« Nous sommes très fiers de notre module de planification, mais nous voulons que nos clients y consacrent le moins de temps possible. »

À l’époque, tu nous avais parlé en détail des nouveaux projets de Teamleader Focus. Tu avais déjà fait allusion à ce qui nous attendait après avoir travaillé sur le module de projet. Que vas-tu nous dire de nouveau aujourd’hui ?

Servaas : C’est ça. Ces derniers mois, nous avons travaillé dur avec l’équipe sur un tout nouveau module de planification.

Rosalie : Salut ! Je suis Customer Success Manager chez Teamleader Focus. Pour faire court, j’aide nos clients à profiter au maximum de Teamleader Focus. Je suis venue me joindre à vous aujourd’hui pour vous expliquer comment mon équipe et moi allons aider nos clients à exploiter le nouveau module de planification.

Servaas : Le module de planification a toujours existé, mais nous avons remarqué qu’il présentait encore beaucoup de défauts. Nous avons donc décidé de repartir de zéro et de reconstruire entièrement le module, comme ce que nous avons fait avec le module de projet.

À partir d’une certaine taille, nous avons vu que beaucoup de nos clients avaient davantage besoin de planifier les choses. Nous avons également constaté qu’ils avaient besoin d’une bonne vue d’ensemble de la capacité disponible et de ce qui est déjà planifié. Et c’est précisément cette vue d’ensemble qui manquait dans l’ancien module de planification.

Quand une équipe s’agrandit et que la charge de travail augmente, on ne peut plus s’arranger oralement sur qui fait quoi et quand. C’est là qu’un système de planification s’impose. Et c’est la principale raison pour laquelle nous avons conçu ce module.

Servaas : Nos clients veulent avant tout garder une vue d’ensemble de leurs missions, affecter facilement les tâches et replanifier ce qui doit l’être.

Tout d’abord, ils veulent suivre la disponibilité de leur équipe. Si un prospect important les contacte, ils doivent être en mesure de savoir quand ils pourront livrer le projet. Cette vue d’ensemble leur permet de prendre immédiatement connaissance de la charge de travail de l’équipe et de savoir si certains collègues ou certaines équipes peuvent prendre des tâches en plus.

Le deuxième problème qui a été réglé est celui de la planification des tâches. Nous voulons permettre à nos clients de trouver facilement leurs tâches en filtrant différents attributs et en associant une certaine tâche au bon collègue. Ils peuvent ainsi affecter facilement et rapidement la bonne tâche à la bonne personne.

Enfin, il est très important de pouvoir replanifier les choses. Shit happens! Un ou une collègue peut tomber malade ou avoir du mal à tenir un délai. Dans ce cas, nos clients doivent être en mesure de modifier leur planification sans que d’autres projets ne s’en trouvent perturbés. Il est donc indispensable de pouvoir replanifier facilement les projets.

Servaas : Le nouveau module de planification permet également de voir la capacité totale. Les clients peuvent obtenir un aperçu de la capacité par utilisateur, mais aussi de la capacité de l’ensemble de leur entreprise, et ils peuvent même zoomer sur une ou plusieurs équipes. Et c’est là que les choses deviennent intéressantes : les clients peuvent voir, pour un service particulier, quelle est la disponibilité restante ou s’ils doivent reporter des tâches.

Rosalie : Contrairement à d’autres outils, avec Teamleader Focus, l’ensemble de leur flux de travail est centralisé dans un seul et même système. Nos clients créent et envoient leur devis dans Teamleader, puis le convertissent en projet et le traduisent en tâches opérationnelles à réaliser. Désormais, avec le nouveau module de planification, ils peuvent facilement planifier ces tâches dans Teamleader. Une fois leur projet terminé (ou en cours de projet !), ils peuvent créer facilement la facture correspondante dans Teamleader également.

Comme tout est réuni sur une seule plateforme, ils ont une meilleure vue d’ensemble. Alors que s’ils travaillent avec différents outils, ils doivent saisir les informations deux fois, ce qui entraîne non seulement une surcharge de travail, mais augmente aussi les risques d’erreur. En conservant toutes les informations dans Teamleader Focus, ils travaillent plus efficacement, ont une meilleure vue d’ensemble et réduisent la marge d’erreur.

Servaas : Est-il utile de rappeler la facilité d’utilisation de la planification et, surtout, de la replanification des tâches ? En cas d’imprévu (un ou une collègue tombe malade, un autre projet prend du retard...), nos clients doivent replanifier des tâches. Ils doivent pouvoir le faire rapidement et facilement.

Nous sommes très fiers de notre module de planification, mais nous voulons que nos clients y consacrent le moins de temps possible.

Servaas : Des fonctionnalités simples de glisser-déposer permettent aux utilisateurs de placer facilement des tâches dans les agendas de leurs collègues. Un autre aspect important est que la mise en page est toujours personnalisable. Ils peuvent facilement filtrer la vue d’ensemble sur les personnes ou les équipes qui sont importantes pour eux. Ils peuvent également ajuster l’échelle de temps pour voir plus ou moins de jours. Ils peuvent aussi développer les jours et les personnes pour afficher plus de détails.

Le tout, c’est de tenir compte des différentes utilisations. Si nos clients veulent voir beaucoup d’informations, c’est possible. S’ils préfèrent avoir une vue d’ensemble et ne pas se noyer dans les détails, c’est possible aussi. Nous cherchons l’équilibre : ce n’est pas à l’outil de décider de la façon dont nos clients travaillent. Ils travaillent à leur manière et l’outil s’adapte.

Servaas : Avant de faire appel à nous, beaucoup de nos clients travaillaient encore avec Excel ou Google pour leur planification. Ils se retrouvaient donc avec des feuilles Excel éparpillées qui ne communiquaient pas entre elles et n’étaient pas non plus reliées à Teamleader Focus. Résultat : énormément de saisie manuelle et un risque d’erreur très élevé.

Alors, qu’est-ce que notre module de planification peut apporter aux entreprises ? Du temps ! Et des mains libres ! Puisque notre module de planification leur épargne toute la saisie manuelle dans des fichiers Excel. Et nos clients peuvent ainsi profiter du temps qu’elles gagnent pour créer plus de valeur pour leurs clients.

Rosalie : Notre module de planification se concentre sur la planification des personnes. Il est donc principalement utile pour les organisations qui vendent leur temps, qui facturent à l’heure, qui fournissent un service.

La taille de l’organisation est également un facteur déterminant. Plus il y a de personnes qui travaillent, plus il faut planifier, c’est évident. À partir de cinq ou six utilisateurs, nous constatons que les projets sont difficiles à gérer sans module de planification. Mais les petites équipes qui gèrent de nombreux projets déclarent également tirer un avantage notable de notre module de planification.

En principe, tous les secteurs d’activité peuvent profiter de notre module de planification, puisqu’il suffit d’avoir besoin d’assigner régulièrement des tâches à des personnes.

Rosalie : Nous nous en assurons tout d’abord en interne. Toutes nos équipes d’assistance sont formées par l’équipe produit, si bien que nous connaissons tous la planification sur le bout des doigts.

Ensuite, nos clients doivent toujours pouvoir nous trouver. En tant que personne de contact, je dois être accessible facilement, ou ils peuvent poser leurs questions via le chat.

Mais en général, les gens aiment explorer par eux-mêmes. Ils n’ont pas forcément envie de prendre rendez-vous avec moi ou d’attendre* pour obtenir de l’aide. Nous leur proposons donc un large éventail d’articles d’aide utiles et de courtes vidéos pratiques qui les guident à travers le module. Nous organisons également des webinaires pour présenter des démonstrations à grande échelle et répondre aux questions.

Nos clients peuvent donc rechercher des informations par eux-mêmes à tout moment, mais nous restons bien évidemment à leur disposition pour les aider.

*En moyenne, chez Teamleader, vous obtiendrez une réponse à vos questions dans les 3 heures.

Rosalie : Je vous recommande de revoir votre planification avec l’ensemble de l’équipe à des moments précis. Ces moments seront l’occasion de réfléchir brièvement à ces questions : « Qu’est-ce qui est prévu ? » « Est-ce encore faisable ? » Vous vous assurez ainsi que toute l’équipe est au courant de ce qui va se passer.

Vous pouvez ainsi identifier les problèmes à temps et y remédier. C’est très important, car il y a toujours des imprévus. Mais, comme on dit, « bad news early, is good news ». Il s’agit d’être capable de faire face facilement à des événements inattendus.