Cold mailing et mails de prospection : exemples, conseils et pièges à éviter
Parmi les défis que doivent relever les entreprises, la prospection demeure aujourd'hui encore un point épineux. Manque d'aisance, approche trop agressive, absence de personnalisation, cible mal définie... Ces écueils nous font passer à côté de belles opportunités. Heureusement, une bonne stratégie, couplée à un CRM de qualité, peuvent changer la donne.
Voici donc un tour d'horizon du cold emailing. En quoi consiste-t-il? Comment trouver l’adresse email d’une entreprise? Quelle approche adopter, afin de convertir ses prospects en clients? Que faut-il éviter à tout prix dans un email de prospection?
Teamleader vous aiguille, afin de catalyser vos ventes.
Cold emailing : une petite définition
Les différents types de prospection
Lorsque nous parlons de prospection, deux approches se complètent. Nous avons donc :
- l'inbound marketing, ou marketing entrant. Il consiste à attirer à soi des leads qualifiés, sans aucun démarchage direct. Il comprend notamment les stratégies de promotion sur les réseaux sociaux, la génération de trafic sur son site web, les affiches publicitaires et tous les moyens de communication dans l'écosystème digital de l'entreprise ;
- l'outbound marketing, ou marketing sortant. Il s'agit ici de cerner les profils de vos acheteurs cibles, et de partir à leur rencontre. Que ce soit par téléphone, sur le terrain ou encore par email, les canaux doivent être choisis en fonction de vos clients potentiels.
Pour établir un bon plan de prospection, vous devez choisir vos supports communicationnels en fonction de votre cible et de votre budget. Et comme vous l'aurez compris, c'est dans cette deuxième catégorie qu'entre le cold emailing!
Qu'est-ce que le cold emailing?
Le cold emailing, que l'on traduit en français par "envoi de mails à froid", consiste à expédier des courriers électroniques aux profils apparaissant comme vos acheteurs cibles. Cette première approche, dont l'enjeu est crucial, attise souvent la réticence. Et cela se comprend! Si vous vous adressez à la mauvaise personne, que vous employez un ton inadapté ou que votre angle d'attaque n'est pas pertinent, vous prenez le risque de perdre un client. Pire encore : c'est votre crédibilité qui est en jeu!
Pour que votre stratégie de prospection soit fructueuse, il est donc nécessaire de la façonner dans les moindres détails. Voici ce que vous devez savoir, afin de personnaliser votre campagne de cold emailing!
Vous ne pouvez pas lancer de campagne de cold emailing sans contacts. Mais attention : les adresses mail font partie des données personnelles de vos prospects. Selon le RGPD, vous n'êtes donc pas autorisé à leur envoyer de messages commerciaux sans un accord explicite, sauf si votre destinataire est déjà client de votre entreprise. En d’autres termes, il faut qu’il ait acheté un bien ou service par le passé, similaire à celui pour lequel vous le démarchez, et ait accepté vos conditions d’utilisation. Quoi qu’il en soit, votre contact doit pouvoir se désinscrire quand il le souhaite, et être informé que son adresse sera utilisée à des fins de prospection.
Note : pour éviter de froisser vos interlocuteurs et afin de rester dans la légalité, demandez-leur toujours une autorisation avant de les intégrer à votre liste de diffusion !
Vous vous lancez dans la prospection B2B ? Dans ce cas, vous devez vous adresser à des destinataires bien précis, et pouvoir justifier pourquoi vous avez choisi ce prospect plutôt qu’un autre. Son domaine d’activité doit effectivement être en lien avec le vôtre. De même, faites toujours savoir à vos destinataires quelles données vous utilisez, à quelles fins et comment ils peuvent s’y opposer. Finalement, si vous constatez qu’aucune réponse ne vous parvient, n’hésitez pas à retirer vous-même les adresses concernées de votre liste de diffusion.
Bon à savoir : les adresses mail génériques sont exclues du RGPD, dans la mesure où elles ne concernent personne précisément (hello@entreprise.fr, contact@groupe.com…). Dans tous les autres cas, un opt-in est indispensable.
Avant de recourir à certains outils très puissants, vous pouvez miser sur des techniques un peu plus ancestrales pour trouver l’adresse email d’une entreprise. En effet, Google regorge d'informations.
Vous avez entre autres la possibilité de :
- Mener votre enquête sur les réseaux sociaux. De Twitter à LinkedIn, en passant notamment par Facebook, il se peut que vous découvriez les coordonnées dont vous avez besoin. Mieux encore ? Grâce au plugin LinkedIn de Teamleader Focus, vous pouvez instantanément enregistrer vos nouveaux contacts directement dans le CRM!
- Rechercher sur les pages contact des sites web ;
- Vous inscrire aux newsletters de vos prospects, afin de recevoir leurs emails (et donc, leur adresse!) ;
- Saisir sur Google le nom de votre prospect ou celui de l'entreprise que vous visez, accolé au terme "email"...
Si vous ne trouvez pas ce que vous recherchez, vous pouvez heureusement aller plus loin.
Pour trouver l’adresse email de l’entreprise que vous ciblez, bien des outils simplifieront vos recherches. De Dropcontact à Hunter.io, en passant par Clearbit Connect, FindThatLead ou par exemple Voila Norbert, il existe probablement une solution adaptée à vos attentes et à votre budget!
Un bon outil de gestion de la relation client vous permettra ensuite de personnaliser à 100 % les interactions avec vos interlocuteurs. Dans ce cadre, Teamleader vous aide à savoir où se trouvent vos prospects dans l'entonnoir de conversion, quels sont les échanges que vous avez eus avec eux et quelles sont les opportunités de vente à ne pas manquer! Vous savez alors quand agir, et comment vous y prendre.
Le digital offre donc une visibilité très précieuse, aussi bien dans un cadre de prospection B2B que B2C. Qui plus est, cet outil centralisé permet à toutes vos équipes de disposer des informations nécessaires, à tout moment. Vous réduisez ainsi les erreurs, les duplications de contenu et les pertes de données, pour demeurer pertinent en permanence.
Si vous souhaitez lancer une campagne de cold emailing, ce n'est pas auprès de n'importe qui! Chaque envoi de courriel mérite une attention toute particulière, afin de faire mouche. Notre experte en vente, Aileen Deloof, l'affirme d'ailleurs avec pertinence :
Chaque email de prospection doit s’appuyer sur une petite recherche. Pourquoi? Parce que vous devez connaître votre prospect avant d'établir un contact avec lui. En consultant son profil LinkedIn ou encore son site web, vous trouverez des indices sur ses centres d'intérêt et, grâce à ces informations, établirez l’objet de votre stratégie de cold emailing. Définir votre angle d’attaque vous aidera à vous démarquer et à susciter l’intérêt de votre destinataire.
Oui : selon le type de clients auquel vous avez affaire, votre stratégie ne sera pas la même!
Pour que votre lecteur se sente concerné par votre email de prospection, il est nécessaire d'identifier sa problématique. Mettez-vous donc à sa place et cernez ses objectifs, ses contraintes ainsi que les éléments qui pourraient lui changer la vie. À la lecture de votre courriel, il ne doit pas être soumis à une pression quelconque. Au contraire : vous aurez rempli votre mission s'il ressent naturellement le besoin de faire appel à vous!
Les 3R correspondent donc à :
- Relevance, ou pertinence. Dès votre accroche, votre lecteur doit voir que vous le comprenez et que vous avez quelque chose à lui apporter. Ne racontez pas votre vie, mais la sienne!
- Reward, ou récompense. Votre email de prospection commerciale ne doit surtout pas commencer par un message du genre "Découvrez notre produit ou service, le meilleur du marché!" Posez tout d'abord le contexte, soulignez véritablement les problèmes de votre prospect, ce qui l'empêche de progresser, ce qu'il gagnerait s'il avait une solution sous la main... puis proposez un lien qui finira de le convaincre. Bien sûr, cet email est aussi l'occasion de vous démarquer. Profitez-en!
- Request, ou demande. Une fois votre message délivré, le cold emailing doit inciter à l'action avec subtilité. N'imposez pas de contrainte, telle que "Seriez-vous d'accord pour un appel découverte d'une quinzaine de minutes?" Trop dissuasive, cette tournure peut être remplacée par une question, à reprendre dans votre prochain mail. Vous pouvez par exemple proposer une ouverture du style : "Est-ce une priorité pour votre entreprise?", ou "Êtes-vous également concerné par ces problématiques?"
C'est un moyen efficace d'attiser la curiosité, sans brusquer votre prospect.
Selon Aileen Deloof, afin de transformer l'essai, votre message doit être concis et impactant. Adieu donc longues et ennuyeuses introductions, qui diluent la puissance de votre email de prospection : commencez plutôt par une phrase d'accroche percutante, qui capte immédiatement l'attention de votre lecteur!
Une fois la connexion établie et votre message délivré, il vous faudra clore le tout par un appel à l'action clair.
Comme le dit justement Aileen Deloof, "l'utilisation de modèles et de copiés-collés doit vraiment être bannie lorsqu'il est question de rédiger un email de prospection. La personnalisation est indispensable, tout comme le fait de capter immédiatement l’attention. Évitez donc les introductions ennuyeuses, les paragraphes interminables et l’emploi du "je". Concentrez-vous sur votre prospect, et encore une fois, allez droit au but!"
Qui dit cold emailing dit aussi subtilité. En effet, si votre prospect se fait assaillir de messages, il y a peu de chances qu'il vous réponde positivement. La règle des 3x3 vient justement poser une limite raisonnable. Il vaut ainsi mieux s'en tenir à un maximum de trois emails de relance, espacés d'au moins trois jours chacun. Voici la vidéo de la règle des 3x3 en anglais avec sous-titres français disponibles.
"Il m'arrive d'enfreindre cette règle", confesse toutefois Aileen Deloof. "Si je vois que le destinataire ouvre mon email (ce qui est fréquent), je le fais suivre immédiatement d'un appel téléphonique. Dans d'autres cas, je lui laisse encore un jour ou deux."
Par ailleurs, sachez que tous les moments ne sont pas aussi stratégiques pour envoyer vos emails à froid. De manière générale, ceux arrivant entre 9h et 11h ont plus facilement tendance à se démarquer. De même, il semble intéressant de les expédier en début de semaine ou juste avant le week-end, pour bénéficier d'une attention accrue.
N'oubliez pas non plus de suivre les résultats de votre campagne de cold emailing, à l'aide d'indicateurs parlants! Ceux-ci comprennent notamment le taux d'ouverture de vos emails de prospection, le taux de réponse ainsi que l’évolution de votre taux de conversion. Selon les résultats, il deviendra possible d'ajuster votre approche.
Si vous souffrez du syndrome de la page blanche et que vous ne savez pas par où commencer, l'IA peut constituer une bonne source d'inspiration. Bien entendu, tout dépend de votre prompt! Spécifiez clairement :
- la stratégie à adopter dans l'email de prospection ;
- ce que vous attendez de votre prospect à la lecture de votre message ;
- les éléments que vous voulez absolument voir apparaître dans le texte...
Plus votre demande sera précise, plus vous aurez de chances d'obtenir un résultat pertinent!
Cold emailing et IA : exemple
Mettons-nous dans la peau d'un organisme de formation. Imaginons que celui-ci souhaite faire découvrir son site web à ses prospects. Notre prompt, pour un premier email de prospection, pourrait alors être :
"Je représente un organisme de formation appelé Kompetenz. Je désire permettre à de nouveaux prospects de découvrir mon site web kompetenz.be. Pour ce faire, l'objectif est de générer un email pertinent à froid. Il faut donc s'appuyer sur la règle des 3R Relevance, Reward, Request, le tout, en se concentrant sur le besoin et les problématiques du lecteur. Cela peut par exemple concerner l’envie de monter en compétences pour lancer son activité ou le besoin en formation pour obtenir une promotion. La référence au site ne doit apparaître qu'en dernier lieu, une fois le cadre posé. Ce mail doit être concis et percutant. Insère une phrase d'accroche qui retienne l'attention de façon originale, en t'appuyant sur une statistique liée au monde du travail."
Voici l’exemple de cold emailing formulé par ChatGPT 4 :
"Bonjour [Prénom],
Savez-vous que selon une récente étude de l’OCDE, 76 % des salariés souhaitent développer de nouvelles compétences pour se sentir plus épanouis dans leur travail ? Votre nom m’a été recommandé par un contact professionnel et il semble que vous pourriez être l’un de ces 76 %.
Chez Kompetenz, nous comprenons l’importance de continuer à se développer et à apprendre dans un environnement de travail en constante évolution. Il est crucial de rester à jour avec les compétences les plus recherchées et nécessaires dans votre secteur pour vous maintenir à la pointe et augmenter vos chances de promotion ou de lancement d’une nouvelle activité.
En tant que leader dans la formation professionnelle, nous avons aidé des milliers de professionnels comme vous à monter en compétences et à réaliser leur plein potentiel. Nous croyons fermement que le savoir est le levier qui permet de transformer votre carrière et de vous ouvrir de nouvelles portes.
Si vous êtes prêt à explorer des opportunités de formation qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs professionnels, nous serions ravis de vous offrir une session de consultation gratuite avec l’un de nos experts en formation. C’est notre façon de vous remercier d’avoir pris le temps de lire notre message et de vous engager dans votre développement professionnel.
Pour en bénéficier, cliquez simplement sur le lien suivant et choisissez le créneau qui vous convient le mieux : [Lien vers la réservation]
Pour plus d’informations sur la manière dont Kompetenz peut vous aider à accélérer votre développement de compétences et à atteindre vos objectifs de carrière, je vous invite à visiter notre site web kompetenz.be
Au plaisir de vous accompagner dans votre parcours d’apprentissage.
Cordialement,
[Votre Nom]
[Votre Poste]
Kompetenz"
Si l'IA constitue certes une aide précieuse en cas de manque d'inspiration, ou si vous ne savez pas comment structurer votre contenu, il demeure essentiel de retravailler les emails de prospection générés. En effet, les statistiques et informations communiquées par ChatGPT ne sont pas toujours vraies!
Dans cet exemple de cold emailing, nous ignorons si le « 76 % » mentionné en accroche est réel, ou s’il a été inventé par l’IA. À vous donc de rechercher les bons chiffres, issus d’études réelles, récentes et facilement accessibles! De même, les tournures lourdes générées ne sont pas adaptées aux emails de prospection.
Votre prompt vous permettra donc de vous inspirer, mais il ne doit être rien de plus qu’un outil. Après tout, l'humain, c'est vous! Si le contenu ne va pas à l'essentiel, manque de personnalisation, est indélicat ou ne se souligne pas le plus important, c'est à vous de le reprendre pour l'aligner sur votre vision.
Actuellement, le cold emailing est une technique de prospection appréciée par les marketeurs. Considérée comme étant moins intrusive que la prospection téléphonique, c'est effectivement un levier prometteur... Mais encore faut-il l'utiliser de la bonne façon!
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