Qu'est-ce que la gestion des ressources et en quoi est-elle essentielle ?

Au fil de cet article, nous analyserons justement les façons de mettre en place un plan de gestion de ressources efficace, et définirons ce concept en profondeur. 

Vous rêvez de connaître instantanément le taux de charge de chaque employé ? Vous êtes à la recherche de l'outil idéal, qui vous aidera à planifier vos projets en détail ? Avec Teamleader Focus, maîtriser vos ressources, vos jalons et vos projets devient un véritable jeu d'enfant. En quelques clics, vous pouvez affecter chaque employé aux tâches que vous ciblez, mais aussi ajuster la charge et réagir de manière agile aux imprévus. 

Il ne vous reste plus qu'à découvrir notre outil !

En matière de gestion des ressources, vous devez tout d'abord tenir compte de vos équipes. Considérez les personnes et compétences disponibles, tout comme les jours de congé posés, les horaires de travail ou encore les jours fériés, pour définir la meilleure manière de répartir votre charge. De cette façon, vous aboutirez à une allocation aussi juste que possible. 

Ce mode de fonctionnement, s'il n'est pas indispensable sur les petites tâches du quotidien, devient toutefois essentiel lorsque vous gérez des projets de grande ampleur ou des équipes nombreuses. Votre agence comporte plus de 20 employés ? Dans ce cas, Teamleader Orbit est l'outil idéal. Conçu spécialement pour les PME, ce logiciel vous sera d'une aide majeure afin de gérer parfaitement vos projets ! Outre un gain de productivité non négligeable, il vous permet aussi de faire croître la satisfaction de vos équipes comme celle de vos clients.

Si vous vous posez cette question, c'est sûrement parce que vous n'avez pas encore opté pour un logiciel de gestion de ressources. À l'heure actuelle, il se peut donc que vous vous satisfassiez d'une planification au jour le jour, qui vous permette de vous en sortir. Pour autant, il arrivera un moment où vous atteindrez un plafond de verre. Dans ce cas, un suivi plus complet s'avèrera incontournable, pour gérer votre activité d'une main de maître et ne plus manquer d'opportunités. 

Concrètement, c'est même une des clés du succès des TPE et PME. 

Pourquoi ? C'est simple : si vous n'exploitez pas tous les créneaux disponibles de vos employés, vous manquez une occasion en or de développer vos bénéfices et votre efficacité. Pour autant, sans un bon outil de gestion des ressources, savoir qui fait quoi peut être un réel challenge ! De même, sans une vision précise de l'activité de chacun, il est probable que vous surchargiez un ou plusieurs membres de vos équipes sans vous en rendre compte. Le risque est alors qu'ils partent, ou qu'une mauvaise ambiance vienne entraver votre rentabilité et nuire à l'image de votre groupe. 

Une bonne allocation des ressources est donc indispensable, tant pour favoriser la croissance de votre entreprise que pour améliorer le bien-être au travail.

Vous vous en doutez : si vous avez pleinement connaissance des ressources disponibles et de la façon dont vous pouvez les affecter à vos activités, vous limitez les pertes de temps et gaspillages. Vous savez alors exactement qui fait quoi, mais vous pouvez aussi vous adapter de façon plus agile aux imprévus ! Si une tâche prend du retard ou qu'un membre de votre équipe est absent, quelques clics vous suffiront pour réagir. 

La rentabilité fait partie des enjeux majeurs de toute entreprise. Pour l'améliorer, il est nécessaire de pouvoir affecter les bonnes compétences aux bonnes missions, et d'ordonnancer parfaitement ses tâches. Ces étapes permettront d'aboutir à l'exécution optimale des projets envisagés. 

Une gestion de projet réussie est également idéale pour simplifier la communication de vos équipes. En effet, chacun sait quelles activités lui incombent et à quel moment il doit les réaliser, limitant de facto les latences et incompréhensions. Et comme nous venons de le voir, détecter en un coup d’œil les disponibilités de vos salariés constitue un gain de temps phénoménal !

Une bonne anticipation est nécessaire pour éviter les mauvaises surprises. En effet, si vous devez planifier des projets longtemps à l'avance et que vous tâtonnez, les chances de vous tromper dans vos délais ou budgets sont grandes. A contrario, si vous avez conscience de l'utilisation des ressources de votre entreprise, vous saurez émettre des devis précis et pertinents. Date de début envisageable, jalons intermédiaires, délai pour la livraison finale : réaliser vos estimations ne vous donnera plus de sueurs froides !

Vous réalisez que vous manquez de capacité ? Un outil tel que Teamleader vous permettra d'évaluer avec précision le nombre de personnes à recruter, les compétences requises, et les dates d'embauche souhaitées. 

Nous l'avons déjà évoqué plus haut : une planification de ressources réussie repose sur l'affectation des bonnes personnes aux bonnes tâches. Pour ce faire, rien de tel qu'un outil dédié, à l'image de Teamleader Focus ! Depuis une interface centralisée, vous pouvez ainsi savoir quelles sont les compétences maîtrisées par chacun, les jours de congé qu'ils ont posés, mais aussi leurs emplois du temps et disponibilités. 

Grâce à une vision claire sur ces éléments, vous pourrez gérer efficacement vos ressources. Définissez les échéances et jalons de vos activités, les produits à livrer et les tâches à réaliser, puis affectez-les en fonction des disponibilités et compétences recensées. Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Pas de panique : nous vous avons préparé un petit guide, qui vous indiquera étape par étape comment créer un plan de ressources précis !

Vous êtes à la recherche d'un outil puissant, qui vous permette de réaliser facilement votre suivi des ressources ? Avec Teamleader Focus, quelques clics suffisent pour savoir combien de personnes, budget et temps vous disposez. Il est ainsi possible de combler les écarts, et par conséquent, d'optimiser votre rentabilité. En cas d'imprévu, vous pouvez également adapter votre plan sans effort, voire même recruter de nouveaux membres pour ne pas surcharger vos employés.

Vous aimeriez concevoir un plan de gestion des ressources complet, mais ne savez pas par où commencer ? Cela se comprend. Ce fichier, vous aidant à gérer et suivre les ressources humaines, matérielles et financières de votre entreprise, implique de la méthode.

Comme pour nous l'avons déjà fait pour la gestion de projet, nous vous proposons justement 7 étapes de planification à suivre dès maintenant.

Avant de vous lancer tête baissée dans votre plan de gestion des ressources, vous devez vous faire une idée très précise de ce qui vous attend. Pour ce faire, voici quelques questions à vous poser :

- À quelle date le projet doit-il être achevé ? - Quels sont les livrables intermédiaires à rendre ? - Quelles sont les tâches et sous-tâches du projet ?

Dès que ce fractionnement est réalisé, vous pouvez commencer à vous organiser. 

Une fois votre projet subdivisé en sous-tâches, réfléchissez à toutes les ressources nécessaires à l'accomplissement de chacune d'elles. Cela concerne tant les employés que les équipements, sans oublier les budgets et, éventuellement, les prestataires de services ou collaborateurs externes dont vous pourriez avoir besoin.

Il est ensuite temps de mettre au point un calendrier réaliste, en organisant les tâches selon leur importance. Le diagramme de Gantt, outil incontournable du chef de projet, est par exemple envisageable. En commençant par la date de rendu du livrable final, et en tenant compte des liens entre chaque tâche, vous aboutirez à un planning précis et réaliste. N'oubliez pas d'identifier les risques potentiels, qui pourraient impacter le bon déroulement des opérations !

Si vous utilisez déjà Teamleader, la fonctionnalité de suivi des temps de travail vous permettra d'estimer avec justesse les délais de réalisation de chaque élément. Vous éviterez ainsi les retards et mauvaises surprises, dans la mesure du possible.

Votre calendrier est clairement établi ? Il vous reste maintenant à allouer vos ressources à chaque tâche. Selon les disponibilités, expertises, compétences et contraintes de chacun, optimisez donc le déploiement de vos collaborateurs ! Attention à garder une petite marge de manœuvre sous le coude : remplir intégralement les plannings de vos équipes peut créer une surcharge, mais vous empêchera également de réagir en cas d'imprévu ou de retard.

À vous de rester souple ! 

Un plan de gestion des ressources efficace ne consiste pas juste à créer un calendrier et à répartir le travail. Vous devez aussi impliquer vos équipes, en communiquant sur les objectifs et échéances du projet. En définissant clairement les responsabilités de chacun, vous débuterez alors votre mission sereinement et sans malentendus. 

Une bonne gestion de projet nécessite un suivi précis de son avancement. En effet, il est indispensable de savoir si les délais et budgets sont respectés, mais aussi de vous assurer que personne n'a la tête sous l'eau. Une chose est sûre : au fil des semaines, vous aurez sans doute à réaliser des ajustements. C'est vrai tant en réponse à des imprévus humains qu'à de potentielles évolutions de cahier des charges. 

Heureusement, un bon logiciel de gestion de ressources permet de réaliser aisément ces modifications. 

À l'issue de votre projet, vous aurez certainement beaucoup appris. Listez donc ce qui a fonctionné, les goulets d'étranglement récurrents et les défis que vous avez eu à relever, pour ne pas reproduire vos erreurs à l'avenir !

Bien que la gestion des ressources puisse être faite sur Excel, vous devez savoir qu'il existe des logiciels spécialisés capables d'aller beaucoup plus loin. Avec Teamleader Focus, vous bénéficiez effectivement d'une visibilité instantanée sur la disponibilité de votre personnel, afin de créer vos plans de gestion de ressources efficacement. 

Parmi ses plus grandes forces, c'est donc un logiciel qui vous aide à :

• Visualiser et planifier votre capacité. Grâce à une fonctionnalité intuitive de glisser-déposer, vous pouvez facilement assigner des tâches à vos employés, et suivre en temps réel leur charge de travail. Si vous devez procéder à des ajustements quelconques, vous saurez donc qui solliciter, selon les capacités observées. Vous préviendrez non seulement les problèmes de personnel, mais respecterez aussi plus aisément vos échéances ;
• Définir les tâches et priorités. Que serait un bon outil de gestion du travail sans une fonctionnalité de suivi de projet complète ? Avec Teamleader, vous avez la possibilité de diviser vos projets en sous-tâches, de définir les livrables et jalons intermédiaires, mais aussi de prioriser les événements pour mener à bien vos missions. Une fois les délais définis, attribuez les tâches aux équipiers les plus aptes à les accomplir ;
• Contrôler l'avancement de vos projets. Le suivi de vos projets est fondamental, afin de savoir en temps réel où vous en êtes et quels sont les risques auxquels vous faites face. Mieux encore ? Il vous est possible de convertir les temps passés en factures, et ce, même lorsque vous êtes en déplacement ou sur le terrain ;
• Anticiper les ressources. Grâce à une visibilité complète sur votre planification des ressources, vous savez très exactement quelle est la charge actuelle et future de chaque employé. C'est un élément fondamental qui vous aidera à prendre les meilleures décisions, tant en matière d'embauche que de planification de nouveaux projets.

Si votre agence compte plus de 20 salariés, Teamleader Orbit est l'outil parfait. Adapté spécifiquement aux PME et agences de grande taille, ce logiciel sera très utile en matière de gestion de ressources. En effet, en plus d'offrir une augmentation significative de votre productivité, il contribuera également à renforcer la satisfaction de vos équipes et de vos clients. Et si vous vous lanciez dans l'aventure ?