Comsa! : « Teamleader Focus prône la transparence. Et c’est cette transparence qui permet à nos clients d’avoir confiance en nous. »

Qui ? Waldo Cosman, Directeur
Quoi ? Agence publicitaire offrant un service complet
Collabore avec Teamleader Focus depuis ? 2016
Plus grand défi ? Gagner du temps et travailler de manière plus efficace

« Comsa! attache beaucoup d’importance aux relations que l’agence entretient avec ses clients. De nombreuses PME viennent nous voir lorsqu’elles sont encore petites, et nous les accompagnons pendant leur croissance », explique Waldo. « Teamleader Focus nous aide à mieux connaître nos clients. Même si une réunion a eu lieu il y a un an, lorsque le client était encore un prospect, nous trouvons immédiatement le rapport avec les accords convenus. Chaque client a donc une trace numérique. »

Il donne un exemple : « Si un client nous dit : ‘Je veux imprimer les mêmes affiches que l’année dernière’, nous pouvons voir en un clic de quelles affiches il s’agit, combien nous en avons imprimé et dans quel format. Nous pouvons également voir combien d’heures de travail ont été consacrées à ces affiches. Si nous y avons travaillé pendant quatre heures et nous n’avions budgété que deux heures, nous pouvons faire un nouveau devis. Inversement, si nous n’y avions consacré qu’une heure de travail, nous pouvons faire la même chose. »

« Il peut arriver qu’un client nous demande : ‘Qu’est-ce que vous avez fait pour nous, exactement ?’ Grâce à Teamleader Focus, nous pouvons lui montrer de manière très détaillée toutes les tâches que nous avons effectuées et le temps que nous avons passé sur chacune d’elles. La transparence entraîne la confiance. » Waldo clarifie : « Récemment, nous avons eu un projet dont le prix avait doublé en raison des nombreux changements demandés par le client. Avant de travailler avec Teamleader Focus, ce genre de situation nous posait un sérieux problème. Parce que nous devions fouiller dans les courriels et les calendriers, et discuter beaucoup. Aujourd’hui, nous pourrions parfaitement expliquer pourquoi le prix était plus élevé. Le client était satisfait, et nous avons été payés correctement dès le début. »

Et ce n'est pas tout : « Teamleader Focus fournit également plus d’informations en interne. Lors de réunions, il arrive que l’un ou l’autre dénonce que nous avons déjà consacré ‘beaucoup d’heures de travail’ au client X ou au projet Y. Aujourd’hui, nous pouvons l’objectiver immédiatement. Il nous suffit de jeter un œil dans Teamleader Focus pour savoir si cette remarque est justifiée ou non. Nous savons ainsi quand il faut freiner et parler au client, mais nous savons aussi quand ce sentiment subjectif est erroné. »

Maintenant que tout le monde dans l’entreprise maîtrise Teamleader Focus, Waldo affirme que Comsa! permet de gagner du temps précieux. « La facturation se fait beaucoup plus rapidement. Avant, nous devions transférer manuellement les factures vers notre système comptable. Aujourd’hui, grâce à la seule fonctionnalité d’exportation de Teamleader Focus, nous économisons facilement 4 à 8 heures chaque mois. Cela représente 4 à 8 heures par mois que notre collaborateur peut consacrer à d’autres choses qui apportent plus de valeur ajoutée à Comsa!. Un calcul rapide nous permet de constater que l’abonnement annuel est vite amortie. »

« La première année où nous avons utilisé Teamleader Focus, nous avons immédiatement constaté une augmentation du chiffre d’affaires. En assurant un meilleur suivi des devis et des factures, nous ne manquons plus le moindre revenu. Il arrivait parfois que des heures ne soient pas facturées, parce que la feuille de travail se retrouvait au fond d’une pile de papiers. Désormais, cet enregistrement des heures de travail se fait numériquement et les heures travaillées sont automatiquement traduites en factures. L’enregistrement des heures de travail a nécessité un certain ajustement et une certaine discipline de la part de l’équipe. Tout le monde a ses habitudes, et elles ne sont pas évidentes à changer. Mais au fil du temps, tout le monde se rend compte que loin de faire perdre du temps, Teamleader Focus en fait gagner. »