La digitalisation : uniquement pour les jeunes entreprises innovantes ?

Aujourd’hui, bon nombre de PME décident de passer à l’ère digitale mais tous les secteurs n’avancent pas à la même vitesse. Les arguments les plus fréquents ? Trop complexe, trop coûteux, manque de temps. Ou encore : « La digitalisation ? Ce n’est pas pour nous. »

Rien n’est moins vrai. La digitalisation est un véritable jeu d’enfant et convient à toutes les PME. Elle n’est plus l’apanage des entreprises informatiques ou des agences de communication en vogue. Le secteur du bâtiment, les agences immobilières, les artisans, ... tous se tournent vers le digital dans le but d’optimiser et de moderniser la gestion de leur entreprise.

Vous n’êtes pas obligés de nous croire sur parole : ci-dessous vous trouverez le récit de cinq entreprises belges qui ont décidé de franchir le cap. Voici leurs histoires :

Depuis 15 ans, l’entreprise Cheyns Technics installe des sanitaires, des chauffages, des systèmes d’éclairage, d’électricité et de ventilation dans des bâtiments neufs ou à rénover. Elle gère également les projets de rénovation ou de construction du début à la fin, du sol au toit.

Au vu de la crise dans le secteur du bâtiment, Ruben Van den Bossche, co-gérant de l’entreprise, estimait que son entreprise devait accélérer sa professionnalisation. « Notre structure était déjà solide, mais nous avions malheureusement beaucoup de documents Excel à gérer. Nous avons alors adopté un CRM qui englobe tout pour gérer efficacement nos clients, factures et ventes de façon entièrement digitale. »

Le résultat ? En 4 ans à peine, Cheyns Technics a doublé son chiffre d’affaires ainsi que son personnel. « Nous continuons toutefois à gérer notre administration sans recruter plus de personnes à ce niveau. Tout est devenu plus simple, plus rationnel et plus efficace. Puis, nous avons une meilleure vue d’ensemble. »

Ce club belge en première division a définitivement tourné le dos à l’ère du papier. « Ce n’était pas facile, » remarque Tyas Kastelijn, le manager commercial, « car certains de nos employés étaient peu à l’aise avec l’informatique. » Au final, c’est la facturation automatisée qui a permis de convaincre tout le monde : elle devait améliorer la trésorerie de notre club et éviter les erreurs de communication car tout serait dans le système. »

« Notre digitalisation nous a permis d’éliminer les étapes superflues. Nous avons gagné du temps pour le suivi et les rapports. Avant, nous saisissions nos commandes manuellement dans Office avant de les passer à l’accueil pour les tickets, qui les passait à la facturation et ainsi de suite. »

Que du bonheur sur les visages. Selon Tyas, le reste du monde de foot suivra : « Nous sommes très heureux d’être les pionniers mais je crois que tous les clubs sont ouverts au changement. »

Avec des clients comme le Voka, le réseau des entreprises flamandes, et 15 formateurs, WineWise s’est forgée une réputation dans le monde du vin. Sybille Troubleyn, la gérante, est passé d’une gestion analogue à la gestion digitale en 2010: « Aujourd’hui, je parle de l’époque avant et de celle après notre transformation digitale. Pour tout vous dire, je suis vraiment une bille en informatique mais c’était une étape nécessaire pour faire grandir mon entreprise individuelle. »

Pour WineWise, la digitalisation fut le début d’une nouvelle ère. « Avant, je passais énormément de temps à gérer tout ce manège administratif. Aujourd’hui, la facturation ne prend que quelques secondes et j’ai une vue d’ensemble de mon chiffre d’affaires, des factures impayées, etc. »

« Quand un candidat nous contacte pour les formations, nous avons immédiatement accès à toutes ses coordonnées dans notre base de données et nous l’intégrons dans une campagne e-mailing. Le système de tracking nous permet de voir lesquels de nos contacts ouvrent nos e-mails. De cette façon, nous nous focalisons uniquement sur les personnes vraiment intéressées sans perdre de temps. C’est bien pour la motivation et ... pour mon emploi du temps, » s’amuse Sybille.

Direction la Confiserie Larmuseau, une entreprise dont la renommée repose sur les fameuses boules de neige gantoises. Il s’agit d’une spécialité régionale à base de chocolat pur, de beurre et de sucre glace. La recette est l’invention originale de cette entreprise familiale, en activité depuis plus de 100 ans.

Tanguy Serraes, étudiant-entrepreneur, représente la 4ème génération et a aidé l’entreprise à se renouveler. « Quand j’ai repris la société en 2013, nous n’avions rien. Pas de logiciel pour la facturation, pas de gestion des contacts et je ne parle même pas du suivi ou des graphiques. » Jeune entrepreneur, Tanguy n’est vraiment pas adepte de la paperasserie.

Il a donc choisi de passer à une plateforme de CRM en ligne. « Pour l’administration, c’est un énorme gain de temps : il suffit de quelques clics pour créer un rapport. Nos contacts sont suivis de très près, qu’il s’agisse de particuliers ou d’entreprises. » En tant que gérant débutant, Tanguy passe souvent du temps sur la route : « Notre CRM nous permet même de suivre le nombre de km que nous parcourons par mois. Une énorme amélioration. »

Et enfin, l’entreprise Sanitair Decock, une société de plomberie avec une gamme impressionnante de services. Les rénovations complètes de salles de bains et les installations dans les nouvelles constructions sont leur cœur de métier. Pour eux non plus, la digitalisation n’allait pas de soi mais le changement était le bienvenu. »

« La facturation était un désastre total mais, à l’origine, nous n’en étions pas conscients. Nous n’arrêtions pas de faire des corrections, ce qui entraînait beaucoup de frustration et une énorme perte de temps. Puis, un jour nous avons commencé à chercher des alternatives plus adaptées. »

« Aujourd’hui, le client peut suivre où en est son projet et nos partenaires savent exactement ce que nous attendons d’eux. Cette approche évite les discussions et tout le monde s’y retrouve. »

Et la frustration au niveau de la facturation ? « C’est de l’histoire ancienne. Aujourd’hui, nous envoyons les factures automatiquement par email mais, pour les clients plus âgés, nous continuons à les envoyer par la poste. Apparemment, il est possible d’automatiser cette étape aussi, donc nous allons bientôt l’intégrer. » (rit)

Bref, ceux qui pensent que la digitalisation est réservée aux agences de communication en vogue se trompent profondément. Tous les jours, des petites et grandes entreprises de tous les secteurs découvrent les avantages du travail digital.

Ne pas franchir ce cap est une opportunité manquée. Surtout quand on réalise que les consommateurs d’aujourd’hui ont l’embarras du choix. Les clients n’attendent plus que votre entreprise soit prête à affronter les nouvelles tendances, ils ont vite fait de regarder la concurrence. Stagner n’est plus une option. Si les autres entreprises peuvent réussir leur digitalisation, vous y arriverez aussi.

Si vous désirez savoir comment Teamleader peut vous aider à franchir le cap digital, n’hésitez plus. Faites l’essai vous-mêmes!