Business case : comment économiser le coût d’un demi ETP par an ?
Agence : the insperience.co (TiCO)
Lieu : Nantes
Secteur : Services et conseil
Missions : Aider les organisations privées et publiques à se transformer
Fonctionnalités principales utilisées : Suivi de temps, gestion de projet, CRM, facturation
Challenge : Être plus professionnels dans le pilotage de leurs marges
Travaille avec Teamleader Focus : depuis 2018
Récemment, nos collaborateurs ont eu le plaisir de rencontrer le directeur général adjoint de the insperience.co, Nicolas Laurent. Il nous a fait part de son analyse quant à notre solution, Teamleader Focus. Nous avons alors pris conscience de ses impacts bénéfiques, et ce, au quotidien !
Aujourd'hui, Teamleader Focus leur permet :
- de piloter l'ensemble de leur activité de façon centralisée ;
- d'automatiser un maximum de tâches, afin de gagner du temps ;
- de réduire les erreurs humaines ;
- d'améliorer la relation client grâce à un CRM complet ;
- de maximiser leurs marges.
Nicolas Laurent l'affirme sans détour :
« Avec Teamleader Focus, on suit mieux notre temps et on pilote mieux nos marges ! »
TiCO, c'est une agence de services et de conseil guidée par deux grands piliers méthodologiques : le design thinking et l’intelligence collaborative. Avec cette approche, les équipes aident leurs clients à 'se transformer'. C'est justement ce que nous a confié leur directeur adjoint, lors de notre échange.
Leurs projets ? Ils sont multiples. Stratégie, marketing, réaménagement des espaces, restructuration, digitalisation... Rien ne leur fait peur !
Comme toute entreprise qui se lance, TiCO a dû tâtonner jusqu'à trouver son rythme de croisière. Voici ce que nous en dit Nicolas Laurent.
Á leurs débuts, les équipes de the insperience.co utilisent Excel pour facturer et réaliser leurs devis. Mais rapidement, des limites communicationnelles émergent. Des factures dupliquées et obsolètes sont répertoriées, certaines sont envoyées plusieurs fois au même client... La coordination n’est clairement pas au rendez-vous. Pour renforcer la crédibilité et l'organisation du groupe, se professionnaliser est alors nécessaire.
Leur souhait : mettre en place un outil robuste et fiable, pour les supporter au quotidien.
Dernier challenge et non des moindres : le départ à la retraite de la responsable administrative. Leur souhait est alors de ne pas remplacer cette personne, soit le coût d'un demi-ETP (Équivalent Temps Plein)... Ou du moins, pas tout de suite ! Le logiciel recherché doit donc les aider, sur ce point également.
Pour changer les choses de façon pertinente, les collaborateurs de the insperience.co se lancent dans une étude de marché. Ils comparent les logiciels existants, en quête du meilleur.
Vous l’aurez compris : Teamleader Focus est la solution qui s'est démarquée !
« Teamleader Focus affichait la plus grande couverture fonctionnelle, par rapport à nos besoins. »
L'outil est donc implémenté en 2018, appuyé par un service client hautement réactif et leur a permis de ne pas remplacer la personne en charge de l'administrative, soit une économie de 760 heures économisées à l'année ! Un temps précieux et un budget qu'ils ont pu réinvestir en interne, dans leurs projets et leurs clients.
Aujourd’hui, les employés de TiCO utilisent Teamleader Focus d’une manière qui leur correspond. Ils en tirent le meilleur parti, selon leurs besoins ! Au quotidien, l’outil les aide à enregistrer leur temps de travail, à parfaitement gérer leurs projets et à anticiper l’avenir.
Mais surtout, cette stratégie payante leur permet d'augmenter leurs marges !
“Grâce à Teamleader Focus, nous économisons un demi ETP” Nicolas Laurent Directeur général adjoint, TiCO
La flexibilité des horaires fait partie de la philosophie de TiCO. En adoptant Teamleader Focus, ils ne souhaitaient donc pas 'fliquer' leurs employés. Loin de là ! Nicolas le dit d'ailleurs très bien :
« Nous recherchions une façon de suivre notre temps, pour gagner en efficacité. L'idée était de piloter nos marges et notre activité, sans pour autant dénaturer notre ADN ! »
Souvenez-vous d'ailleurs de la responsable de la facturation, chez the insperience.co :
« Un des résultats hyper tangibles issu de Teamleader Focus ? Aujourd’hui, ce mi-temps-là n’a pas été remplacé. »
Notamment grâce à l'automatisation des relances et au suivi du temps de travail, TiCO a optimisé son activité. La gestion de projets, incluant l'affectation des ressources, la réalisation des devis et la facturation, sont également des fonctionnalités centrales à leurs yeux.
« Proposer plus d'autonomie aux chefs de projet nous a libéré du temps. Nous avons alors pu le réinvestir dans le domaine commercial, pour mieux prospecter et améliorer la relation client ! »
La visibilité acquise sur l'avancement des projets permet d’anticiper les points bloquants. Face à un potentiel glissement de délai, TiCO peut désormais agir. Ce pilotage, s'il permet de mieux maîtriser l'activité, contribue aussi à optimiser les marges du groupe.
« Suite à l'implémentation de Teamleader Focus, nous avons assisté à l'augmentation de nos marges. Aujourd’hui, 100% de nos projets sont rentables ! »
Les équipes de the insperience.co ont pour objectif de s’étendre, et ce, dès le début de l'année 2023. Et dans ce cadre, Teamleader Focus constitue un de leurs piliers stratégiques !
« Teamleader Focus intègre complètement notre processus d'onboarding. Cela permet que chaque nouvel arrivant se familiarise avec notre mode de fonctionnement. »
Chez Teamleader, nous comptons bien répondre présent à leur appel. Nous les aiderons à étoffer et consolider leurs équipes, pour qu'elles soient opérationnelles dès le recrutement !
« Notre expérience passée, comme la maturité acquise sur Teamleader Focus, nous permettent de gagner en efficacité. Nous évitons ainsi les flottements au démarrage, tout en pérennisant nos postes et routines. »
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