Teamleader et WinBooks : Comment Alive combine les deux outils en un seul flux de travail

Qui ? Alison Stessens, directrice de Alive
Que font-ils ? Soutien aux entreprises
Teamleader depuis ? 2014
Leurs défis ? Réduire la charge administrative, centraliser les informations et augmenter l'efficacité opérationnelle

Alive offre une assistance tout-en-un aux entreprises afin qu'elles puissent se concentrer sur leur cœur de métier. La gestion de projets et de bureaux, la facturation et l'administration - voire coaching, formation et même conseil aux chefs d'entreprise. Alive fait tout pour aider les PME à prospérer - une mission étonnamment similaire à la nôtre.

Nous avons échangé avec la responsable, Alison Stessens, pour savoir comment deux outils, Teamleader et WinBooks, les aident dans leurs activités quotidiennes. Teamleader les aide à gérer les relations clients et la facturation, tandis que WinBooks est utilisé pour assurer la comptabilité - le tout dans le Cloud.

Pourquoi Alive a décidé d'adopter Teamleader et WinBooks ? Alison : « Tout d'abord, nous avons été confronté à une croissance accélérée, à des difficultés sectorielles et à un nombre croissant de concurrents, tous en lice pour notre place sur le marché. Dans le même temps, nous constatons de nombreux problèmes récurrents chez nos clients. Souvent, ils gèrent leur administration de manière très inefficace, ce qui leur coûte du temps et de l'argent. »

Certaines de ces entreprises rédigent leurs factures manuellement, avec Word ou Excel. « Le suivi de ces factures n'est pas systématiquement organisé, ce qui entraîne des problèmes de trésorerie qui pourraient être évités en utilisant les bons outils. »

« Souvent, ces entreprises manquent aussi d’un moyen centralisé pour stocker les informations client. Ce qui est bizarre, compte tenu des avantages d'une solution CRM. Et enfin, ils ont tendance à apporter périodiquement tous leurs papiers à leur comptable - une façon de travailler assez fastidieuse pour les deux parties. C'était notre mission d'aider ces entreprises, et Teamleader et WinBooks répondent à tous nos besoins. »

Pourquoi Teamleader et WinBooks ? « Lorsque nous avons découvert Teamleader en 2014, nous étions surpris par la simplicité et l'intuitivité de son utilisation. En même temps, l'outil semblait puissant : CRM, facturation facile, suivi rapide des paiements, tout y est. En bref, il s'agit d'une solution économique pour toutes les petites et moyennes entreprises. La plupart de nos clients n'aiment pas s'occuper des tâches administratives à cause du temps qu'elles prennent. Voilà pourquoi Teamleader est un vrai soulagement. »

« Nous utilisons WinBooks depuis un certain temps, en fait. De nombreux clients l'utilisent aussi et WinBooks-on-web offre de nombreux avantages, dont l'intégration facile à Teamleader. En un clic, toutes les factures sortantes sont ajoutées à votre logiciel de comptabilité. Les clients sont créés ou mis à jour automatiquement, les paiements sont automatiquement inscrits dans le compte du grand livre correspondant. »

« Pour les factures entrantes, il suffit de les scanner, télécharger et le système OCR les reconnaît (Reconnaissance Optique de Caractères). Voilà pourquoi il est si facile de traiter vos factures dans WinBooks-on-web. Sans parler de CODA : vous pouvez mettre à jour automatiquement vos paiements en traitant les fichiers CODA (à la fois dans Teamleader et dans WinBooks-on-web). Teamleader peut ensuite envoyer des relances de paiement automatisées à vos clients. Tout cela signifie que Teamleader et WinBooks font économiser à nos clients des tonnes de temps et d'argent. »