Qu’est-ce qu’une facture d’avoir et comment la créer?
Nous émettons généralement des factures pour demander le paiement d’une prestation à un client. Toutefois, la facture d’avoir s’avère incontournable en cas de trop-perçu. Que vous ayez fait une erreur sur le montant de la TVA, annulé une partie du travail réalisé ou oublié de tenir compte d’une facture d’acompte dans le calcul du solde, il se peut que vous deviez procéder à quelques ajustements à postériori.
C’est justement là qu’intervient la facture d’avoir. Vous vous demandez dans quels cas l’utiliser et comment créer ce document? Nous répondons à toutes vos questions!
Facture d’avoir : définition
La facture d’avoir (ou note de crédit), en comptabilité, vise à modifier les erreurs d’une ou plusieurs factures passées. En effet, une fois les factures envoyées aux clients, vous ne pouvez plus les rectifier.
Pour aplanir la situation, vous n’avez pas d’autre choix que de créer une nouvelle note de crédit, en faveur de votre collaborateur. Vous pouvez ainsi rembourser les sommes que vous lui devez, de manière totalement légale!
Les montants d’une facture d’avoir sont variables : s’ils peuvent annuler totalement une facture, ils peuvent aussi être partiels et ne concerner que quelques éléments.
Une facture d’avoir, comme nous l’avons mentionné, vous permet de faire parvenir à votre client des sommes que vous lui devez. Cela peut être le cas :
- Suite à la réception d’un acompte trop important par rapport au montant de la prestation ;
- À cause d’une erreur dans la TVA ;
- Après un retour de produit, en cas d’insatisfaction ;
- Pour annuler une facture antérieure ;
- En guise de remise, notamment si vous souhaitez dédommager votre client pour un retard ;
- Parce que vous avez mal encodé un prix, une désignation ou une quantité…
Les factures d’avoir sont donc incontournables, de manière à maintenir votre comptabilité en règle. Si cela vous permet d’une part d’éviter les litiges, c’est aussi une manière de conserver un historique de tous vos mouvements de trésorerie.
Finalement, face à votre professionnalisme, votre relation client ne peut que s’améliorer!
Les mentions légales à intégrer à une facture d’avoir, en comptabilité, sont très similaires à celles des factures classiques!
Vous devez notamment y faire figurer :
- Les informations de votre entreprise, incluant statut juridique, siège social, nom, coordonnées de contact, numéro SIREN, de TVA… ;
- Les coordonnées du client ;
- Les produits ou services pour lesquels vous émettez la facture d’avoir ;
- Les quantités, prix unitaires et totaux HT et TTC ;
- Les délais et modalités de remboursement ;
- Le taux de TVA que vous appliquez ;
- La date d’émission de la facture ;
- Un numéro. Celui-ci respecte généralement le système de numérotation actuellement en place pour vos recettes (en mentionnant par un symbole qu’il s’agit d’un avoir). Légalement, toutes vos factures doivent se suivre chronologiquement, sans rupture!
- La référence de la facture à laquelle l’avoir est lié, ainsi que sa date d’émission…
Bien sûr, au lieu du terme « facture », c’est celui de « facture d’avoir » qui doit apparaître. De même, le « total à créditer » remplace l’habituel « total à payer ».
Attention : assurez-vous de ne rien oublier, en vous référant à des sites gouvernementaux officiels (https://www.belgium.be/fr/economie/entreprise, etc.).
Afin de concevoir vos documents de facturation, vous pouvez très bien recourir à un outil CRM performant. Teamleader vous offre la possibilité de créer des avoirs, sur la base d’une précédente facture… ou non!
Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner l’exemple de facture d’avoir qui vous plaît le plus, avant de le personnaliser. Bien souvent, la charte graphique et le template sont identiques à tous les autres modèles utilisés dans votre comptabilité.
Par la suite, chaque fois que vous créez des notes de crédit, vous pouvez réutiliser la même structure.
Faites appel à Teamleader pour bien gérer vos factures!
Pour savoir parfaitement où vous en êtes, un outil CRM tel que Teamleader se révèle être un précieux allié. En effet, nous simplifions au maximum votre facturation et automatisons vos processus. Le but? Vous faire gagner du temps, de la sérénité et de l’efficacité. Pour n’oublier aucun paiement et connaître l’état de votre trésorerie en temps réel, c’est un atout de taille!
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Aucune carte de crédit ne vous sera demandée.
