Comment faire un bon suivi de projet?
L’importance d’un bon suivi de projet
L’essentiel, pour un bon suivi de projet, c’est de s’assurer que l’on va dans la direction souhaitée par le client tout en respectant ses objectifs, budgets et délais. Pour ce faire, il faut planifier son projet, mesurer son avancement et organiser correctement toutes les activités de l’entreprise.
Un bon gestionnaire de projet en ligne ne vous évitera pas les problèmes mais en réduira quand même le risque et surtout, vous permettra toujours de les détecter rapidement et de rebondir adéquatement dès que vous faites face à l’un d’eux.
Pour vous mentionner les principaux avantages de l’utilisation d’un outil de suivi de projet, nous pensons à :
- Une vision toujours claire de l’avancement de votre projet ;
- Une gestion de vos ressources optimale ;
- Une responsabilisation de vos collaborateurs ;
- Un partage d’informations simplifié ;
- Un gain de temps dans la facturation de vos services ;
- Une collaboration et une productivité accrues ;
- Une estimation de votre marge par projet ;
- Un suivi du temps de travail de votre équipe à toute épreuve.
Pour vous permettre un suivi de projet rentable, Teamleader a décidé de vous partager ses précieux conseils. Notre stratégie fonctionne en trois temps :
Organisez celui-ci de la meilleure des manières en vous basant sur une étude réalisée au préalable. Ainsi, vous êtes sûrs de savoir comment gérer vos ressources, budgets et délais et de satisfaire tous les besoins de votre client.
Dispatchez celles-ci au sein de votre équipe, selon les compétences de vos différents employés. En ayant une vue globale de l’activité de vos collaborateurs, motivez-les et prévoyez les possibles faiblesses pour les pallier immédiatement.
Le mot clé du suivi de projet : contrôle. Veillez au bon déroulement de votre projet et au respect de toutes vos échéances. En gardant tout sous la main à tout moment, apprenez à anticiper les risques relatifs à vos projets pour proposer des services de meilleure qualité à vos clients.
Pour mener vos affaires à bien, différentes fonctionnalités vous sont proposées par les outils de suivi de projet :
- Le cahier des charges : celui-ci peut vous servir de référence à tout instant pour être sûr que vous vous dirigez dans la bonne direction en ce qui concerne vos objectifs, délais et budgets.
- Le planning : déterminez-y les actions à effectuer et leur durée. Voyez également à qui vous avez confié quelles tâches pour tenir toute votre équipe à l'œil et corriger le tir en cas d’erreur ou de faiblesse.
- Les tableaux de bord et diagrammes : qui peuvent se révéler bien utiles pour acquérir une vue d’ensemble de votre projet, voir ce qui est terminé, en cours et à faire. À terme, vous pourrez aussi analyser quelles actions vous ont pris le plus de temps et d’énergie et ainsi, optimiser vos futures propositions.
- La communication : que ce soit avec une messagerie interne ou via des réunions de suivi régulières, il est important que vous ayez des retours concrets de toutes les parties prenantes de votre organisation. De cette manière, tout le monde est au courant de l’avancée de tout votre projet et vous vous assurez une transparence la plus totale.
- Des indicateurs de suivi de performance : idéaux pour analyser la situation quant à votre cahier des charges et évaluer votre marge de progression.
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Les clés du succès de la gestion de projets
Planifiez l’affectation de vos ressources, surveillez les délais et livrez les projets à temps et dans le respect du budget. La gestion de projet n’est pas toujours une mince affaire. Ce livre numérique vous apprendra toutes les ficelles du métier et vous aidera à réaliser de meilleurs projets.
Le suivi de projet avec Excel, c’est possible, dans le cadre de petits projets… seulement, les fonctionnalités sont restreintes. Manipuler des feuilles de calcul à se partager par mails, ça fonctionne lorsque vous n’avez pas trop de tâches à gérer ou trop de membres au sein de votre équipe. Cela peut être utile pour démarrer mais vous voudrez peut-être opter pour une solution qui vous permette de manager votre projet en temps réel.
Assurer un suivi de projet avec Trello, c’est également une possibilité. Cet outil avec une approche spécifique très visuelle à l’image de post-its sur un tableau vous permet de planifier et d’organiser de simples projets facilement et rapidement. Seulement, cela peut s’avérer un petit peu délicat dès lors que votre entreprise grandira.
En somme, on peut dire qu’Excel et Trello sont des outils de gestion de projets collaboratifs mais, in fine, ce ne sont pas réellement des solutions qui vous permettront de gérer des projets de plus haute envergure. Ces outils ne présentant pas forcément toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour gérer votre entreprise, vous risquez de vous sentir un peu limité dans vos actions.
C’est par contre le cas de notre logiciel de suivi de projet Teamleader Focus. Nous vous proposons un outil tout en un, alliant gestion de projet, gestion de clients, suivi du temps et facturation, le tout en quelques clics seulement !
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