Déclaration de confidentialité
Teamleader Focus

Il s’agit d’une Déclaration de confidentialité de :

Dans la présente Déclaration de confidentialité, nous nous désignerons sous le nom « Teamleader » ou le pronom « nous ».

Toute référence à « Teamleader » dans le présent document inclut également les sociétés détenues par Teamleader, c’est-à-dire Vectera BV et ses filiales étrangères.

Depuis juin 2022, Teamleader et les sociétés qu’elle possède font partie du Groupe Visma. Toute information personnelle partagée avec Teamleader est par conséquent également partagée (du moins, au sens juridique) avec sa société mère, Visma AS. Pour plus d’informations sur ce que Visma fait de vos données à caractère personnel, veuillez lire sa Déclaration de confidentialité.

Si vous avez des commentaires, des questions ou des préoccupations en matière de protection de la vie privée que vous souhaitez adresser directement à Visma, veuillez les envoyer à privacy@visma.com.

La présente Déclaration de confidentialité s’adresse à toute personne qui, d’une manière ou d’une autre, partage des données à caractère personnel avec nous (ci-après « vous ») lors de l’utilisation de notre plateforme Teamleader Focus (ci-après dénommée la « Plateforme »).

En tant qu’utilisateur de notre Plateforme, nous tenons à vous expliquer dans un langage clair pourquoi nous avons besoin d’obtenir certaines données à caractère personnel de votre part et ce que nous en faisons. Non seulement parce que nous sommes légalement tenus de le faire, mais surtout parce que la transparence et la protection de la vie privée sont importantes pour nous.

Nous nous efforçons bien entendu de respecter autant que possible les législations européenne et belge en matière de protection des données. C’est la raison pour laquelle nous essayons toujours de vous donner la possibilité de consulter la présente Déclaration de confidentialité avant de partager vos données à caractère personnel avec nous. Ainsi, vous savez toujours exactement à quoi vous attendre et vous pouvez prendre une décision mûrement réfléchie.

La présente Déclaration de confidentialité complète la Déclaration de confidentialité générale sur notre site web. Pour bien comprendre comment Teamleader traite vos données à caractère personnel, il est recommandé de lire également notre Déclaration de confidentialité générale. Veuillez également lire notre Politique en matière de Cookies qui explique les types de cookies que nous utilisons pour optimiser votre expérience de la Plateforme.

Si vous avez des suggestions d’amélioration concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez nous contacter à l’adresse dpo@teamleader.eu.

La présente Déclaration de confidentialité porte spécifiquement sur les données à caractère personnel que nous recueillons auprès des utilisateurs de notre Plateforme. Le terme « Utilisateur » désigne toute personne qui utilise la Plateforme, que ce soit sous un compte client payant, un compte d’essai ou sandbox gratuit.

En général, les données personnelles des Utilisateurs sont utilisées pour :

• améliorer et développer la qualité, la fonctionnalité et l’expérience utilisateur de notre Plateforme ;
• apporter un soutien personnel ;
• détecter, atténuer et prévenir les menaces et les abus en matière de sécurité, et assurer la maintenance et le débogage ;
• fournir à l’Utilisateur des messages commerciaux pertinents.

En tant qu’Utilisateur de notre Plateforme, nous collectons au moins les données à caractère personnel suivantes vous concernant :

• Nom de famille
• Prénom
• Fonction
• Entreprise pour laquelle vous travaillez
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone (fixe/mobile)
• Informations relatives à l’utilisation que vous faites de notre Plateforme (par exemple, les cartes de densité de clics, les heures de connexion et de déconnexion, les modules/fonctionnalités que vous utilisez le plus et le moins)
• Données de connexion liées à votre compte utilisateur (ne vous inquiétez pas, celles-ci sont toujours cryptées)
• Adresse IP et données de localisation géographique associées (pays et région, mais pas d’adresse exacte)
• Mode de communication préféré
• Toutes autres données à caractère personnel partagées délibérément avec nous (par exemple, lors d’une session de chat avec l’un de nos employés du service d’assistance)

Lorsque vous créez votre compte utilisateur, vous devez toujours fournir certaines données à caractère personnel. Nous utilisons principalement ces informations pour compléter votre enregistrement.

Il est possible que vous soyez entré en contact avec nous par le biais de notre programme de parrainage, c’est-à-dire en cliquant sur un lien personnel qui vous a été envoyé par quelqu’un qui possède un compte payant sur la Plateforme. Lorsque vous créez un compte d’essai gratuit via un tel lien, nous en informons la personne qui vous a fourni le lien, mais sans mentionner votre nom. Nous ne communiquerons votre nom à la personne qui vous a mis en contact avec nous que si vous décidez vraiment de passer à un compte payant. De cette façon, vous pouvez partager vos expériences les uns avec les autres concernant la Plateforme.

Nous mesurons la satisfaction des Utilisateurs et la facilité d’utilisation au moyen d’enquêtes auprès des Utilisateurs, à la fois sur la Plateforme et par courrier électronique. Cela nous permet d’améliorer votre expérience en tant qu’Utilisateur.

Nous surveillons votre utilisation de notre Plateforme. Nous le faisons principalement pour optimiser notre Plateforme. Dans la plupart des cas, nous n’utilisons ces données que sous une forme agrégée et anonyme à des fins de recherche utilisateur et d’analyse statistique. Il peut arriver, de temps à autre, que nous examinions de plus près votre utilisation de notre (nos) outil(s) à un niveau individuel. Nous le faisons uniquement pour mieux vous soutenir en tant que client.

Nous avons besoin de vos coordonnées pour que nos collègues du service d’assistance puissent répondre à vos questions de manière personnalisée et en temps utile.

Les employés de Teamleader n’accèdent jamais directement à votre compte utilisateur personnel, sauf si vous l’avez expressément autorisé ou si cela est nécessaire pour effectuer des contrôles de sécurité ou pour vous apporter le soutien ou l’assistance nécessaire en tant qu’Utilisateur. L’accès à votre compte utilisateur est régi par une politique de contrôle d’accès stricte et il est toujours réservé au personnel autorisé.

• Pour les Utilisateurs bénéficiant d’un compte d’essai gratuit :

Durant votre période d’essai, il se peut que nos collègues du service commercial vous appellent ou qu’ils vous envoient un e-mail pour vous guider dans votre première expérience de Teamleader. De cette façon, nous nous assurons que vous avez une idée précise de ce que la Plateforme peut faire et nous vous aidons à déterminer si une licence logicielle peut apporter de la valeur ajoutée pour votre entreprise. Si vous avez indiqué par téléphone que vous pourriez être intéressé(e) par nos services dans l’avenir, nous pouvons vous rappeler ultérieurement.

Nous vous envoyons également des e-mails commerciaux contenant des informations pertinentes sur les produits pendant la période d’essai gratuit et pendant une durée limitée après celle-ci. Bien entendu, vous avez toujours la possibilité de vous désabonner de ces e-mails. Veuillez noter que même si vous refusez de recevoir des communications commerciales, vous pouvez toujours recevoir des communications administratives de notre part, comme des confirmations de commande et des notifications nécessaires à la gestion de votre compte ou des services qui vous sont fournis.

Nous utilisons également vos données à caractère personnel pour promouvoir nos services et vous fournir un contenu pertinent sur la Plateforme et sur les Plateformes de médias sociaux et autres sites web, en fonction de vos préférences. Cela se fait par le biais de technologies comme les cookies (pour plus d’informations, consultez notre Politique en matière de Cookies).

Même si vous ne passez pas à un compte payant après la période d’essai, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une période de deux ans. Cela nous permet, par exemple, d’éviter l’usage abusif de l’essai gratuit par des personnes qui utilisent cette option plusieurs fois de suite.

• Pour les Utilisateurs bénéficiant d’un compte client gratuit :

Au cours de vos premiers mois en tant qu’Utilisateur bénéficiant d’un compte client payant, nous vous enverrons régulièrement des e-mails d’accueil utiles. Vous apprendrez ainsi rapidement à utiliser notre Plateforme de la bonne manière. Tant que vous utiliserez notre Plateforme, vous recevrez également nos mises à jour produits. De cette façon, vous serez toujours au courant des dernières modifications apportées à notre Plateforme, par exemple lorsque nous lançons une nouvelle fonctionnalité. Vous recevrez en outre notre bulletin d’information mensuel présentant les billets de blog, les dernières nouvelles et les conseils les plus pertinents. Enfin, les Utilisateurs administrateurs reçoivent également des invitations à nos événements comme notre événement annuel Work Smarter).

Toutes ces communications informatives et commerciales vous seront envoyées par e-mail. Vous pouvez modifier vos préférences e-mail à tout moment et vous désabonner de l’une ou de plusieurs de ces listes de diffusion. Veuillez noter que même si vous refusez de recevoir des communications commerciales, vous pouvez toujours recevoir des communications administratives de notre part, comme des confirmations de commande et des notifications nécessaires à la gestion de votre compte ou des services qui vous sont fournis.

Nous utilisons également vos données à caractère personnel pour promouvoir nos services et vous fournir un contenu pertinent sur la Plateforme et sur les Plateformes de médias sociaux et autres sites web, en fonction de vos préférences. Cela se fait par le biais de technologies comme les cookies (pour plus d’informations, consultez notre Politique en matière de Cookies).

• Pour les Utilisateurs bénéficiant d’un compte sandbox gratuit :

Au cours de vos premiers mois en tant qu’Utilisateur bénéficiant d’un compte sandbox gratuit, nous vous enverrons régulièrement des e-mails d’accueil utiles. Vous apprendrez ainsi rapidement à utiliser notre Plateforme de la bonne manière. Tant que vous utiliserez notre Plateforme, vous recevrez également nos mises à jour produits. De cette façon, vous êtes toujours au courant des dernières modifications apportées à notre Plateforme, par exemple lorsque nous lançons une nouvelle fonctionnalité

Toutes ces communications informatives et commerciales vous seront envoyées par e-mail. Vous pouvez modifier vos préférences e-mail à tout moment et vous désabonner de l’une ou de plusieurs de ces listes de diffusion. Veuillez noter que même si vous refusez de recevoir des communications commerciales, vous pouvez toujours recevoir des communications administratives de notre part, comme des confirmations de commande et des notifications nécessaires à la gestion de votre compte ou des services qui vous sont fournis.

Vos données personnelles ne sont pas partagées avec des Plateformes de médias sociaux et d’autres sites web à des fins de recommercalisation.

Pour les données à caractère personnel des contacts (par exemple, prospects, clients, partenaires commerciaux) que vous renseignez sur notre Plateforme, l’entreprise qui détient le compte (par exemple, l’entreprise pour laquelle vous travaillez) est considérée comme responsable du traitement des données. Dans ce cas, nous sommes un sous-traitant de données, ce qui signifie que nous traitons les données à caractère personnel au nom du titulaire du compte et selon les instructions qu’il nous donne.

En tant que responsable du traitement des données, il incombe au titulaire du compte d’informer ses contacts, par le biais de sa déclaration de confidentialité, des données à caractère personnel qu’il détient à leur sujet et de la raison pour laquelle il a besoin de ces informations, du fait qu’il s’appuie sur le logiciel Teamleader à cette fin et des droits en matière de confidentialité dont ils disposent.

Si un contact a des demandes concernant la suppression, la correction ou l’accès à ses données à caractère personnel conservées sur la Plateforme, il doit contacter le titulaire de son compte. Ils décident de la suite à donner à la demande. Dans la plupart des cas, ces demandes peuvent être satisfaites par des actions au sein de la Plateforme elle-même. Le cas échéant, nous pouvons apporter notre soutien.

Vos données à caractère personnel ne seront traitées qu’à des fins professionnelles internes. Dans ce contexte, nous pouvons toutefois faire appel à des parties externes. Ces tiers ne peuvent traiter vos données à caractère personnel que conformément à des instructions très clairement définies.

Concrètement, nous nous appuyons sur les catégories suivantes de sous-traitants pour le traitement des données :

• Les entreprises auxquelles nous faisons appel à des fins commerciales :

Nous pouvons fournir les coordonnées de prospects à des agences de marketing outbound et à nos partenaires commissionnaires. Ils peuvent appeler les prospects concernés une fois que nous avons établi que ceux-ci ont manifesté un intérêt réel pour nos services dans le passé et qu’ils ne se sont opposés d’aucune manière (par exemple lors d’un premier appel téléphonique) à de tels appels téléphoniques. Comme toujours, le prospect peut indiquer au téléphone qu’il n’est pas intéressé et qu’il ne souhaite pas être appelé. Le prospect ne sera alors plus contacté.

Le prospect n’est (toujours) pas sûr de la valeur ajoutée que Teamleader pourrait apporter ou il est trop occupé au moment de l’appel ? Il est alors possible qu'il soit rappelé ultérieurement. En tout état de cause, les coordonnées des prospects ne seront pas conservées pendant plus de deux ans.

Nous pouvons également partager les données à caractère personnel des Utilisateurs dans le cadre d'un essai et des comptes clients avec des fournisseurs de médias sociaux et d'autres sociétés de médias, afin de promouvoir nos services et de leur fournir un contenu personnalisé sur ces sites web.

• les entreprises auxquelles nous faisons appel pour l’assistance technique en matière de TIC, la gestion de bases de données, l’intégration de logiciels et l’hébergement (par exemple les partenaires d’hébergement, les partenaires cloud, les centres de données, les fournisseurs de logiciels, les consultants informatiques externes, etc.) ;

• les entreprises auxquelles nous faisons appel pour la communication (par exemple le chat d'assistance en direct et le système de tickets d’assistance technique) ;

• les entreprises auxquelles nous faisons appel à des fins d’analyse ;

• les entreprises auxquelles nous faisons appel pour les paiements.

Afin de garantir une protection optimale de vos données à caractère personnel, nous avons pris les dispositions contractuelles nécessaires avec toutes ces parties externes pour que celles-ci prennent les mesures techniques et organisationnelles nécessaires et qu’elles n’utilisent ces données à caractère personnel que pour les besoins de Teamleader (et pas pour leurs propres besoins).

En outre, vos données à caractère personnel ne seront jamais vendues, transmises ni communiquées à des tiers qui souhaitent les utiliser à leurs propres fins (c’est-à-dire à des contrôleurs de données distincts). À moins, bien sûr, que ce ne soit nécessaire pour l’exécution du contrat ou que vous ne nous ayez donné votre autorisation explicite au préalable. Une autre exception importante est le partage de vos données à caractère personnel entre les sociétés du groupe Visma. Visma étant constitué de nombreuses filiales différentes, il est important pour nous de vous offrir la meilleure expérience globale possible. Afin de maintenir une vue d’ensemble et un aperçu, le Teamleader peut partager vos données personnelles avec d’autres sociétés du groupe Visma.

Enfin, la police et d’autres autorités peuvent nous demander l’accès à des informations personnelles. Dans ces cas, nous ne fournirons les données que si une décision de justice l’exige.

Nous ne divulguerons vos données à caractère personnel à des parties établies en dehors de l’Espace économique européen que dans les cas suivants :

• Le pays de destination offre un niveau de protection adéquat selon la Commission européenne ;

• Le pays de destination n’offre pas en soi un niveau de protection adéquat, mais Teamleader a pris les dispositions contractuelles nécessaires avec la partie concernée, en tenant compte des clauses contractuelles types publiées par la Commission européenne.

Nous avons pris toutes les précautions technologiques et organisationnelles raisonnables pour réduire autant que possible tout risque d’accès non autorisé et de perte, d’utilisation abusive ou d’altération de vos données à caractère personnel.

Toutefois, il est important que vous sachiez qu’il est impossible de garantir un niveau de sécurité infaillible. Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique de données par internet n’est sûre à 100 %.

Pour que votre compte utilisateur reste personnel et confidentiel, nous vous conseillons vivement de ne jamais partager votre nom d’Utilisateur et votre mot de passe avec qui que ce soit. Dans tous les cas, notre personnel ne vous demandera jamais de fournir vos données de connexion. Si vous décidez de transmettre vos données de connexion à un tiers, celui-ci aura accès aux données à caractère personnel de votre compte et nous ne serons plus en mesure de garantir la sécurité des données de votre compte. Si vous constatez qu’un tiers a un accès non autorisé à votre compte, nous vous recommandons de changer immédiatement votre mot de passe et de nous contacter.

Lorsque vous cessez d’utiliser la Plateforme, nous supprimons automatiquement toutes vos coordonnées de notre base de données marketing afin que vous ne receviez plus d’e-mails commerciaux de notre part. Vous êtes bien entendu libre de vous abonner à certaines communications commerciales (par exemple, pour des événements futurs).

En outre, nous supprimerons automatiquement toutes vos données à caractère personnel de notre base de données clients au plus tard 90 jours après la suppression du compte client auquel votre compte utilisateur est lié ou plus tôt si le client concerné supprime votre compte utilisateur avant cette date. Nous conserverons toutefois certaines données anonymes que nous utiliserons à des fins de recherche utilisateur et d’analyse statistique.

Si vos données à caractère personnel sont traitées par Teamleader (pour ses propres besoins), vous avez les droits suivants :

• Droit d’accès aux données à caractère personnel que nous détenons vous concernant

Nous sommes toujours disposés à vous fournir un aperçu clair et complet des données à caractère personnel vous concernant que nous avons collectées jusqu’à présent.

• Droit de rectification, de complément ou de mise à jour de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de nous demander de rectifier des données personnelles inexactes vous concernant. En tant qu’Utilisateur, vous pouvez apporter les modifications nécessaires aux informations personnelles contenues dans votre compte utilisateur.

• Droit à la suppression de vos données à caractère personnel (le « droit à l’oubli »)

Vous pouvez nous demander de supprimer les données à caractère personnel vous concernant. Notez toutefois que nous ne pouvons pas supprimer votre compte d'utilisateur sans l'autorisation du titulaire du compte. Si vous souhaitez que votre compte utilisateur soit supprimé, vous devez contacter directement le titulaire du compte.

• Droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. Il peut arriver que nous ne soyons temporairement pas autorisés à utiliser vos données à caractère personnel, mais aussi que nous ne puissions pas (encore) les supprimer. Cela peut se produire, par exemple, si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime en tant qu’entreprise. Tant que nous ne pouvons pas démontrer que nos intérêts en tant qu’entreprise prévalent sur vos intérêts individuels, nous ne pouvons pas utiliser vos données à caractère personnel.

• Droit de retirer votre consentement

Si nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement ultérieurement.

• Droit à la portabilité de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit d’obtenir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. En outre, vous avez le droit de nous demander de transmettre vos données à caractère personnel à un autre prestataire de services, sauf si c’est techniquement impossible.

• Droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel

Vous pouvez toujours vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection (par exemple en modifiant vos préférences en matière de communication), lorsque ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.

Vous pouvez exercer gratuitement vos droits en matière de protection de la vie privée en nous contactant à l’adresse suivante dpo@teamleader.eu. Nous répondrons dans les meilleurs délais et au plus tard un mois après avoir reçu votre demande.

Vous souhaitez exercer votre droit d’accès, votre droit de rectification, votre droit à l’effacement ou à la portabilité ? Nous sommes dans ce cas tenus de vérifier d’abord votre identité. Nous ne voulons évidemment pas divulguer de données à caractère personnel sans être sûrs que la personne qui fait la demande est bien vous. Si nous avons des raisons de douter de votre identité, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires pour la confirmer.

Veuillez noter qu’il peut y avoir certaines exceptions ou limitations aux droits susmentionnés qui pourraient s’appliquer en fonction des circonstances spécifiques de votre situation. Dans ce cas, nous vous fournirons des informations détaillées sur l’exception ou la limitation applicable et nous vous aiderons à exercer vos droits dans toute la mesure du possible, conformément aux lois et réglementations en vigueur.

Nous pouvons bien sûr mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité ultérieurement. Nous le ferons chaque fois que quelque chose change (complètement) dans notre manière de traiter vos données à caractère personnel. Le cas échéant, nous publierons une nouvelle version de la Déclaration de confidentialité sur nos sites web. Nous vous recommandons donc de visiter régulièrement nos sites web et de consulter notre Déclaration de confidentialité.

Si vous avez des commentaires ou des réclamations à faire concernant notre manière de traiter vos données à caractère personnel, nous vous demandons de nous en faire part en premier. Vous pouvez le faire en envoyant votre plainte par e-mail à l’adresse suivante dpo@teamleader.eu. De cette façon, nous pourrons essayer de trouver une solution en concertation mutuelle.

Vous n’êtes toujours pas satisfait(e) après ce signalement ? Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente (pour la Belgique : Autorité de protection des données).

Envoyez un e-mail à dpo@teamleader.eu. Notre délégué à la protection des données se fera un plaisir de prendre le temps de répondre à vos questions en matière de confidentialité.