4 façons de réduire vos tâches administratives au minimum

Est-ce que vous avez déjà regardé de plus près tout le temps que vous passez à traiter votre administration ? La gestion du personnel, le paiement de vos factures, le suivi des prospects, la gestion de votre base de données clients,... Toute cette paperasserie finit vite par accaparer plusieurs heures de votre journée. Il est normal que beaucoup d’entreprises se sentent envahies.

Les PME rêvent d’une administration simple et efficace, qui diminue la charge de travail et contribue de façon positive à la qualité des relations client.

Nous voulons tous être plus productifs mais oublions souvent que nos employés sont tellement envahis par les tâches administratives que leur productivité en souffre. Pour travailler de façon plus efficace, il devient indispensable de réduire la paperasse. Des études menées par Microsoft démontrent que 26% des employés de PME estiment être plus productifs lorsque les tâches administratives diminuent.

Lors de notre campagne de Lutte contre le Temps, nous avons travaillé avec Ivox pour étudier la gestion du temps chez les entrepreneurs. Le résultat ? 85% des entrepreneurs indiquent que la gestion administrative est dans le top 3 de leurs occupations principales. L’administration pure détient la place principale, suivie par la facturation (39%) et les devis (33%).

Ne craignez plus cet enfer administratif – la solution est proche. Il y a plusieurs façons de diminuer cette montagne de papier et d’aider vos collaborateurs à travailler de façon plus efficace. La solution est la digitalisation de vos documents.

Des données mal organisées et éparpillées partout sont souvent à l’origine d’une perte de temps importante pendant les tâches administratives. On passe du temps à chercher les bonnes informations, les papiers et classeurs ne sont jamais au bon endroit, on finit par perdre le fil des affaires en cours et au final, on rate une opportunité de vente.

Voilà pourquoi il est utile de regrouper toute votre administration dans un CRM (Customer Relationship Management), un logiciel de gestion des données client. L’idée est de centraliser toutes vos données. Concrètement, les données de vos clients et fournisseurs sont réunies et maintenues dans un seul système de gestion. Vous ne perdez plus rien et partagez facilement vos informations avec vos collègues. En outre, il est facile de combiner votre logiciel CRM avec vos autres outils de travail, comme votre logiciel de comptabilité ou votre boîte e-mail afin d’obtenir un aperçu à 360° de toute votre gestion administrative.

Tous les jours, une énorme quantité de documents quitte votre entreprise : devis, factures, rappels, etc. Tous ces documents doivent être rédigés, corrigés et envoyés manuellement: une corvée laborieuse et chronophage.

Un scénario fréquent : une facture impayée est remarquée tardivement. Vous rédigez vite une relance sur votre ordinateur mais devez encore attendre plusieurs jours avant que le paiement n’atterrisse sur votre compte. Cependant, vos fournisseurs s’attendent évidemment à ce que vous payiez vos factures à temps. Et votre trésorerie en pâtit.

Ce scénario est facile à éviter grâce aux documents électroniques. Pourquoi ? L’envoi, la signature et le paiement des factures sont quasiment gratuits. Les corrections sont faciles à faire et apposer votre signature va beaucoup plus vite. Votre client règle sa facture ? Vous recevez une notification et envoyez rapidement un message de remerciements dans la foulée. Tout le processus est accéléré, de l’achat au règlement. Au final, vous gagnez même de l’argent. Selon nos sources à Unizo, 42% des entrepreneurs sont favorables au paiement mobile et sans contact. C'est ainsi que le logiciel de facturation peut vous être d'une aide précieuse

Mis à part les courriers entrants, il y a des centaines d’autres documents qui finissent par être introuvables au moment où vous en avez le plus besoin. Toutes les entreprises peuvent bénéficier de la gestion en ligne de leurs documents afin de les retrouver facilement. Pour optimiser le travail, la digitalisation de vos documents est une étape indispensable. Ainsi vous aurez toujours tous vos documents sous la main, où que vous soyez. En outre, un lieu de travail presque sans papier - ou paperless office – réduit les risques pour votre entreprise en cas de vol et vous permet de mieux protéger les données de vos clients.

Un autre voleur de temps notoire : la gestion du personnel. Rien qu’en Belgique, des millions de fiches de paie sont envoyées par courrier tous les mois. Pour maîtriser la gestion et garantir un travail précis, la gestion digitale du personnel est une excellente idée pour les entrepreneurs.

En créant un portail digital pour vos employés, ils peuvent eux-mêmes exécuter les tâches importantes : les demandes de congés, les déclarations de maladie, la gestion des données personnelles, l’enregistrement du temps : tout est géré en ligne. Les employés saisissent ainsi leurs propres demandes de congés et votre manager peut les approuver en un seul clic. En outre, toutes ces informations et corrections sont répercutées automatiquement dans la fiche de paie. Cette approche est non seulement bénéfique pour les relations au travail, vos employés sont également plus autonomes et responsables.

Une gestion administrative bien huilée et organisée à travers les canaux digitaux est très agréable à vivre. Elle améliore la relation avec vos clients et sécurise toutes vos données. Un autre avantage non négligeable : vous économisez. Prêt à passer le cap et à digitaliser votre administration ?