Comment faire une facture (+ modèles)

Avec le logiciel de facturation Teamleader Focus, faire une facture, assurer son suivi et prédire ses revenus devient un jeu d’enfant ! Pour vous simplifier la vie, vous pouvez d’ailleurs travailler avec des modèles types, à partir de vos devis ou encore sur la base d’une feuille de temps. Il vous en faut plus ? Cela tombe bien : vous pouvez tout lier à votre logiciel de comptabilité, en un clin d'œil.

En résumé, outre votre facturation, il vous devient possible de gérer tous vos clients et projets grâce à notre outil tout-en-un. Qu’en dites-vous ?

En tant qu’entrepreneur, vous devez faire aussi attention à vos factures que Gollum à son précieux. Vous trouvez qu’on exagère ? Pas du tout, et ce, pour trois bonnes raisons :

• Vos factures sont la preuve que vous avez livré certains produits ou services à un prix spécifique. Celles-ci sont erronées et votre client refuse de vous payer ? Dans ce cas, vous pouvez dire adieu à votre argent !
• Des factures erronées vous exposent à des sanctions, aussi bien pour les factures d’achat que de vente ;
• Une bonne gestion de vos factures vous donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise. Elle vous permet de visualiser vos revenus et vos dépenses et d’assurer le bon fonctionnement de votre activité.

Les factures, c’est comme les fromages : ne commettez pas le sacrilège de confondre roquefort et camembert ! Nous vous proposons ici un aperçu des neuf types de factures existants, pour que vous sachiez exactement ce dont il est question :

1. La facture classique : avec des informations… classiques ! Et elle est utilisée dans des conditions… classiques ! C’est celle que nous retrouvons dans la plupart des secteurs et pour bien des transactions.
2. La facture commerciale : il s’agit du type de facture choisi pour l’expédition de marchandises d’un pays à un autre.
3. La facture intermédiaire : ce type de facture intervient dans le cadre de grands projets, impliquant un paiement en plusieurs fois. Elle sert à générer des revenus au cours de leur avancement, permettant par la même occasion de les jalonner.
4. La facture basée sur l’enregistrement du temps : ce type de facture s’adresse à ceux qui préfèrent être rémunérés selon les heures de travail réellement effectuées. Cela concerne notamment les indépendants, les consultants ou encore les agences.
5. La facture récurrente : elle est rédigée de manière régulière dans le temps (à la fin de chaque mois, par exemple) pour les clients avec qui vous travaillez en permanence. Elle vous évite donc de démultiplier les factures classiques, ce qui est arrangeant aussi bien pour le prestataire que pour son client.
6. La facture d’acompte : ce type de facture sert à se rémunérer pour un pourcentage de travail accompli, avant même le début d’une mission. Elle est notamment judicieuse si vous avez des achats conséquents à effectuer pour mener à bien le projet.
7. La facture proforma : c’est un type de facture qui s’apparente à un devis. Il permet de communiquer le prix estimé de certains biens ou services à un client.
8. La facture basée sur la valeur : son montant dépend de la quantité de travail que vous avez livrée. Elle s’avère utile si vous pouvez déterminer à l’avance la valeur d’un service ou d’un produit.
9. La facture à prix fixe : ce type de facture est généralement utilisé par les PME et les indépendants, idéal pour des projets dont les attentes sont clairement définies.

Depuis 2018, pour faire une facture, il est interdit d'utiliser Excel. Par contre, vous pouvez tout à fait utiliser un outil comme Teamleader Focus. En quelques clics, vous pouvez faire vos factures, les suivre et prédire avec justesse la fluctuation de vos revenus. Avec Teamleader, faites de la facturation un jeu d'enfant !

Sachez par ailleurs qu’une facture correcte comporte généralement trois parties : un en-tête, un corps et un pied de page. Voyez-les un peu comme l’huile, les œufs et la farine de votre pâte à crêpes. Si vous oubliez un de ces éléments, c’est le flop assuré…

Dans l’en-tête, vous devez d’une part renseigner vos coordonnées :

• Le mot “facture” clairement indiqué, ainsi que son numéro de série et celui du bon de commande
• La date de la facture
• Votre dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel)
• Le nom de votre entreprise et sa forme juridique
• L’adresse de votre siège social
• Votre adresse de facturation
• Votre numéro de compte bancaire
• Votre numéro de TVA
• Votre numéro de SIREN ou SIRET
• La date de vente ou de la prestation des services
• Le capital social (pour les sociétés)
• Le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants) ;
• Le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans)

Vous y renseignez également les informations relatives à votre client :

• Sa dénomination sociale, pouvant aussi être son nom pour un particulier
• Son adresse (sauf si c’est un particulier et qu’il s’y oppose)
• Son adresse de livraison et l’adresse de facturation (si différente de l’adresse de livraison)
• Son numéro de TVA s’il en est redevable

Dans le corps d’une facture, vous décrivez les biens et/ou les services fournis, ainsi que leur quantité.

• Pour les marchandises : indiquez la désignation des produits concernés, leur nombre ainsi que le prix catalogue qui leur correspond
• Pour les services : spécifiez le taux horaire et le temps consacré à chaque partie du projet en question. Si vous facturez au nombre de mots ou à la prestation, par exemple, il vous faut ajuster les rubriques en conséquence.

Au niveau du pied de page doivent apparaître :

• Le montant net de la facture hors TVA
• Le pourcentage et montant que représente la TVA, s’il n’y a pas d’exonération
• L’éventuelle réduction de prix
• Le montant total TTC
• Le délai de paiement
• Les options de paiement que vous proposez
• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
• L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens.

• Les conditions générales : soyons honnêtes, il est rare que nous prenions le temps de les lire dans le détail. Cependant, il est judicieux de les inclure dans le cadre de vos factures car elles sont juridiquement contraignantes et vous protègent en cas de pépin. C’est notamment l’occasion de spécifier les taux de pénalité, si vous deviez faire face à un refus de paiement ou à un retard conséquent…

Notre astuce : pour vous aider à les rédiger, de nombreux modèles sont disponibles en ligne.

• Le délai de paiement
• Des remerciements et/ou une invitation à vous suivre sur les réseaux sociaux
• “Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté” si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée
• Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité pour les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire.

De manière générale, comme l’indique l’article 1103 du Code Civil, le prix indiqué sur le devis vaut contrat. En d’autres termes, vous ne pouvez pas facturer plus que le montant convenu avec votre client en amont de la réalisation du projet.

Cela dit, il existe des situations au cours desquelles votre devis peut avoir été sous-évalué : si le devis initial stipulait la possibilité de voir varier le prix du matériel ou de la main d'œuvre, ou face à un ouvrage imprévu s’avérant nécessaire. Quoi qu’il en soit, le client doit être informé de ces aléas, et donner son accord !

Une chose est sûre : une fois votre devis signé, il devient juridiquement contraignant. Il faut donc y réfléchir dans le détail, pour évaluer de manière juste le travail nécessaire.

Même lorsque vous envoyez votre facture dans un pays non francophone, l’administration française est susceptible de vous en demander un exemplaire dans la langue de Molière. Si vous ne voulez pas recourir à posteriori à un traducteur juré, il est donc préférable de créer ce document en français.

Bien sûr, si vous souhaitez contenter votre client en lui proposant une facture dans sa propre langue, c’est possible aussi ! Sachez toutefois qu’il n’existe aucune obligation légale à cela.

Picasso disait : “les bons artistes copient, les grands artistes volent”... Cela vaut également lorsqu’il s’agit de faire des factures ! Pour vous aider dans votre processus, voici quelques modèles de factures auxquels vous pouvez accéder gratuitement.

Vous êtes plutôt à la recherche d’un modèle de facture spécifique ? Jetez donc un œil à notre galerie de modèles !

Vous pouvez facilement personnaliser nos templates en y renseignant vos propres informations. Et soyez tranquille : nous avons rédigé ces supports dans les règles de l’art !

Si votre facture est erronée à cause d’une mention obligatoire manquante, vous risquez une amende fiscale de 15 € par information manquante ou inexacte, dans la limite de 25% du coût global de la facture.

De même, vous risquez une amende administrative de 75 000 € si vous êtes une personne physique, et 375 000 € pour les individus moraux. En cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans suivant la première sanction, ces montants sont susceptibles de doubler.

Prenez donc grand soin de réaliser des documents corrects, afin d’éviter tout défaut de facturation !

Si vous mettez autant de temps à rédiger vos factures que George R. R. Martin à écrire la saga Game of Thrones, vous risquez de faire face à quelques déconvenues. Légalement, le délai d’envoi de vos factures est immédiat si vous vendez des biens ou des marchandises. Si vous optez pour des factures périodiques, vous devez les envoyer au bout de 30 jours maximum, au risque de vous voir adresser une amende.

Pour des questions de sérénité et de suivi, aussi bien pour vous que pour vos clients, nous vous recommandons de prendre l’habitude d’envoyer votre facture dès qu’une commande ou qu’un projet est terminé. Si vos collaborateurs n’ont pas pour habitude de vous payer rapidement, cela vous permet de combler de potentielles chutes de trésorerie.

Les factures impayées sont un véritable cauchemar, venant impacter la croissance de votre entreprise tout comme votre relation avec vos clients. Et malheureusement, tôt ou tard, nous risquons tous d’y faire face. Heureusement, il existe un plan en 3 étapes pour y remédier :

1. Pensez à anticiper. Si vous vendez des biens, vous pouvez les facturer à l’avance ! De même, si vous proposez des services, vous pouvez inclure à vos conditions générales des mesures découlant de retards de paiement
2. Trouvez une solution à l’amiable. Un créancier peut notamment inciter un débiteur à payer ses dettes par des lettres de mise en demeure. Pour ce faire, vous pouvez vous faire aider d’un avocat, d’un huissier, d’un notaire ou d’une agence de recouvrement ;
3. Procédez à un recouvrement judiciaire. Si aucun accord amiable n’est trouvé et que votre client fait la sourde oreille, vous pouvez employer la manière forte pour lui faire entendre raison. 3 solutions de recouvrement judiciaire sont envisageables : l’injonction de payer, le référé-provision et l’assignation au fond.

La TVA est une information cruciale lorsqu’il est question d’envoyer des factures à l’étranger.

Le saviez-vous ? L’acronyme TVA signifie “taxe sur la valeur ajoutée”. Il s’agit d’un pourcentage, calculé sur la base de votre prix de vente. La logique est la suivante : votre client vous paie cette marge et vous, vous la transmettez à l’Etat.

En France, le taux normal s’appliquant aux biens et services est de 20%. Le taux intermédiaire est quant à lui de 10%, tandis que les taux réduit et particulier inchangés s’élèvent respectivement à 5,5% et 2,1%.

Pour bien faire une facture, il est important de toujours indiquer dans un premier temps vos montants hors TVA, puis de spécifier le coût TTC, TVA incluse. Le tableau ci-dessous en est un exemple :

Dans certains cas, vous pouvez bénéficier d’une franchise de TVA. C’est notamment le cas si vous avez gagné :

• Moins de 34 400 € l’année n-1, pour les professions libérales hors avocats ;
• Moins de 44 500 € l’année n-1, pour certaines professions incluant plusieurs professions d’artistes ;
• Moins de 85 500 € l’année n-1, pour tout ce qui touche à l’hébergement et à la livraison de biens.

Vous n’avez alors pas à facturer la TVA et il suffit d’ajouter la mention : “TVA non-applicable selon l’article 293 B du Code Général des Impôts”. Cela signifie par conséquent, que vous ne pouvez pas la récupérer sur vos dépenses professionnelles ! Pour éviter les mauvaises surprises et afin de vous développer en connaissance de cause, nous ne pouvons que vous recommander de bien vous renseigner.

En ce qui concerne votre propre déclaration de TVA, une distinction se fait alors :

• Au sein de l’UE : Vous indiquez “TVA décalée” ou “autoliquidation”. Ensuite, vous ajoutez la facture à votre liste intracommunautaire, où vous pouvez trouver les détails de TVA du client concerné.
• Hors UE : Vous indiquez “Service taxable là où se trouve le destinataire” ou “service taxable dans le pays du destinataire”. Cette facture se retrouve alors dans la grille 47 de votre déclaration de TVA.

La cartouche d’encre de votre imprimante est vide, une fois de plus ? Vous avez écrit l’adresse en trop grands caractères et manquez de place sur l’enveloppe ? Votre timbre se décolle ? Votre conscience écologique vous rappelle à l’ordre ? On le sait : les factures papier coûtent du temps, de l’argent et surtout, de l’énergie ! Qui plus est, comment être certain qu’elles parviennent à votre destinataire en un seul morceau ?

Pour toutes ces raisons, nous sommes de plus en plus nombreux à opter pour des factures numériques. Pour cela, bien des outils en ligne existent, à l’image de Teamleader Focus.

Les avantages sont nombreux :

1. Vous gagnez un temps considérable. Quelques clics suffisent à faire votre facture. En plus, vous avez la possibilité de l’envoyer et de la traiter de numériquement, pour plus de simplicité !
2. Vous économisez de l’argent. Peu importe le nombre de factures que vous envoyez, le prix du logiciel reste le même. Fini les soucis de manque d’enveloppes, de cartouches vides et de timbres !
3. C’est super simple ! Vous êtes d’ailleurs certain que votre facture arrive à bon port. Votre client peut directement la visualiser, et ce, sur tous ses appareils. Qu’il se trouve au bureau, en vacances ou au rayon biscuit de Carrefour, tout est possible !

Avec Teamleader Focus, faire une facture, assurer son suivi et prédire ses revenus devient un jeu d’enfant ! Pour vous simplifier la vie, vous pouvez d’ailleurs travailler avec des modèles types, à partir de vos devis ou encore sur la base d’une feuille de temps. Il vous en faut plus ? Cela tombe bien : vous pouvez tout lier à votre logiciel de comptabilité, en un clin d'œil.

En résumé, outre votre facturation, il vous devient possible de gérer tous vos clients et projets grâce à notre outil de gestion d’entreprise tout-en-un. Qu’en dites-vous ? Essayez-le gratuitement !