Comment élaborer un superbe plan projet avec notre modèle gratuit

Heureusement, vous pouvez apprendre à maîtriser l’art de planifier les projets. Cet article de blog va vous aider à débuter. Découvrez les détails que vous devrez inclure à votre plan et comment ils interviennent dans un calendrier de projet serré - et réalisez ainsi tous vos projets dans un délai et un budget impartis.

Vous voulez mettre la théorie en pratique ? Nous vous proposons un exemple de plan projet pour vous mettre sur la bonne voie. Vous trouverez un lien de téléchargement à la fin de cet article.

Un plan de gestion de projets est ensuite divisé en plusieurs parties plus détaillées. Vous devrez les préciser avant le lancement du projet :

• Les jalons du projet : ce sont toutes les étapes importantes d’un projet. Pour continuer avec la métaphore de la construction, pensez à des phases telles que la conception architecturale, la pose des fondations, la charpente, l'installation des fenêtres et toutes les autres étapes qui mènent à la finalisation d’un bâtiment.
  
  
• La liste des activités : répertoriez vraiment chaque action, qu'elle soit petite ou grande, qui est nécessaire à la réalisation du projet. Élaborer un plan, contacter des fournisseurs, chercher un électricien, acheter des marchandises... Tout projet a des activités clés qui doivent être finalisées si vous voulez que le travail aboutisse.
  

• Les tâches : toutes les petites étapes qui conduisent au résultat final. Remarque importante : de nombreuses tâches dépendent d’autres tâches (et de personnes) pour être réalisées. Par conséquent, vous devez pouvoir relier les tâches qui dépendent l'une de l'autre, de façon à ce que tout le monde soit au courant.
  
  
• La durée et le calendrier : combien de temps estimez-vous que chaque tâche ou phase va prendre ? Pour le déterminer, veillez à garder en tête la date de livraison finale d’un projet. Est-elle réaliste, ou avez-vous besoin de la repousser ? De combien de temps pensez-vous avoir besoin pour chaque phase du projet ? Ce calendrier vous aidera à déterminer la charge de travail. Appuyez-vous sur votre expérience professionnelle passée pour produire une estimation rigoureuse.
  
  
• Le budget : quel montant aurez-vous besoin de dépenser pour gérer toutes les ressources que nécessite un projet ? Ne vous méprenez pas : il s'agit toujours d'une estimation, à l'intérieur d'une certaine fourchette. Faites preuve de logique et de réalisme. Au fur et à mesure que le temps passe et que vous prenez en charge de nouveaux projets, votre expérience rendra automatiquement vos estimations plus précises.
  
  
• L’équipe projet : de quelles personnes (selon leur expérience et leurs compétences) avez-vous besoin pour réaliser votre projet ? Dans le cas d’une maison, pensez aux architectes, aux plombiers, aux peintres, aux électriciens et ainsi de suite.

• L’avancement : assurez-vous d'avoir un système en place pour déterminer l’état d’avancement de chaque projet. Êtes-vous toujours sur la bonne voie, votre équipe projet doit-elle se surpasser et comment allez-vous suivre l’efficacité de votre projet ?

Vous pouvez construire un plan projet de base dans un tableur ou un traitement de texte (voir ci-dessous !).

Mais si vous voulez avoir une vraie longueur d’avance, voici comment un outil en ligne avec des fonctionnalités avancées de gestion de projets peut vous aider :

• Garder une bonne vision de l’état d’avancement d’un projet, en temps réel
• Toujours accéder facilement aux informations les plus récentes
• Rassembler toutes les caractéristiques techniques d’un projet, qu'il soit petit ou grand, dans un seul outil centralisé
• Travailler ensemble en toute transparence avec une équipe, ou même avec le client

Maintenant que vous avez réglé certains détails, il est temps de prendre votre vitesse de croisière. Que devriez-vous faire en premier lorsque vous travaillez sur un grand projet ? Un plan projet répertorie toutes les tâches à accomplir et vous sera d'une grande aide pour prioriser.

Il vous permet également d'avoir une vision tant générale que très détaillée. Ce n'est pas quelque chose qui reste figé à prendre la poussière : il devra être révisé souvent afin de conserver une vision réaliste de l'avancement du projet.

Étape n° 1 Documentez l'ensemble du périmètre d’un projet : c’est là que la planification de projets commence vraiment. Commencez par répertorier tous les détails essentiels et déterminer les objectifs spécifiques au projet, les délais, les tâches et les coûts.

Étape n° 2 Décomposer les différentes phases du projet en jalons et en tâches : Ensuite, vous devrez déterminer le calendrier du projet. Quelles sont les premières tâches cruciales que vous devrez gérer et quelle est la dernière tâche que vous aurez à accomplir ? Plusieurs tâches associées peuvent être regroupées dans des jalons plus importants ; décomposer les projets ainsi, en petites actions réalisables, évite que votre équipe se sente trop submergée, et permet un déroulement optimal du projet.

Étape n° 3 Estimez les ressources dont vous avez besoin : de combien de personnes avez-vous besoin, et de quelles ressources spécifiques ? Montrez-vous aussi réaliste que possible dans cette estimation : vous ne voulez ni tomber dans l'excès ni sous-estimer vos besoins. L'un comme l'autre est un risque pour le calendrier et le budget de votre projet.

Étape n° 4 Rassemblez vos ressources : maintenant que vous avez estimé les ressources dont vous avez besoin, intégrez les bonnes personnes et assurez-vous qu’elles disposent effectivement des outils adaptés au travail prévu. C'est ici que vous commencez à regrouper et à organiser correctement les différentes parties du projet.

Étape n° 5 Élaborez un calendrier : tenez compte de tous les détails que vous venez de rassembler, et commencez simplement à les regrouper dans un calendrier. Utilisez toutes vos tâches et vos jalons pour chaque phase de projet, et mettez-les en évidence dans un calendrier.

Étape n° 6 : Reliez les tâches entre elles : comme nous l’avons mentionné plus haut, il est indispensable d'identifier les tâches qui dépendent les unes des autres. En effet, les membres de votre projet s’appuient ensuite sur votre identification exacte des dépendances pour pouvoir faire leur travail efficacement. Si possible, envisagez un système qui envoie des notifications automatiques. Cela permet de limiter les interventions humaines et donc le risque d’erreurs.

Étape n° 7 : Notez absolument tout : on dit bien que « le diable est dans les détails », et c'est vrai : tout détailler est vraiment important. Chaque membre de votre équipe projet doit pouvoir vérifier le statut d’une tâche, d'un jalon ou d'un livrable dont il est responsable, à tout moment. N'oubliez pas non plus de suivre le temps passé sur le projet. Vous aurez ainsi une meilleure estimation des délais et des budgets lorsque vous serez confronté à un projet similaire à l'avenir.

Vous débutez en gestion et en planification de projets ? Démarrez en douceur et téléchargez notre modèle gratuit de plan projet ci-dessous. Il vous aidera à décomposer votre projet en plusieurs parties réalisables, et à vous poser les bonnes questions pour que votre projet fonctionne.

Nous en avons fait un pour Microsoft Word.

Ne sous-estimez pas l'importance d'une bonne planification de projets, mais n’en ayez pas peur non plus : il s’agit de rassembler tous les détails pratiques et de les disposer sur un calendrier réaliste. Que vous soyez un Chef de projets aguerri, ou que vous en soyez devenu un juste par hasard, la structure fournie ci-dessus fonctionne pour tous les types de Chefs de projets ou de secteurs d'activité. Vous pouvez le faire sur papier, avec un tableur ou encore un logiciel spécialisé de gestion de projets, selon la façon dont vous travaillez. Mais une chose est certaine : faites les choses correctement et votre investissement sera payant.