Facture UBL : la clé d'une facturation efficace
Vous n'avez pas le temps (et l'envie...) de vous renseigner sur tous les aspects de la facturation UBL. C'est entendu, nous vous comprenons. Il est vrai que passer des heures à gérer manuellement son administration et les lois adjacentes réduit votre temps passé sur vos missions, auprès de vos clients.
Avec Teamleader Focus, nous vous libérons de toutes ces tâches fastidieuses concernant la facturation électronique. Vous vous concentrez sur votre travail et notre logiciel se charge d'établir une facture UBL correcte pour toutes vos transactions B2B. Grâce à notre logiciel de facturation, vous créez en quelques minutes une facture avec votre logo, vos couleurs et votre police de caractères. Teamleader Focus la convertit au format UBL et veille à ce que votre (e-)facture parvienne à votre client par les bonnes voies. Un gain de temps considérable ! Découvrez ce que notre logiciel de facturation peut faire pour vous.
peut faire pour votre entreprise.
Qu'est-ce qu'UBL ?
UBL est l'acronyme de Universal Business Language (langage universel des affaires). Il s'agit d'un format standard utilisé pour la facturation électronique. Ce format est considéré comme un modèle que les différents logiciels utilisent pour échanger des factures.
Au lieu du texte brut qu'on retrouve dans un e-mail ou sur une page imprimée, les données d'une facture UBL sont écrites dans le code de programmation XML. Ainsi, les logiciels peuvent facilement lire et traiter les informations contenues dans une facture.
Dans le cadre de la facturation électronique, on utilise systématiquement la facture UBL. Il s'agit d'une facture au format XML, où chaque partie de la facture (description du produit, adresse, montant hors TVA, montant total, etc. possède un identifiant (ou tag) XML. Cela permet à différents logiciels de reconnaître les éléments fixes d'une facture. Cette méthode est excellente, car elle permet de lire et de traiter automatiquement tous les composants d'une facture. Ainsi, vous gagnez en efficacité et réduisez le risque d'erreur humaine. Tout le monde y gagne !
La différence entre les factures UBL et les factures numériques et d'autres systèmes de facturation électronique peut être résumée brièvement. Une facture UBL ou un fichier UBL peut être lu automatiquement, ce qui n'est pas le cas d'une facture numérique. Cette différence peut sembler minime, mais elle a un impact considérable :
Facture UBL | Facture numérique |
Lecture et traitement automatiques par le destinataire | Doit être relue par le personnel et saisi manuellement |
Compatible avec le réseau sécurisé PEPPOL | Non compatible avec le réseau sécurisé PEPPOL |
Vous êtes payé plus rapidement | Le délai de paiement est souvent dépassé |
Aucun risque d'erreur humaine | Travail manuel = risque d'erreurs plus important |
Des coûts moins élevés | Demande beaucoup plus de temps (et donc d'argent) |
Comme mentionné ci-dessus, les factures UBL peuvent être envoyées via le réseau sécurisé PEPPOL. Les factures UBL sont également adaptées à la plateforme Mercurius.
Utilisé pour la facturation électronique, le réseau PEPPOL est un réseau international permettant l'échange sécurisé de factures et d'autres documents. La facturation électronique est déjà obligatoire pour les factures envoyées aux administrations publiques. Mais attention : à partir de 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les transactions B2B.
Il est impossible d'utiliser une facture numérique, telle qu'un pdf, comme facture électronique au sein du réseau PEPPOL. Il est donc important de vous préparer en tant que chef d'entreprise, car à partir de 2026, vous ne pourrez plus utiliser de factures numériques pour vos transactions interentreprises.
Avec Teamleader Focus, vous êtes assuré d'une transition en douceur vers la facturation électronique. Dès la fin de l'année 2024, Teamleader sera connecté au réseau PEPPOL. Ainsi, vous serez prêt et en règle concernant la facturation électronique, et ce, bien avant l'heure. Et qu'en est-il des coûts supplémentaires ? Bonne nouvelle ! Vous pouvez déduire 120 % de ces frais dans votre déclaration d'impôts. Il n'y a donc plus aucune raison de ne pas se préparer à la nouvelle loi sur la facturation électronique.
Sans engagement.
En tant qu'entrepreneur, pourquoi utiliser les factures UBL ? Réponse courte : par obligation.
La réponse longue : selon le projet de loi sur la TVA à l'ère numérique, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les transactions B2B au sein de l'UE. Le projet de loi prévoit notamment que ce mode de facturation devienne la norme au sein de toute l'Union européenne d'ici à 2028.
La facturation électronique devient donc obligatoire dans de plus en plus de pays. En Belgique, elle est déjà obligatoire pour les transactions B2G, et à partir de 2026, pour toutes les transactions B2B.
Mais il serait injuste de voir les factures UBL (et donc la facturation électronique) uniquement comme une obligation. Ce nouveau mode de facturation vous offre également de nombreux avantages en tant qu'entrepreneur.
Une facture UBL est automatiquement lue et enregistrée dans le système du destinataire. Grâce à ce traitement automatique :
- plus aucun risque d'erreur humaine
- les factures sont traitées en un temps record ...
- ... et donc, vous êtes payé plus rapidement
- vous n'aurez plus besoin d'autant de personnel pour établir vos factures.
Le passage à la facturation électronique n'est donc pas seulement imposé par la loi, mais il vous permettra également, en tant qu'entrepreneur, d'économiser beaucoup d'argent. Ça, c'est une loi qu'on peut soutenir !
Vous pouvez créer une facture UBL facilement en utilisant un logiciel de facturation adapté à la facturation électronique. Grâce à un tel logiciel, comme Teamleader Focus, la création d'une facture UBL se fait en trois étapes :
- Saisissez tous les éléments de la facture comme vous en avez l'habitude, y compris votre logo, votre police et les couleurs de votre entreprise.
- Le logiciel convertit ces éléments en une facture UBL au format XML.
- Vous pouvez envoyer la facture à votre client de deux manières : par e-mail ou via le réseau PEPPOL (avec notre intégration).
Vous souhaitez envoyer une facture électronique vers un autre pays européen via le réseau PEPPOL ? Il se peut que cela soit impossible avec une facture UBL. En effet, il existe de nombreux formats de factures électroniques différents à travers le monde. Si le format UBL est utilisé aux Pays-Bas et en Belgique, il se peut qu'un format complètement différent soit requis dans un autre pays.
Quelques exemples :
Pays | Format des factures électroniques |
Pays-Bas | UBL |
France | Factur-X |
Italie | FatturaPA |
Allemagne | ZUGFeRD |
Norvège | EHF |
Finlande | Finvoice |
Suède | Svefaktura |
Eh bien... Comme si c'était pas assez compliqué ! Heureusement, un logiciel de facturation spécialisé peut convertir une facture UBL en une facture au format souhaité pour le pays du destinataire. Vous pouvez donc continuer à travailler efficacement et sans vous soucier du futur de votre relation avec vos clients européens.
Vous cherchez un logiciel pour créer des factures UBL ? Il y a de fortes chances que vous ne sachiez plus où donner de la tête... Il existe en effet un grand nombre d'outils de facturation sur le marché. Mais lequel choisir ?
Il est préférable de choisir un outil de facturation avec lequel vous ne vous contentez pas de facturer, mais avec lequel vous gérez l'ensemble de votre entreprise. Il est dommage de contrecarrer tous les avantages des factures UBL (automatisation, travail plus efficace, etc.) en travaillant avec encore plus d'outils. En effet, le fait de travailler avec plusieurs logiciels différents réduit votre efficacité. La solution ? Un outil tout-en-un tel que Teamleader Focus. Teamleader Focus est un logiciel de gestion commerciale facile à utiliser qui vous permet non seulement de créer des factures UBL pour vos transactions B2B ou B2G, mais aussi...
- Vous disposez de toutes les informations sur vos clients en un seul endroit
- Vous pouvez créer des factures professionnelles en quelques minutes
- Vous êtes payé plus rapidement
- Vous pouvez préparer des devis détaillés (et suivre leur statut en temps réel)
- Vous gardez le contrôle de vos projets
- Vous gagnez en efficacité grâce à sa fonction de planification.
Et grâce à plus de 230 intégrations, vous pouvez réunir tous vos outils préférés en un seul et même endroit. Fini le travail en double sur plusieurs logiciels. Découvrez par vous-même à quel point il est possible de travailler plus efficacement. Testez gratuitement notre logiciel pendant 14 jours !
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Une facture UBL est une facture au format XML.
UBL (Universal Business Language) est un format standardisé pour structurer les factures électroniques.
XML (eXtensible Markup Language) est un langage générique permettant de définir le formatage de ces données structurées.
Vous pouvez considérer l'UBL comme un modèle pour les documents administratifs, tels que les factures. Ce modèle a un format fixe et est établi au format XML.
Il s'agit également d'une facture UBL. Il s'agit d'une facture au format XML, où chaque partie de la facture (description du produit, adresse, montant hors TVA, montant total, etc.) est dotée d'un identifiant (ou d'un tag) XML.
Grâce à Teamleader Focus, vous pouvez créer facilement et rapidement des factures UBL pour toutes vos transactions B2G. Mais Teamleader Focus est plus qu'un simple logiciel de facturation. C'est un outil tout-en-un pour vos devis, factures, CRM, projets et planification.
