Les dangers de la facturabilité pour votre agence en 3 raisons

La facturabilité – aussi connue sous le terme anglais de billability – a déjà fait couler beaucoup d’encre. Mais sa véritable signification reste une énigme pour beaucoup. Et Wikipédia – la première source sollicitée pour une recherche rapide – ne nous est pas d’une grande utilité au vu de la vague description qui nous est servie : « The state or condition of being billable. » Traduction libre : l’état ou la condition d’être facturable.

Pour notre part, nous utilisons une définition bien plus courante et plus utile : « le pourcentage d’heures facturées versus le nombre total d’heures ».

Tenir à jour les heures effectuées – en distinguant les heures facturables des heures non facturables – est une démarche on ne peut plus normale. On obtient ainsi une réponse à la question de savoir si chaque personne a effectué suffisamment d’heures.

Mais évaluer ses collaborateurs sur la base de la facturabilité n’est pas vraiment un bon coup à jouer. Car on pourrait croire, à première vue, que les collaborateurs présentant la facturabilité la plus élevée sont ceux qui rapportent le plus à votre entreprise. Et que les employés affichant un faible pourcentage d’heures facturables « gaspillent leur temps ». Mais ce raisonnement est souvent trompeur, et ces trois arguments vont vous le démontrer.

Selon les entreprises et les filiales, la facturabilité est calculée de manière différente, ce qui empêche toute comparaison.

• Sur la base du nombre d’heures enregistrées.

Exemple : un collaborateur effectue 40 heures, dont 32 facturables. Sa facturabilité est de 80 %.

• Sur la base de la capacité brute.

Exemple : le collaborateur est malade 1 jour. Les autres jours, il travaille 32 heures, dont 28 sont facturables. Sa facturabilité est de 70 % (28 heures facturables / 40 heures).

• Sur la base de la capacité nette, sans inclure les jours de congé et de maladie.

Exemple : le collaborateur est malade 1 jour, ce qui ramène les heures totales disponibles à 32 heures (40 - 8). Les 4 jours restants, il enregistre 28 heures facturables. Sa facturabilité est de 87,5 % (28 heures facturables / 32 heures).

• En l’absence d’un mode de calcul univoque, il est impossible de procéder à un benchmarking de la facturabilité de différentes filiales et organisations. Or, c’est précisément la question que nous posent le plus souvent les entreprises.

Imaginons que votre entreprise vende une campagne représentant 10 jours de travail. Un collaborateur A travaille 10 jours sur le projet ; sa facturabilité est donc de 100 %. Il ne parvient cependant pas à boucler le projet dans les temps et un collaborateur B doit lui prêter main-forte en y consacrant 2 jours. Sa facturabilité pour ce projet est de 0 %, car les 10 jours facturables ont déjà été attribués au collaborateur A. Et ce, alors qu’il permet de mener le projet à bon terme.

L’inverse est également possible. Imaginons qu’un collaborateur vienne à bout du projet en 8 jours au lieu de 10. Sa facturabilité est de 100 %. Mais que deviennent ces deux jours restants ? Ils ne sont attribués à personne ? Ces deux jours de marge supplémentaire dégagés grâce à ce collaborateur ne sont enregistrés nulle part ? La facturabilité ne résout pas ces questions.

• Les heures facturables ne sont donc pas toujours allouées correctement. Les collaborateurs qui montent au créneau pour prêter main-forte risquent de se voir gratifier d’une faible facturabilité. Ou certains ne vont pas bénéficier de la plus-value qu’ils ont générée. Cela peut fausser l’évaluation des collaborateurs, des projets et des clients – et ainsi mettre à mal la motivation de votre personnel.

Imaginons que vous remettiez, pour ce projet de 10 jours, une offre de 6 000 euros. Un collaborateur y consacre 10 jours et toutes ses heures sont facturables. C’est le scénario idéal, quoique peu probable. De plus, avec son profil senior, ce collaborateur coûte à votre organisation 600 euros par jour. Résultat : sa facturabilité est de 100 %, mais la marge de votre entreprise est de 0 %.

Vous pouvez aussi confier ce projet à un junior, dont le coût quotidien est de 300 euros, qui y consacrera 12 jours. Vous obtiendrez ainsi une belle marge (2 400 euros), malgré une facturabilité plus faible (83 %).

• La facturabilité ne traduit pas vos marges et profits. Elle ne fait qu’indiquer le nombre d’heures facturables qui ont été prestées.

Les informations et données sur la facturabilité sont souvent contradictoires. À cela s’ajoute une série d’angles morts : la facturabilité peut fournir une image trompeuse de vos collaborateurs et ne dit rien des marges et profits de votre entreprise. Se contenter d’évaluer la santé de votre entreprise sur la seule base des heures facturables vs non facturables n’est donc pas sans danger.

Dans notre e-book, nous vous présentons 2 KPI qui vous éclaireront sur votre efficacité : le « rendement moyen par heure » et la « performance ». À l’appui d’exemples de calcul fouillés, vous découvrirez quelles informations se cachent derrière ces chiffres.