Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt et pourquoi vous y intéresser ?

Un diagramme de Gantt est généralement composé des éléments suivants :

1. Dates: les dates de début et de fin permettent aux chefs de projet de voir quand l'ensemble du projet commence et se termine.
2. Tâches: Les projets sont constitués d'un certain nombre de sous-tâches. Avec un diagramme de Gantt, vous suivez leur évolution, ainsi rien n'est oublié ou ne prend du retard.
3. Calendrier prévisionnel: le graphique indique quand chaque tâche doit être effectuée. Ceci permet d’exécuter chaque sous-tâche dans les délais et de terminer l'ensemble du projet à la date prévue.
4. Dépendances: certaines tâches peuvent être effectuées à tout moment, tandis que d'autres doivent être exécutées avant ou après le début ou la fin d'une autre tâche. Le diagramme de Gantt indique ces dépendances.
5. État d'avancement: le diagramme montre précisément l'état d'avancement de votre projet en indiquant les tâches qui ont déjà été exécutées. En sélectionnant la date du jour, vous visualisez ce qu'il vous reste à faire et vous savez si vous êtes en bonne voie pour terminer le projet dans les temps impartis.

L'utilisation du diagramme de Gantt dans vos processus de gestion de projet vous offre les avantages suivants :

1. Clarté
2. Vue d'ensemble simplifiée
3. Informations sur la performance
4. Amélioration de la gestion du temps
5. Flexibilité

Le diagramme de Gantt décompose plusieurs tâches et échéances dans une seule vue d'ensemble. De cette façon, vous savez où en est votre équipe à chaque étape du projet. Utilisez le diagramme pour montrer aux personnes concernées comment les tâches sont organisées et les ressources qui y sont allouées. De cette façon, vous leur permettez de visualiser clairement où vous en êtes dans le projet, et si sa réalisation sera un succès.

Les diagrammes de Gantt sont utilisés par les équipes projet à la place des réunions et pour fournir des informations sur l'état d'avancement, ce qui permet aux membres des équipes d'avoir une vue d'ensemble claire de la progression des tâches.

Grâce à une vue d'ensemble claire, les membres de l'équipe se font une meilleure idée de leur performance globale et peuvent adapter leur façon de travailler à l'échéancier du projet. D’autre part, ils se rendent compte des dépendances entre les tâches et comprennent mieux l’impact d’un retard sur le projet. Cela favorise une collaboration plus étroite et engendre une meilleure organisation des tâches.

Les diagrammes de Gantt permettent de définir des échéances réalistes. Les barres sur le diagramme indiquent la période à laquelle une tâche spécifique doit être exécutée. De cette façon, vous vous assurez que d'autres projets exigeant des ressources et du temps ne sont pas compromis.

Les projets sont souvent sujets au changement. Grâce à une vue d'ensemble des variations imprévues relatives au périmètre du projet ou aux échéances, vous modifiez les tâches et les ressources en conséquence.

Les diagrammes de Gantt peuvent devenir très complexes quand les projets nécessitent un grand nombre de tâches et de ressources, notamment si vous travaillez sur un gros projet ou qu'une équipe importante est mobilisée. Afficher des dizaines, voire des centaines de tâches dans un diagramme de Gantt sera ingérable et difficile à lire. Par conséquent, il est essentiel de réfléchir à l'avance aux différentes tâches et sous-tâches, et de désigner une personne pour le suivi de toutes les informations.

Le succès de votre diagramme de Gantt dépend du fait de planifier votre projet de façon linéaire, du début à la fin. Cela signifie que vous devez déjà avoir une idée du résultat final et des étapes à suivre avant même de commencer. Cela peut sembler logique pour la construction d'une maison, par exemple, mais devient beaucoup plus difficile pour une équipe de développeurs web travaillant sur la demande d'un client sans indication sur le résultat souhaité.

Comme indiqué précédemment, les projets changent. Si vous prévoyez d'utiliser un diagramme de Gantt, vous devrez l’adapter en conséquence. Le responsable du projet doit mettre le diagramme à jour et souvent, ce que l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet simplifie.

Suivez le processus ci-dessous pour créer votre premier diagramme de Gantt :

Écrivez toutes les tâches que vous devez effectuer pour réussir le projet. Notez également les échéances et les responsables d'équipe.

Par exemple, si vous travailliez à la refonte d'un site web, l'une des « activités » importantes serait de créer une série de maquettes dans Photoshop.

Cette activité peut être décomposée en plusieurs tâches, comme :

• Créer des maquettes fonctionnelles (wireframes)
• Vérifier l’ergonomie des maquettes fonctionnelles
• Créer des maquettes à partir des meilleures maquettes fonctionnelles
• Créer un prototype à partir d'une maquette (mockup)
• Faire des tests d’ergonomie
• Vérifier et valider les meilleurs prototypes à développer

Il en va de même pour d’autres projets tels que la rénovation d'une maison qui pourrait également être scindée en différentes tâches, comme :

• Commander les matériaux
• Envoyer une facture provisoire
• Poser le sol
• Peindre les murs
• Facturer les heures travaillées

Vous devez souvent terminer une tâche avant de pouvoir commencer la suivante. Comparez cela à un dîner entre amis : vous devez d'abord préparer le repas (Tâche A) avant de le servir à vos invités (Tâche B). Autres tâches que vous pouvez gérer en parallèle : pour couper vos légumes en morceaux (Tâche A), vous n'êtes pas obligé d’attendre que vos pommes de terre soient cuites (Tâche B). Faites un schéma des liaisons entre les différentes tâches de votre projet.

De combien de jours, ou plus précisément encore, d'heures disposez-vous pour ce projet ? Tenez compte du fait que tout projet peut prendre du retard : garder l'historique des précédents projets et faire un suivi systématique du temps dédié vous permettent de mieux évaluer la flexibilité dont vous aurez besoin lors de la création de votre échéancier.

Encore une fois, il est utile de disposer de l'historique de chaque performance individuelle. Par exemple, si vos données montrent qu'un contributeur spécifique termine habituellement ses tâches en retard, vous pouvez éviter de lui assigner des tâches prioritaires ou faire en sorte qu'il ait suffisamment de temps pour effectuer son travail.

Vous devez également prendre en compte :

1. Les autres projets sur lesquels des collaborateurs travaillent en parallèle
2. La planification de jours de repos ou de congés pour les membres de l'équipe

Si vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus, vous avez désormais un aperçu avec :

• Le nom de chaque tâche
• La date de début de chaque tâche
• Le temps nécessaire pour effectuer chaque tâche

Commencez à créer une nouvelle feuille de calcul avec Excel et notez toutes les tâches, ainsi que leur date de début et de fin.

Ajoutez une autre colonne et nommez-la 'Date de début'. Transformez la date de début en un nombre entier via la fonction int(). Calculez la date de début en soustrayant la date de début de la tâche à la date de début du projet.

Dans le cas présent, vous devez utiliser cette formule pour la première tâche :
=int(B2)-int($B$2)

Remarque: vous devez ajouter $B$2 à la place de B2 pour déterminer la position absolue de la cellule B2 dans la formule.

Par conséquent, la colonne devrait ressembler à ceci :

Maintenant, vous savez à quelle date chaque tâche doit commencer.

Soustrayez la date de début de la première tâche à la date de fin de la tâche en cours en utilisant la formule suivante :
=int(C2)-int($B$2)

Soustrayez la date de fin à la date de début avec cette formule simple :
=E2-D2

Vous disposez maintenant de toutes les données nécessaires pour créer un diagramme de Gantt.

Sélectionnez les colonnes suivantes dans votre feuille de calcul :

• Nom de la tâche
• Date de début
• Durée de la tâche

Une fois sélectionnées, allez dans Insérer > Diagramme et sélectionnez « Diagramme à barres horizontales empilées ».

Sélectionnez la première série (« Jour de début ») dans le diagramme. Choisissez « Aucune couleur » pour la couleur dans le menu déroulant.

Une fois la couleur modifiée, votre diagramme devrait ressembler à ceci :

Félicitations : vous venez de créer votre premier diagramme de Gantt !

Sachez que ce diagramme a certaines limites.

1. Vous ne disposez d'aucun moyen pour assigner facilement des tâches à des personnes
2. Vous ne pouvez pas faire de changements rapidement ni facilement
3. Vous n'avez de vue d'ensemble claire des dépendances entre les tâches

Pour les gros projets, il serait judicieux d'utiliser un logiciel de gestion de projet avec diagrammes de Gantt intégrés. Voici comment Teamleader facilitera votre travail.

Avec Teamleader, vous pouvez séparer des projets en jalons plus importants et en tâches plus petites. Les jalons sont représentés sur une feuille de route mais vous pouvez vérifier toutes les tâches qui y sont liées dans votre diagramme de Gantt téléchargeable. Si vous voulez des informations sur le temps restant et sur le temps dont vous devriez idéalement disposer, vous pouvez toujours jeter un œil au graphique de burndown (graphique d’avancement).

Les rapports de projet sont une autre fonctionnalité utile. Ils vous donnent une vue détaillée des budgets planifiés et dépensés, du temps consacré par chaque collaborateur aux tâches et réunions, et des produits commandés. Ces informations sont vraiment utiles pour améliorer les estimations de temps et de budget, et vous permettent de créer des diagrammes de Gantt plus efficaces

Vous vous demandez comment une entreprise telle que la vôtre peut utiliser les diagrammes de Gantt ? Dans les exemples suivants, nous décrivons comment les agences et les entreprises du bâtiment utilisent cet outil pour améliorer leur gestion de projet.

Bien qu'il existe une grande différence entre les agences de création et celles qui sont davantage axées sur l'informatique, elles ont d'importants points communs en matière de gestion de projet :

• Elles dépendent toutes deux des nombreuses parties prenantes et de leurs souhaits (qui changent parfois rapidement)
• Pour répondre aux attentes de toutes les personnes impliquées, les projets prennent souvent du retard et les budgets sont revus à la hausse
• Un ensemble de tâches variées peuvent être effectuées simultanément et d’autres tâches doivent d’abord être réalisées pour pouvoir commencer la successive.

Détaillez le calendrier prévisionnel afin de gérer les attentes de vos clients dès le début. Impliquez tous les membres de l'équipe dans son processus de création et mettez vos échéances à jour dès qu'une réunion ou une tâche est déplacée.

Si, par exemple, vous développez un site web, vous utilisez probablement un processus bien rodé tel que celui-ci :

1. Développer l'interface utilisateur
2. Créer une maquette dans Photoshop
3. Développer un site web
4. Tester le site web

Dans ce processus, il existe des tâches interdépendantes. Les concepteurs doivent d’abord créer les maquettes fonctionnelles pour que les développeurs puissent commencer à travailler sur le site web, qui ne peut être testé tant qu'aucun produit n'est disponible.

Il est aussi très probable que des étapes doivent être itérées avant d'être terminées. Par exemple, vos concepteurs devront peut-être créer différentes maquettes avant que le client ne soit entièrement satisfait. Toutes ces tâches peuvent être suivies avec un diagramme de Gantt.

L'un des secteurs pour lequel les diagrammes de Gantt s’avèrent extrêmement utiles est le secteur du bâtiment. La gestion d'un projet de construction est très différent car chaque tâche individuelle est très interdépendante des autres. Vous ne pouvez pas faire un plafond tant que les piliers de soutien ne sont pas construits. Et vous ne pouvez pas poser le sol de la salle de bain tant que le plafond n’est pas fait.

En même temps, les heures de travail relatives à tout projet de construction sont assez adaptables. Un maçon peut poser, à quelque chose près, le même nombre de briques chaque jour.

Comme le nombre d’heures de travail est adaptable, un diagramme de Gantt facilite l'estimation de l'échéancier du projet.

Si vous travaillez sur de plus gros projets, il est sans aucun doute judicieux d’étudier les différents outils de gestion de projet. Sinon, vous pouvez simplement suivre nos conseils pour créer un diagramme de Gantt dans Excel. Quoi qu'il en soit, vous savez désormais tout ce que vous devez savoir sur les diagrammes de Gantt.

Ils vous permettent de visualiser toutes vos tâches et d’avoir une estimation de leur date de début et de fin. Vous voyez comment les tâches et les ressources sont organisées, et où en est votre équipe dans la bonne exécution de chacune d'elle. C'est aussi un excellent outil pour faciliter la communication et vous faire une idée de votre performance globale.

La section ci-dessous est consacrée aux principales questions fréquemment posées sur les diagrammes de Gantt.