Tout savoir sur les factures PEPPOL
Vous préférez consacrer votre temps à votre métier (ce pourquoi vous avez créé votre entreprise au départ !) plutôt que de vous plonger dans la législation et la réglementation relatives à la facturation électronique ? On vous comprend !
Avec Teamleader Focus, vous pouvez être sûr de toujours respecter la législation la plus récente en matière de facturation. Grâce à nos intégrations, vous pouvez envoyer vos factures rapidement et facilement via le réseau PEPPOL. Au total, plus de 230 intégrations relient Teamleader Focus à tous vos outils préférés.
Résultat : un seul et même outil de travail pour l'ensemble de vos activités. La facturation électronique va devenir obligatoire pour toutes les transactions B2B. D'ici à la fin de l'année 2024, Teamleader Focus sera directement connecté au réseau PEPPOL. Avec deux ans d'avance, vous serez fin prêt à faire face à ce changement notoire. Moins de stress, plus d'efficacité.
Qu'est-ce que PEPPOL et la facturation électronique ?
PEPPOL est l'acronyme de « Pan-European Public Procurement Online » (marchés publics paneuropéens en ligne). Le réseau PEPPOL est un réseau international qui permet aux entreprises et aux autorités publiques d'envoyer et de recevoir des documents électroniques en toute sécurité.
Le réseau PEPPOL a été lancé en 2008 par la Commission européenne, en collaboration avec 18 autorités publiques. L'objectif du réseau est de simplifier l'ensemble du processus, allant des achats aux paiements. Les factures électroniques envoyées via le réseau PEPPOL sont traitées de façon automatique. Dix minutes après l'envoi, la facture est déjà intégrée au système du destinataire, sans intervention humaine. C'est un gain de temps considérable ! En outre, le risque d'erreur est minime.
Bien que Peppol soit une initiative européenne, il est aujourd'hui utilisé par des entreprises du monde entier.
Le réseau PEPPOL peut être comparé à un réseau téléphonique (bien sécurisé) :
- Vous disposez d'un identifiant PEPPOL unique (un « numéro de téléphone »).
- Les entreprises peuvent s'envoyer des factures électroniques en toute sécurité via cet identifiant PEPPOL unique.
- Vous accédez au réseau PEPPOL par l'intermédiaire d'un point d'accès (PA). Ce point d'accès peut être comparé à un fournisseur de télécommunications qui vous connecte au réseau téléphonique.
- Les factures ne peuvent être échangées qu'avec d'autres entreprises connectées au réseau PEPPOL.
- Vous envoyez vos factures avec un logiciel de facturation qui se connecte au réseau PEPPOL. Vous conserverez toujours le même identifiant PEPPOL, même si vous changez d'outil de facturation ou de point d'accès. Ainsi, vos fournisseurs et vos clients peuvent toujours vous joindre via le même identifiant PEPPOL.
Les administrations belges utilisent la plateforme du logiciel Mercurius pour l'envoi et la réception de toutes les factures. Mercurius est relié aux points d'accès certifiés du réseau PEPPOL.
Les factures électroniques et PEPPOL
Seules les factures électroniques peuvent être envoyées via le réseau PEPPOL. Une facture numérique, telle qu'un fichier pdf, ne suffit pas.
Une facture électronique est une facture standardisée au format UBL. En clair, les éléments standard d'une facture (expéditeur, taux de TVA, montant, date) sont saisis de manière fixe dans des champs d'information. Si le destinataire et l'expéditeur sont tous deux connectés au réseau PEPPOL, ces champs d'information sont automatiquement lus et introduits dans le système du destinataire. Ainsi, vous n'aurez plus jamais à retaper les informations d'une facture dans votre logiciel de comptabilité !
À l'heure actuelle, l'envoi de factures électroniques n'est obligatoire que si vous fournissez des biens et/ou des services à des administrations publiques. Mais à partir du 1er janvier 2026, il sera obligatoire en Belgique de facturer via PEPPOL toutes les transactions B2B (entre entreprises).
L'obligation de facturation électronique peut induire des coûts supplémentaires. En effet, il se peut que vous deviez passer à un autre logiciel de facturation électronique ou faire évoluer l'abonnement de votre logiciel actuel. Heureusement, le gouvernement belge prend en compte les besoins des entreprises à cet égard ; les coûts supplémentaires encourus pour satisfaire à l'obligation de facturation électronique sont déductibles à 120 %. Cette mesure s'applique tant aux entreprises individuelles qu'aux PME.
L'obligation de facturation électronique et de PEPPOL vous stresse ? Ça se comprend ! Pourtant, passer à la facturation via le réseau PEPPOL présente de nombreux avantages et peut même vous faire économiser de l'argent ! (si, si, on vous assure !) :
Une facture envoyée est traitée dans le système du destinataire en moins de 10 minutes. C'est aussi ça, PEPPOL. La facture est automatiquement lue et saisie et, une fois approuvée, payée automatiquement. Vous ne devez donc plus saisir manuellement les factures de vos fournisseurs. Quel gain de temps !
Non seulement vous gagnez un temps précieux grâce aux factures électroniques, mais votre client peut également traiter et payer vos factures beaucoup plus rapidement. Tout le monde y gagne !
Comme toutes les factures entrantes et sortantes seront traitées immédiatement, votre comptabilité sera toujours à jour. Ainsi, vos flux de trésorerie seront beaucoup plus clairs et les décisions financières seront mieux étayées.
Le traitement automatique des factures ne vous fait pas seulement gagner beaucoup de temps. Il minimise le nombre d'erreurs possibles. Fini la saisie manuelle augmentant les risques d'erreurs. La facture est envoyée, traitée et saisie sans aucune intervention humaine.
Dites adieu aux factures fantômes : tous les utilisateurs du réseau PEPPOL possèdent un identifiant. En outre, il est impossible de modifier une facture dans PEPPOL et les documents ne sont pas accessibles à d'autres parties. En d'autres termes, il s'agit d'un système sécurisé, rapide et fiable.
Vous créez encore des factures numériques ou même des factures papier, mais vous souhaitez vous préparer à la facturation électronique ?
Vous êtes sur la bonne voie ! En effet, d'ici 2026, toutes les transactions interentreprises devront se faire par le biais de la facturation électronique et d'ici 2028, la facturation électronique devra être la norme dans l'UE. Mais comment s'y préparer ?
En réalité, c'est très simple :
- utilisez un outil de facturation électronique
- Reliez-le à votre logiciel de comptabilité
- saisissez vos factures
Et voilà ! Vous êtes en mesure de recourir à la facturation électronique. Il est préférable de demander à tous vos fournisseurs et clients de passer eux aussi à la facturation électronique. En effet, vous ne pouvez envoyer et recevoir des factures électroniques via le réseau PEPPOL que si vos fournisseurs et vos clients y sont également connectés. Ce n'est pas le cas ? Impossible de continuer vos transactions. En raison de la législation à venir, ils devront eux aussi passer au réseau PEPPOL avant Janvier 2026. Et d'ici là, vous serez déjà prêt et parfaitement familiarisé avec le système.
Comment faire face aux coûts supplémentaires encourus ? Vous pourrez les déduire de vos impôts à hauteur de 120 %. Par-fait.
Vous voulez savoir comment choisir un logiciel de facturation ? Ou vous vous demandez comment implémenter un nouvel outil de facturation dans votre entreprise ? Trouvez réponse à vos questions dans notre guide « Logiciel de facturation : facturer en toute simplicité ».
Nouvelle législation en matière de facturation électronique ? Vous serez prêts, grâce à Teamleader Focus.
Ce logiciel vous permet non seulement de créer et d'envoyer des factures, mais il constitue également un outil tout-en-un pour votre CRM, vos devis, vos projets et votre planification. Ainsi, vous gérez votre entreprise en un seul endroit. Grâce à plus de 230 intégrations, connectez-y tous vos outils préférés, tels que votre logiciel de comptabilité, de marketing et votre calendrier. Essayez-le maintenant pendant 14 jours, gratuitement et sans engagement.
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