenus de préciser les assurances obligatoires auxquelles ils ont souscrit, telles que la décennale, et d’inscrire les coordonnées de l’assureur ainsi que la couverture géographique du contrat.
N’oubliez donc pas de partir en quête de ces informations, auprès d’un comptable, de sites spécialisés ou encore du service public, afin de ne rien oublier !
En effet, les données manquantes ou erronées vous exposent à un risque de sanction non négligeable. Autant ne pas faire d’erreurs, pour demeurer serein !
Outre les mentions obligatoires à faire apparaître dans votre devis, d’autres éléments peuvent aussi y trouver leur place ! Voici quelques éléments que nous vous recommandons de spécifier, pour sécuriser votre activité.
Si vous êtes un artisan et que vous établissez un devis, une clause d’imprévision peut se révéler judicieuse. En effet, elle permettra d’envisager une potentielle renégociation ou une annulation du contrat, si un motif imprévu et recevable vous empêchait de mener à bien votre mission !
Nous avons pu le constater lors des confinements : certains événements impossibles à anticiper peuvent entraver le bon déroulement des opérations…
Votre activité vous lie à des fournisseurs, qui vous livrent des marchandises en grande quantité ? Dans un contexte marqué par l’inflation, une clause de révision de prix vous permettra de réévaluer les montants de vos approvisionnements, s’ils venaient à faire exploser leurs tarifs ! Bien sûr, par souci d’honnêteté, cette clause peut également être activée par le client en cas de baisse des prix initialement prévus.
Si ce critère ne fait pas partie des mentions obligatoires d’un devis, il est tout de même judicieux d’insérer les modalités de paiement en bas de page. Votre client saura ainsi à quoi s’en tenir, et pourra vous payer votre dû de façon plus aisée.
Si un acompte doit vous être versé à la signature du devis, c’est également le moment de le spécifier !
Quoi de mieux, pour recenser toutes les mentions obligatoires, qu’un véritable exemple de devis ? Nous vous proposons justement un modèle téléchargeable sur Google Docs, afin de vous donner une idée plus précise des clauses à inclure.
Quand vous envoyez un devis, vous l’associez toujours à un message personnalisé. Ce document, qui peut aussi bien se trouver dans le corps du mail qu’au sein d’une lettre d’accompagnement de devis, est même indispensable. En effet, il permet à votre client de visualiser en un clin d’œil les informations que vous lui transmettez.
Vous ne savez pas par où commencer ou n’êtes pas un adepte de ces formalités administratives ?
Pas de panique : voici un exemple de lettre d’accompagnement de devis, signé Teamleader !
Modèle de lettre d'accompagnement de devis
« [Nom de la société]
[Siège social]
[Informations de contact]
À [lieu], le [date de création de la lettre]
Devis n°[numéro du devis]
Madame/Monsieur [nom de votre client],
Comme convenu au cours de notre échange datant du [date de votre dernier entretien], je vous fais parvenir le devis concernant [prestations à réaliser ou marchandise à envoyer], d’un montant de [tarif TTC global] € TTC.
Vous y trouverez le détail des éléments demandés, ainsi que leur coût.
Veuillez considérer que la durée de validité de ce devis s’étend jusqu’au [date d’échéance du devis]. Je vous remercie donc de bien vouloir me retourner ce document signé, précédé de la mention [« bon pour accord » / « bon pour travaux »].
Je me tiens bien entendu à votre disposition pour échanger quant aux modalités de [réalisation du service ou envoi des articles], ou si vous avez la moindre question.
Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, [Madame/Monsieur], mes sincères salutations.
[Signature] »
Nous vous laissons bien sûr le soin de personnaliser et de compléter ces différents éléments, afin qu’ils correspondent précisément à votre offre.
Faire des devis n’est pas toujours simple, et plus encore si votre portefeuille de clients est étoffé. Heureusement, un logiciel de gestion du travail tel que Teamleader vous facilite grandement les choses, grâce à des fonctionnalités poussées. Après tout, si notre outil a permis à l’agence de conseil TiCO d’économiser un demi-ETP par an, ce n’est pas pour rien !
En effet, notre nouveau module de devis vous permet de créer vos documents en un clic, à partir d’une opportunité de vente ou non ! Lié à notre CRM, l’outil vous épargne un temps d’édition phénoménal, tout en vous évitant de potentiels oublis et erreurs de saisie dans vos mentions obligatoires.
Une fois la création achevée, vous pouvez également transmettre vos devis depuis notre plateforme, les faire signer en ligne à vos prospects, automatiser les relances et garder aisément un œil sur l’avancée de votre activité.
Mieux encore ? Une fois les prestations réalisées, il vous suffira de quelques secondes pour transformer vos devis en factures, avant de les transmettre à vos clients !
Vous savez désormais quelles sont les mentions obligatoires à spécifier dans vos devis. Mais vous pouvez aller plus loin ! Afin d’automatiser leur création, d’optimiser votre facturation, de gagner un temps précieux et de maximiser la satisfaction de vos clients, notre logiciel se révèle redoutable.
Pour faire prendre un tournant décisif à votre activité, il ne vous reste plus qu’à essayer Teamleader Focus gratuitement, pendant 14 jours !
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