Gestion de projet : ces 5 étapes à suivre
La majorité des projets peuvent être définis selon 5 étapes : l’initiation, la définition et la planification, l’exécution, l’implémentation, le contrôle et la fermeture. Chacune de ces étapes implique des tâches spécifiques qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.
Lors de cette étape, votre équipe va évaluer les fondements du projet : est-ce en phase avec l’entreprise ? Sommes-nous capables de le réaliser ? Va-t-on en tirer un bénéfice ? Si la réponse est trois fois oui, alors foncez et définissez la portée ou les résultats souhaités pour ce projet et identifiez les partenaires potentiels. Si par la suite votre projet a besoin d’une étude de faisabilité, il est grand temps de s’y mettre.
De cette étape va naître le plan de projet qui nécessitera d’être approuvé par toutes les parties prenantes impliquées dans le projet. Un plan de projet équilibré et consciencieux permettra d’éviter tout malentendus ou tout faux espoir par la suite.
C’est lors de cette phase cruciale que la feuille de route du reste du projet sera dessinée. Celle-ci inclut (sans pour autant s’en limiter):
- La définition d’objectifs concrets
- L’estimation des coûts
- La définition de la portée et des délivrables clés du projet
Le plan du projet inclura les informations en rapport avec l’obtention des ressources, ainsi qu’avec la production, les risques à gérer, les éventuels imprévu, la communication interne et externe avec les actionnaires, etc. Idéalement, ce plan contiendra un calendrier clair des dates importantes. Le meilleur moyen étant de fonctionner par étape clé impliquant un objectif et une date butoir à atteindre absolument.
Dans la majorité des cas, cette étape correspond au moment où votre projet prend forme dans le monde extérieur. Cela débute avec une réunion d’équipe où chacun prend connaissance de ses tâches et de chaque détail du projet. Cette étape vise à produire des délivrables de qualité. En tant que chef de projet, votre tâche est d’allouer vos ressources de façon optimale et de garder votre équipe concentrée sur leurs tâches. Cela signifie également que le succès de la phase d’exécution dépend de votre rigueur lors de la phase de planification de projet.
La phase de contrôle chevauche souvent la phase d’exécution. Durant le projet, vous garderez un œil sur le statut des délivrables et vous programmerez régulièrement des réunions avec votre équipe pour rester sur la même longueur d’onde. Durant cette phase, vous veillerez notamment à rester dans la portée que vous vous êtes fixée.
Vous souhaitez mettre à jour le statut de chacune de vos réunions le moins possible ? Un logiciel gestion de projet en cloud peut tout à fait vous permettre de mettre à jour le statut de vos tâches en temps réel.
Un projet se termine dès lors que les délivrables ont formellement été finalisés et que chaque partie prenante en a été informée. Mais avant cela, il est toujours recommandé de faire le point avec votre équipe et d’évaluer votre projet : quels ont été les points négatifs ? Les points perfectibles ? Cette prise de recul vous permettra d’éviter de réitérer les mêmes erreurs par la suite, de consolider vos processus de travail et de construire une équipe beaucoup plus efficace.
