Comment le capacity planning peut-il accroître la rentabilité de votre entreprise ?

Le capacity planning se révèle bien souvent être un défi, et ce, surtout dans le secteur des services. En effet, nous rêverions tous de pouvoir lire l'avenir pour savoir qui solliciter, et quand. Gérer parfaitement sa capacité consiste justement à anticiper les ressources et personnes dont vous aurez besoin, pour mener à bien l'ensemble de vos projets dans le délai et les budgets impartis.

Cela concerne aussi bien les missions inachevées que celles n'ayant pas encore débuté, ce qui, sans l'aide de bons outils, constitue un véritable casse-tête. 

Mais alors, quelle est la différence entre la planification des capacités et le resource planning ? Et comment s'assurer que vos processus fonctionnent parfaitement ?

C'est justement ce que nous allons voir.

Un capacity management de qualité est essentiel pour garantir le bon fonctionnement de votre infrastructure. Ainsi donc, un plan de capacité bien conçu vous permet :

Un bon plan de capacité vous permet d'estimer avec précision la durée du projet, de prévoir le budget à lui allouer et de connaître exactement le nombre de personnes et de ressources dont vous aurez besoin. C'est même indispensable pour éviter les goulets d'étranglement, les interruptions de production, les pertes de temps et, par extension, l'insatisfaction client et la perte d'argent. En misant sur un bon logiciel de capacity planning, vous pouvez voir en temps réel les problèmes dans vos plannings, ainsi que les risques de retards.

Équilibrer la charge de travail de vos employés, tout comme affecter les personnes ayant les bonnes compétences aux bonnes tâches, permet à vos employés d'être plus satisfaits et plus productifs. Vous éviterez également l'inactivité et la lassitude, ce qui accentue l'engagement de chacun. Mieux encore ? Renforcer le bien-être au travail réduit aussi la probabilité de congés maladie ou de burnouts.

Une bonne gestion de la capacité permet de garantir que vos équipes et ressources s'alignent parfaitement sur les exigences du projet. En d'autres termes, chacun s’occupe des tâches qui lui incombent au bon moment, impliquant une efficacité accrue. Les projets sont ainsi achevés plus rapidement, les coûts sont réduits, et les clients, satisfaits.

Le but de Teamleader Focus est simple : vous offrir de la clarté, minimiser vos coûts et assurer la satisfaction de vos employés. Grâce à notre nouvelle fonction de planification, vous pouvez en effet :

• Planifier facilement les missions de votre personnel et suivre en temps réel le travail des membres de vos équipes ;
• Connaître instantanément les taux de charge actuels et futurs de vos collaborateurs, afin d'anticiper et de prendre les mesures qui s'imposent ;
• Suivre l'avancement de votre projet ou de vos activités où que vous soyez, grâce à notre application mobile.

Vous voulez tester notre logiciel de capacity planning, pour voir les retombées positives sur votre business ? Essayez-le donc dès maintenant pendant deux semaines, gratuitement et sans engagement. Aucune carte de crédit ne vous sera demandée !

Vous avez une tâche urgente à accomplir mais personne n'a les compétences requises pour la mener à bien. Un projet important est retardé, alors que vous avez embauché de nouveaux collaborateurs. Une de vos équipes est dans le rouge, alors que d'autres employés ont du temps libre.

Ces cas de figure vous semblent familiers ? Rassurez-vous, car vous n'êtes pas un cas isolé. Quelle que soit la justesse de votre planification, la gestion de la capacité demeure un véritable défi pour les entreprises. C’est pourquoi celles-ci ont tout intérêt à choisir un outil de gestion des capacités adapté à leurs besoins et à leur agence.

Découvrez donc sans tarder Teamleader Orbit, notre puissant logiciel destiné aux agences. Grâce à lui, il vous devient possible de visualiser en un clin d’œil quels sont les projets terminés, les tâches restant à accomplir, tout comme celles n'ayant pas encore été attribuées. 

Avec notre fonctionnalité intuitive de glisser-déposer, concevoir les plannings de vos équipes devient un véritable jeu d'enfant. Que ce soit par personne, par compétence ou par service, vous disposez en effet d'une visibilité claire sur vos activités, et pouvez procéder sans difficulté aux ajustements qui s'imposent.

Vous êtes curieux à l'idée d'en savoir plus ? Découvrez donc ce que Teamleader Orbit peut faire pour votre organisation.

Afin de bien démarrer votre capacity planning, sachez qu'il vous est possible de diviser le processus de planification en quatre étapes :

• Étape 1 : Examiner les projets en attente 

Quels sont les projets à venir ? Et de combien d'ETP/heures avez-vous besoin pour les mener à bien ? Cette phase préliminaire vous permettra d'estimer au plus juste la capacité dont vous aurez besoin, dans les semaines et mois à venir.

• Étape 2 : Déterminer la capacité disponible.

Une fois que vous savez quelle est la charge qui vous attend, il vous faut examiner votre capacité actuelle. Cette analyse doit être faite tant au niveau global de l'entreprise que par équipe et par employé. Disposez-vous de suffisamment de main-d'œuvre pour tous les projets prévus ? Devez-vous embaucher du personnel ou faire appel à des freelances, afin de vous épauler dans les mois à venir ?

• Étape 3 : Déterminer les sous-tâches, leur ordre et les priorités

Il est essentiel que vous sachiez quelles sont les tâches à venir, afin d'affecter les bonnes personnes au bon moment. À vous donc de cerner quel est votre objectif, quels sont les sous-tâches et les jalons de chaque projet, sans oublier de mettre en lumière les priorités.

Une fois que vous aurez défini les interconnexions entre les événements, et que vous saurez dans quel ordre procéder, vous pourrez passer à l'étape suivante.

• Étape 4 : Attribuer vos tâches aux bonnes personnes

Il est désormais temps de répartir les tâches entre les équipes et les employés. Qui est responsable de quoi ? Fixez des délais pour chaque mission et confiez-les à vos collaborateurs.

Pour les agences de communication ou de marketing, un bon capacity planning peut souvent ressembler à un jeu d'équilibriste. Lorsque ces entreprises nous contactent, elles sont en effet souvent confrontées à des défis de planification conséquents.

Notons par exemple :

• Un dépassement de budget ou des retards dans la réalisation des projets ;- L'impossibilité d'impliquer certaines personnes dans les projets, ayant pour conséquence une baisse de rentabilité ;
• Une surcharge chez certains membres de vos équipes, ce qui entraîne un épuisement professionnel ;
• La sollicitation de profils seniors plus coûteux pour sauver les projets, ce qui entraîne une perte de revenus pour l'entreprise. 

Sans l'aide d'outils, la planification de la capacité est effectivement un puzzle très complexe. En cela, Teamleader peut devenir un pilier incontournable pour les chefs de projet, dans cette planification comme dans l'allocation des ressources. Pour identifier les goulets d'étranglement, et vous offrir une visibilité complète sur votre activité, c'est un atout au service de votre rentabilité. 

Avec Teamleader, vous pouvez :

• Connaître la charge réelle de votre organisation sur une période donnée. 
• Déterminer la capacité nécessaire pour finaliser vos projets. Disposez-vous d'un nombre suffisant de personnes et ont-elles les compétences adéquates ? Réalisent-elles ce pour quoi vous les avez sollicitées, ou devez-vous procéder à des ajustements ? Certaines tâches ou étapes posent-elles des problèmes ? Notre outil vous permet de répondre aisément à ces questions.
• Ajuster facilement vos calendriers, faire appel à de nouvelles recrues pour éviter les retards ou surcharges et intervenir en cas de déséquilibre.
• Savoir immédiatement si vous manquez de main d’œuvre et prendre les bonnes décisions en matière de recrutement.
• Gérer sans effort votre personnel, l'utilisation de vos ressources et le suivi de vos projets.

Et si vous décidiez d'aborder sereinement les échéances à venir ? Pour ce faire, vous pouvez essayer Teamleader Focus pendant deux semaines. Aucune carte de crédit ne vous sera demandée !