E-invoicing : le guide ultime de la facturation électronique
E-invoicing, facturation électronique, facturation en ligne ... Impossible de passer outre : nous poursuivons notre chemin vers la digitalisation. Et en cette course vers l'avenir, nous laissons les factures numériques derrière nous (eh oui, déjà !). La facturation électronique est désormais la méthode de facturation à privilégier. Aujourd'hui, elle est obligatoire pour les administrations publiques. Demain, elle le sera également pour toutes les transactions B2B. Il est donc grand temps de s'y intéresser !
Suite à la lecture de ce guide, vous saurez exactement ce qu'est la facturation électronique, quels sont ses avantages et pourquoi elle est importante. Cerise sur le gâteau : vous serez en mesure d'instaurer la facturation électronique rapidement et facilement dans votre propre entreprise. Ainsi, vous pourrez reprendre vos activités comme si de rien n'était, avec la tranquillité d'esprit d'un ou d'une chef(fe) d'entreprise, fin prêt(e) pour l'e-invoicing.
L'e-invoicing : qu'est ce que c'est ?
L'e-invoicing porte de nombreux noms : e-facturation, facturation électronique, facturation en ligne, etc. Mais « facturation en ligne » est une appellation trop vague pour résumer ce nouveau mode de facturation. En effet, la facturation en ligne peut également désigner la facture numérique que vous envoyez par courrier électronique au format PDF.
La facturation électronique est la facturation effectuée avec une facture au format UBL, envoyée via le réseau sécurisé PEPPOL.
Une facture électronique peut être automatiquement lue et traitée dans le logiciel du destinataire. Autrement dit, plus aucune action humaine n'est nécessaire pour la saisie des factures.
Nous vous entendons déjà penser : d'accord, c'est bien joli, mais qu'est-ce que le format UBL et qu'est-ce que PEPPOL ?
- UBL : Universal Business Language (Langage Universel des Affaires)
L'UBL est un format standard utilisé pour la facturation électronique. - PEPPOL : Pan-European Public Procurement Online (Marchés Publics Paneuropéens en Ligne)
Peppol est un réseau international qui permet aux entreprises et aux pouvoirs publics d'envoyer et de recevoir des documents électroniques en toute sécurité.
Vous voulez en savoir plus sur le format UBL et PEPPOL ? Approfondissez vos connaissances grâce à nos articles sur les factures UBL et le réseau PEPPOL.
Vous ne vous souciez pas vraiment de ce qu'est la facturation électronique, mais vous souhaitez simplement vous conformer à toutes les lois et réglementations récentes ? Avec Teamleader Focus, vous avez la certitude que vos factures respectent toujours les lois en vigueur. Vous vous concentrez sur les tâches concrètes de votre entreprise, Teamleader Focus s'occupe du reste. Vos factures électroniques pour les administrations (et bientôt pour toutes les transactions B2B !) seront prêtes en quelques minutes. Votre facture sera ensuite envoyée par les réseaux appropriés. Découvrez maintenant ce que notre logiciel de facturation peut faire pour votre entreprise.
Facturation électronique obligatoire en Europe : où en est-on ?
La facturation électronique deviendra obligatoire dans toute l'Union européenne d'ici quelques années. Si vous êtes chef d'entreprise, voici les informations clés à connaître quant à l'évolution de la loi sur la dématérialisation des factures :
- La facturation électronique est déjà obligatoire pour les transactions B2G (facturation au gouvernement).
- À partir de 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique.
- Après un nouveau report, la France passera à la facturation électronique en deux temps : le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire. Le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.
- Les Pays-Bas ne tarderont pas à suivre, puisque la facturation électronique devrait être la norme dans l'UE d'ici 2030.
Vous souhaitez vous informer davantage sur les détails de cette nouvelle loi ? Nous avons déjà fait le point pour vous.
Factures et législation
Le 8 décembre 2022, la Commission européenne a présenté la proposition législative « La TVA à l'ère numérique ». L'objectif de cette proposition législative : améliorer et moderniser le système de TVA au sein de l'UE afin de réduire la fraude à la TVA et la charge administrative pour les entreprises. Pour ce faire, les mesures suivantes ont été proposées :
- Des rapports numériques en temps réel basés sur la facturation électronique pour les entreprises qui fournissent des produits ou des services à des clients dans d'autres pays de l'UE.
- Des règles de TVA différentes pour des secteurs spécifiques, rendant ces vendeurs responsables de la collecte et du versement de la TVA.
- Un enregistrement unique de la TVA pour les entreprises vendant aux consommateurs dans l'ensemble de l'UE. Cela leur permettra de s'acquitter de leurs obligations en matière de TVA par l'intermédiaire d'un portail en ligne unique.
Bien entendu, tout ça ne se fait pas du jour au lendemain. Le projet de loi prévoit donc que la facturation électronique devrait être la norme dans l'UE d'ici à 2028. De plus en plus de pays, comme la Belgique, rendent la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2G et B2B.
Comment fonctionne la facturation électronique avec une e-facture ?
La facturation électronique peut se faire de deux manières :
- Avec un outil de facturation spécialisé
La manière la plus simple est de recourir à un logiciel de facturation électronique, qui sera connecté au réseau PEPPOL. Vous pourrez alors créer une facture dans le logiciel, qui sera ensuite convertie en facture électronique.
La facture sera ensuite envoyée via le réseau sécurisé PEPPOL à l'aide de l'identifiant unique PEPPOL de votre client. - Grâce à la plateforme Mercurius
Vous ne disposez pas d'un outil de facturation adéquat mais vous souhaitez envoyer une facture à une autorité publique ? Dans ce cas, vous pouvez également utiliser temporairement la plateforme Mercurius. Vous envoyez alors la facture électronique via la plateforme Mercurius, où vous pouvez également vérifier le statut du traitement de votre facture.
Attention toutefois : la plateforme des pouvoirs publics n'est adaptée que si vous n'envoyez qu'occasionnellement des factures aux pouvoirs publics. La plateforme Mercurius est considérée comme une solution temporaire jusqu'à ce que les entrepreneurs disposent d'un outil de facturation adéquat.
Vous envoyez beaucoup de factures ? Mieux vaut alors utiliser un logiciel de facturation spécialisé. Vous êtes freiné par les « contraintes » liées à l'adoption d'un outil de facturation ? Le logiciel de facturation Teamleader Focus est un logiciel de gestion d'entreprise facile à prendre en main qui vous permet de créer et d'envoyer une facture électronique en quelques minutes. Bien entendu, vous pourrez y ajouter votre propre logo, et tous les éléments caractéristiques de votre entreprise. Essayez-le gratuitement pendant 14 jours, sans engagement.
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E-invoicing : ses 3 avantages principaux
C'est un fait ; nous allons tous passer à la facturation électronique. Peut-être considérez-vous à l'heure actuelle qu'il s'agit d'un inconvénient... Pourtant, chaque inconvénient (ou obstacle) a son avantage. Or, fort heureusement, la facturation électronique présente de nombreux avantages.
Grâce à l'e-invoicing :
- vous serez payé plus rapidement
- vous gagnez un temps considérable
- vous dites adieu aux risques d'erreur humaine
Tous ces avantages résultent de l'automatisation du processus de facturation par la facturation électronique. Les factures électroniques sont automatiquement lues et traitées dans le logiciel du destinataire. Cela permet d'économiser beaucoup de temps, d'argent et d'efforts. Et comme les actions humaines ne sont plus nécessaires dans ce processus, le risque d'erreurs est considérablement réduit. Ainsi, si la facturation électronique demeure une obligation, elle n'en présente pas moins de nombreux avantages.
Teamleader Focus est rapide et intuitif !
Mettre en œuvre la facturation électronique en 4 étapes simples
Le passage à la facturation électronique est inévitable. Mais comment la mettre en œuvre dans votre entreprise ? Les quatre étapes suivantes vous permettront au moins de commencer du bon pied :
Assurez-vous de posséder toutes les informations nécessaires en matière de facturation électronique
Bien entendu, vous avez déjà pris un bon départ en lisant ce guide ! Plongez dans le monde des factures électroniques, du format UBL, de PEPPOL et des outils de facturation. En outre, dressez une liste des exigences relatives à un logiciel de facturation adéquat. Et n'oubliez pas de demander l'avis des membres de votre équipe !
Choisissez un outil de facturation qui sera adapté à votre entreprise
Et ils sont nombreux ... Alors comment choisir le meilleur outil de facturation ? La première étape vous aura déjà permis de dresser une liste de vos besoins. Vous pouvez maintenant vous familiariser avec les fonctions d'un outil de facturation et déterminer les éléments qui vous sont indispensables dans ce logiciel.
N'oubliez pas de réfléchir au coût de l'outil. Combien êtes-vous prêt (et capable) d'investir dans ce logiciel ?
Pssst. Vous souhaitez en savoir plus sur les outils de facturation et sur les éléments à prendre en compte lors de l'achat d'un tel logiciel ? Vous trouverez tous les détails sur cette page :
« Une facturation efficace simplifie votre gestion financière ».
Informez vos clients au sujet de votre passage à la facturation électronique (et incitez-les à faire de même).
Enfin, la facturation électronique fonctionne mieux si tous vos clients sont également joignables via le même réseau. Vos clients ne sont pas encore prêts pour ce changement ? Ils devront pourtant s'y préparer avec l'obligation de facturation électronique prévue pour janvier 2026.
Formez votre personnel
Expliquez à votre personnel comment travailler en utilisant la facturation électronique. Bon, soyons francs, personne n'a envie de suivre toutes sortes de formations supplémentaires (ou n'a le temps de le faire). Si vous optez pour un logiciel de gestion d'entreprise intuitif tel que Teamleader Focus, cela ne sera pas nécessaire.
Teamleader Focus est le logiciel de gestion des PME et TPE le plus simple du marché, même pour ceux n'ayant aucune expérience dans les logiciels. Autrement dit, aucune longue soirée de formation n'est nécessaire, vous pouvez commencer sans attendre. En voilà une bonne nouvelle !
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Les réponses à toutes les questions fréquemment posées sur la facturation électronique
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Qu'est-ce que la facturation électronique (ou e-invoicing) ?
La facturation électronique (ou e-invoicing) est également connue sous le nom d'e-facturation. Avec la facturation électronique, vous facturez au moyen d'une facture au format UBL. Cette facture est envoyée via le réseau PEPPOL.
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La facturation électronique est-elle obligatoire ?
Actuellement, la facturation électronique est obligatoire pour les transactions B2G. À partir de 2026, elle s'appliquera à toutes les transactions B2B en Belgique. Le reste de l'UE suivra bientôt, puisque la facturation électronique devra être la norme dans toute Union européenne d'ici à 2028.
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PEPPOL est-il obligatoire en Belgique ?
Oui, la facturation électronique (via le réseau PEPPOL) est actuellement obligatoire pour les transactions B2G. À partir de 2026, PEPPOL sera le réseau obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique.
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Comment créer une facture électronique ?
Vous pouvez créer une facture électronique de deux manières : avec un logiciel de facturation ou via la plateforme Mercurius.
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Que dit la loi sur la facturation électronique ?
Le 8 décembre 2022, la Commission européenne a présenté la proposition législative « La TVA à l'ère numérique ». Ce projet de loi stipule que la facturation électronique devrait être la norme dans l'UE d'ici 2030.
La facturation électronique est actuellement obligatoire pour les transactions B2G en Belgique et aux Pays-Bas. En Belgique, elle sera également obligatoire pour les transactions B2B à partir de 2026.
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Le logiciel Teamleader remplira-t-il toutes les conditions requises en 2026 ?
Oui, absolument ! D'ici la fin de l'année (2024), Teamleader sera connecté au réseau PEPPOL via son propre point d'accès. Vous serez donc prêt à envoyer des factures électroniques bien avant l'heure. Vous souhaitez envoyer des factures électroniques dès maintenant ? Notre intégration vous permet de le faire pour toutes les transactions B2G.
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Combien coûte un logiciel de facturation ?
Il est possible d'envoyer des factures professionnelles facilement et rapidement en optant pour les forfaits GROW ou FLOW de Teamleader Focus.
Consultez ici les prix et les caractéristiques de notre logiciel de facturation.
Envie d'en savoir plus sur la facturation électronique ?
Vous avez encore des questions ? Nous nous ferons un plaisir de vous répondre. Nos consultants sont parfaitement au fait des dernières évolutions et sont prêts à répondre à toutes vos questions. Vous pouvez poser vos questions de deux manières :
- En appelant un consultant
- En nous écrivant via notre formulaire
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