6 avantages à utiliser un logiciel de suivi du temps de travail

L’enregistrement du temps de travail, une corvée pour certains, une habitude pour les agences qui travaillent avec Teamleader. Les avantages à utiliser un logiciel de suivi du temps de travail sont nombreux : visibilité de sa capacité, de sa rentabilité, de l’avancement de ses projets… le tout, pour élaborer une stratégie commerciale optimale !

Cependant, certains souhaitent savoir si procéder à l’enregistrement du temps de travail de ses équipes, cela ne revient pas à en perdre, au final ? Et puis, pratiquer un suivi du temps de travail des salariés, n’est-ce pas un certain moyen de contrôler leurs faits et gestes ?

Nous avons demandé aux agences qui travaillent avec Teamleader leur avis sur la question !

“Certains clients me confient avoir peur d’introduire un logiciel de suivi du temps de travail des salariés au sein de leur agence”, explique Quentin Ost, Account Executive chez Teamleader Orbit. “Un argument qui revient fréquemment est qu’il s’agit d’une forme de contrôle des employés. Évidemment, personne n’aime se sentir épié au moindre mouvement. Mais ce n’est pas forcément le cas !

Dans Teamleader, l’enregistrement du temps de travail dépend de vos envies et de vos besoins en tant qu’agence. Cela ne doit pas obligatoirement être fait à la minute ou à l’heure près… Il est possible de partir sur un suivi du temps de travail type pour se faire une idée de la durée d’un projet. À terme, cela vous permet d’identifier les plus rentables.”

“Faites comprendre à votre équipe que la créativité est toujours ce qui prime et que le suivi du temps ne vous servira pas à les juger… et bien sûr, tenez cette promesse ! Vos employés réaliseront rapidement l’avantage d'une telle fonctionnalité dans leur propre planification et gestion de leur temps de travail” ajoute Quentin Ost.

“On a toujours essayé de trouver une solution pour le suivi du temps de travail des salariés… et dans Teamleader, c’est bien ficelé. Ça ne résout pas le problème du quand, et oui, ça demande du temps, mais on n’est pas dans une dimension de “flicage”. L’idée, c’est surtout de parvenir à bien deviser pour les clients. Et aujourd'hui, procéder à l’enregistrement du temps de travail, ça nous permet de mieux gérer nos relations commerciales et de prendre des décisions.” - Côme Jacobée, président et cofondateur de l’agence belazar.

C’est ce qui s’est passé pour Majescom, agence de communication digitale pour qui la gestion du temps de travail est capitale. “Grâce au contrôle et au pilotage de l’entreprise, je m’assure que les objectifs sont atteints”, nous confie Julie Philippe, dirigeante de l’agence. “Chez Teamleader, tout le monde peut voir ce qui se passe et où nous en sommes. Cela nous permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble de nos projets, d’anticiper et donc de s’assurer que tout se passe bien. Ça a un côté confortable et rassurant.”

Une autre préoccupation courante concernant le suivi du temps de travail des salariés est justement le côté chronophage de cette tâche. Elle est souvent considérée comme une charge de travail supplémentaire mais tout dépend de sa complexité…

“Il est évident que vous perdrez du temps si vous cherchez à faire du time tracking avec Excel”, déclare Robbrecht Delrue, Account Executive chez Teamleader.

“Avec un bon outil d’enregistrement du temps de travail, cela va plus vite ! Dans notre logiciel, le suivi du temps de travail peut se faire de différentes manières : pendant que vous travaillez, après votre journée ou en fin de semaine… et ce sont les utilisateurs qui choisissent ce qui leur semble le plus facile. L’important, c’est de ne pas se perdre dans les détails mais d’obtenir des informations utiles sur votre marge bénéficiaire, la gestion du temps de travail de vos employés ou votre capacité pour les mois à venir.”

“Auparavant, on utilisait un autre logiciel de suivi du temps de travail. Malheureusement, il n’était pas très adapté à nos différents métiers. Après de nombreuses recherches, on a choisi Teamleader parce que c’est une solution qui est vraiment faite pour les agences. Elle nous permet d’effectuer un enregistrement du temps de travail quotidien et de travailler sur des projets très bien structurés tout en ayant de la visibilité sur les différentes tâches. Avec Teamleader, nous veillons à la rentabilité des projets tout en planifiant le futur.” - Laura Foulon, directrice des opérations chez Slap Digital

En tant qu’organisation, vous avez beaucoup à gagner en effectuant le suivi du temps de travail des salariés mais, selon les utilisateurs de la plateforme, cela comporte également des avantages pour eux.

“Autrefois, planifier ses capacités, c’était délicat. Aujourd’hui, quiconque intègre l’enregistrement du temps de travail dans sa manière de fonctionner possède un bon aperçu de qui peut gérer quoi. Si vous manquez de capacité, vous le remarquez à temps et pouvez recruter en conséquence. Ainsi, vos employés n’ont pas à subir une pression ou un stress inutile et, pendant ce temps, votre entreprise se développe de manière régulière et saine”, déclare Quentin Ost.

Le suivi du temps de travail est également le meilleur moyen de se concentrer sur l’essentiel dans vos discussions avec les clients. Cela s’enchaîne plus facilement et profite à l’ambiance générale.

C’est par exemple le cas pour l’agence Waouh dont le fondateur, Thomas Maxheim, nous explique qu’avec le time tracking de Teamleader, son équipe gagne du temps pour travailler plus : “On gagne du temps sur le suivi de l'activité et on peut se concentrer sur notre métier. Teamleader nous aide à nous projeter plus facilement et à grandir.”

"Les gens aiment savoir ce qu'ils font et où ils vont, il ne faut pas sous-estimer cela", explique Robbrecht Delrue. “L'enregistrement du temps de travail constitue une très bonne base pour déterminer vos KPI. Grâce à cette fonctionnalité, les employés ont un objectif clair, pour eux-mêmes et pour l'entreprise.”

Un client qui sait qu’il peut compter sur vous est un client satisfait. En ce sens, procéder à l’enregistrement du temps de travail vous aide à rédiger de meilleures estimations et à fixer des délais réalistes. Ainsi, vos clients savent où ils en sont et surtout, où vous en êtes.

Le plus ? Vous ne perdez plus une minute à démontrer et justifier le temps passé sur un projet.

Savoir qui est disponible pour quel projet rassure votre équipe. Grâce à un logiciel de suivi du temps de travail, vous développez une planification réalisable, vous répartissez la charge de travail équitablement et vos collaborateurs possèdent une vue d’ensemble du projet.

Avoir trop ou trop peu de projets… Les agences ont souvent du mal à trouver le juste milieu. C’est là qu’un logiciel de time tracking se révèle utile : il vous permet de :

• anticiper le futur
• identifier les projets réalisables
• prendre des décisions éclairées
• développer votre entreprise constamment

Vous avez envie de supporter tous vos clients, cela paraît évident… Cependant, il faut bien admettre que certains projets sont plus rentables que d’autres. Grâce à un logiciel de suivi du temps de travail, vous voyez lesquels le sont et avez une gestion du temps de travail la plus efficace possible.

“Si quelque chose cloche dans un projet, ce n’est généralement qu’après coup que vous le remarquez et il est alors trop tard pour intervenir”, déclare Robbrecht Delrue. “Un logiciel de time tracking vous permet d’avoir un aperçu de votre travail en temps réel. Ainsi, les obstacles et changements importants vous sautent directement aux yeux et vous pouvez rectifier le tir.”

Procéder à l’enregistrement du temps de travail facilite la rédaction de devis pour vos clients et, en couplant cela aux fonctionnalités de facturation de Teamleader, vous gagnez en efficacité. C’est ce que nous a confié Quentin de Braekeleer, directeur des opérations chez Digitag :

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