Los entresijos del project management
¿Qué es un proyecto?
Según el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute, PMI), un proyecto es una empresa durante un periodo determinado de tiempo con un inicio y un final definidos. Se puede tratar de un nuevo sitio web, por ejemplo, o la construcción de una casa desde los cimientos.
Cualquier proyecto contiene una serie de tareas que comparten un único objetivo. Estas tareas tienen límites de tiempo, personal y recursos para poder completar el proyecto. Los proyectos se pueden gestionar de forma manual o con del gestión de proyectos online.
Normalmente, un proyecto consta de cinco fases: Análisis inicial, Planificación, Ejecución, Monitorización y Finalización. Cada fase contiene una serie de tareas específicas que te permitirán alcanzar los objetivos del proyecto.
Las bases del project management
A continuación, te presentamos seis términos que cualquier gestor de proyectos debería conocer:
- Partes interesadas: las partes interesadas son individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar, o estar o sentirse afectadas por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. Es decir, las partes interesadas son aquellas que tienen algún tipo de interés en el resultado de tu proyecto.
- Recursos: los recursos son necesarios para poder llevar a cabo las tareas del proyecto. Pueden ser recursos intangibles (personas y tiempo) o tangibles (equipamiento, materiales, recursos económicos). Los recursos se suelen definir durante la fase de planificación del proyecto.
- Entregables: los entregables son los bienes o servicios tangibles o intangibles que se consiguen como resultado del proyecto. Definir, hacer un seguimiento y gestionar los entregables del proyecto es una tarea fundamental para que tu proyecto tenga éxito.
- Interdependencias: las interdependencias son las relaciones entre las diferentes tareas que determinan el orden en el que deberán llevarse a cabo. Existen cuatro tipos de tareas interdependientes: Final a inicio, inicio a inicio, final a final e inicio a final.
- Planillas de horarios: las planillas de horarios son un método eficaz para llevar un registro y un seguimiento del tiempo que se pasa en una tarea o actividad específica dentro del proyecto. Las planillas de horarios también pueden servir para hacer las nóminas, las facturas o para optimizar los procesos.
- El triángulo de hierro (o «triple restricción»): el triángulo de hierro en project management consiste en la combinación de las tres restricciones más importantes dentro del proyecto: alcance, tiempo y costes. Las tres restricciones son interdependientes: si se altera una, la otra u otras restricciones se verán afectadas también.
¿Qué es la project management?
La «project management» se podría definir como el arte de gestionar uno o varios proyectos. Según el diccionario Macmillan, la project management consiste en la planificación y la organización del trabajo requerido en un proyecto, incluidas las decisiones acerca del dinero, el tiempo y el personal necesario.
Estas tareas las suele llevar a cabo un gestor de proyectos. En términos más amplios, la responsabilidad de esta persona consiste en combinar la estrategia (planificación) con las operaciones (ejecución) para poder concluir el proyecto con éxito. Primero, necesitarás planificar el progreso del proyecto y decidir los objetivos estratégicos con las partes interesadas. Después, ejecutarás el plan gestionando los recursos (materiales, personal...) y las restricciones (alcance, tiempo y coste).
Es importante destacar que una project management eficaz requiere una gestión de las tareas eficaz. Los proyectos se suelen subdividir en partes más pequeñas y gestionables (tareas, actividades, metas). Como el éxito de tu proyecto depende en gran medida en que las tareas se completen a tiempo, estas se suelen priorizar y organizar en una línea temporal. Es importante hacer un seguimiento y conseguir que las tareas se completen en función de la interdependencia y prioridad para asegurarte de que el proyecto avanza según lo programado.
Gestionar eficazmente un proyecto trae consigo una serie de ventajas:
- Cumplir con las expectativas de todas las partes interesadas
- Tener orden y claridad
- Mantener claros el foco y los objetivos
- Maximizar los recursos
- Establecer una planificación del proyecto realista
- Asegurar un control de calidad
- Gestionar los riesgos
- Mantener una supervisión continua
- Reducir las posibilidades de fracaso
- Gestionar el éxito y el fracaso (y aprender de ello)
Y, además, al lograr todo esto, también mantendrás a tu equipo motivado, lo cual siempre ayuda a que el proyecto tenga éxito. Conclusión: todo el mundo sale ganando.
La historia del project management
La project management nos puede parecer un concepto bastante moderno, sin embargo, sus orígenes se remontan a la construcción de la Gran Pirámide de Giza en el 2580-2560 A.C. o a Stonehenge en el 3100 A.C. Incluso se podría decir que cazar mamuts era una especie de project management ya que requería una cuidada y elaborada planificación, programación y ejecución.
Si damos un salto hasta principios del siglo XX, nos encontramos con el nacimiento de las primeras metodologías. Por ejemplo, los diagramas de Gantt ideados por Henry Gantt en 1917 se utilizaron en proyectos de infraestructuras de gran envergadura como la presa Hoover o el sistema de carreteras interestatales de Estados Unidos. Hoy en día, los diagramas de Gantt siguen siendo una herramienta fundamental en la project management para muchas empresas pequeñas.
Sin embargo, no fue hasta los años 50 que comenzó oficialmente la historia moderna del project management con la introducción del método de la ruta crítica o Critical Path Analysis (CPA) en 1957, y las Técnicas de Revisión y Evaluación de Programas (PERT, por sus siglas en inglés) en 1958. Esta última fue utilizada por el Departamento de Defensa de Estados Unidos para gestionar el Proyecto Polaris.
En la segunda mitad de siglo XX, se seguían gestionando los proyectos con métodos tradicionales o procesos inventados por los interesados. Esta metodología cambió cuando el Instituto de Gestión de Proyectos publicó la «Guía de PMBOK» o «Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos» que quedó acreditada como el estándar por el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares en 1998. En los últimos años, también se han producido numerosos cambios en la práctica del project management como, por ejemplo, la introducción de un estándar ISO para la Gestión de Proyectos (IS21500).
No obstante, uno de los cambios más notables ha sido el desarrollo informático. Los ordenadores han puesto la productividad y la comunicación en primer plano y, a medida que la tecnología ha evolucionado desde los años 90, Internet es cada vez más accesible. El crecimiento de Internet ha llevado a desarrollar aplicaciones para gestionar proyectos en la web para poder gestionar los herramienta gestion de proyectos.
Hoy en día, estas aplicaciones están disponibles tanto en dispositivos móviles como en ordenadores. Y a medida que las opciones informáticas y los algoritmos complejos se desarrollaban, los gestores de proyectos comenzaron a completar más tareas más rápido y con menos errores que antes.
La project management profesional requiere un enfoque disciplinado. Y aunque cada proyecto es diferente, existen una serie de fundamentos y principios universales en la project management que puedes aplicar para aumentar de forma drástica tus posibilidades de éxito.
Según el informe del Instituto de Gestión de Proyectos publicado en 2018, el 9,9 % de cada dólar invertido se malgasta en una mala project management.
Antes y durante un proyecto, deberías plantearte las siguientes cuestiones:
- ¿Qué hay que hacer?
- ¿Cuándo debería hacerse y en qué orden?
- ¿Cuáles son las bases del proyecto?
Las 5 fases del project management
Roles dentro del project management
La project management no es obra de una sola persona. Te presentamos una lista de los principales roles que necesitarás:
1. Gestor de proyectos: es la persona que dirige el equipo y organiza el trabajo. Se encarga de dirigir el proyecto en cada una de las fases, y es responsable de vender el proyecto a las partes interesadas, definir el alcance del proyecto y planificarlo.
2. Patrocinador del proyecto: el patrocinador del proyecto es un individuo (normalmente un director) que asume la responsabilidad del proyecto. El patrocinador es la persona que propone o inicia el proyecto, y su principal responsabilidad es asegurarse de que el proyecto se entrega con los resultados y beneficios acordados.
3. Asesor externo: es siempre positivo involucrar a personas externas a tu proyecto. Te ofrecen una perspectiva nueva o un enfoque diferente en el caso de que estéis atascados.
4. Miembros del equipo: son los especialistas y expertos en su campo. Los miembros del equipo son el motor detrás del proyecto. Cada miembro del equipo se encarga de completar una parte del proyecto.
5. Parte interesada: son las personas o grupos que tienen un interés o inversión particular en el proyecto. Se puede tratar de un grupo o una agencia interna dentro de la empresa, o el público en general si se trata de un proyecto de una entidad pública. El gestor de proyectos normalmente se comunica con las partes interesadas a lo largo del proyecto y pide feedback acerca de los entregables y el desempeño del proyecto, además de tener en cuenta sus expectativas.
6. Cliente: normalmente, el cliente no forma parte de la organización que ejecuta el proyecto, pero paga por el resultado final. El cliente define el valor de un proyecto, por lo que se trata de un rol de vital importancia tanto si lo asume un individuo, un equipo como un tercero. Los objetivos de cada proyecto deben estar en consonancia con las expectativas y los deseos del cliente antes de ponerse manos a la obra con el proyecto.
¿Qué hace un gestor de proyectos?
Como comentábamos anteriormente, el gestor de proyectos dirige el proyecto en cada una de las fases. Se encarga de dirigir el proyecto en cada una de las fases, y es responsable de vender el proyecto a las partes interesadas, definir el alcance del proyecto y planificarlo.
Un gestor de proyectos determina qué tareas son necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. Esta persona se encarga de montar el equipo, conseguir las herramientas necesarias y organizar las tareas según un programa claro.
También es responsable de crear el presupuesto del proyecto, gestionar los riesgos y monitorizar el progreso del proyecto para asegurarse de que los miembros del equipo trabajan cómodamente y entregan a tiempo.
Es importante destacar que un gestor de proyectos puede dirigir el equipo y ser considerado el líder del proyecto, y aun así no es el jefe. El gestor de proyectos es la persona que le ha vendido la idea del proyecto a un patrocinador o a una parte interesada, y responde ante ellos sobre el progreso del proyecto.
En general, los gestores de proyecto son personas bien organizadas, orientadas a los objetivos y apasionadas. Son personas que trabajan bien bajo presión, llevan las riendas de un equipo y motivan a las personas. Además de saber tratar a las personas, también es fundamental ser capaz de comunicarse. Y esta cualidad nos lleva a nuestro siguiente punto:
¿Qué características comparten los gestores de proyectos de éxito?
¿Por qué fracasa un proyecto?
Gestionar proyectos puede convertirse en todo un reto, especialmente si se tienen entre manos varios proyectos. Existen muchos motivos por los que un proyecto no llega a buen fin:
1. Mala comunicación
Una mala comunicación es el motivo número uno por el que los proyectos no consiguen obtener los resultados deseados o simplemente fracasan. Dicha mala comunicación se puede deber a diferentes causas:
- Barreras idiomáticas
- Personalidades que chocan
- Factores relacionados con el ambiente laboral
- Canales que no funcionan
Las consecuencias de una mala comunicación son variadas, como por ejemplo:
- Diferentes expectativas (y decepción)
- Egos heridos
- Estrés
- Falta de perspectiva general
- Demandas o pedidos a última hora
- Trabajo con prisas
2. Una mala planificación
Muchas veces la planificación se considera como algo secundario, como algo que hay que hacer pero que no añade un valor directo. Sin embargo, si no defines exactamente el alcance, las responsabilidades o la línea temporal de tu proyecto, con el tiempo, acabarás teniendo problemas. Sin un buen plan, te arriesgas a:
- No tener soporte empresarial
- No tener recursos ni tiempo
- Incumplir las fechas de entrega
- Causar malestar entre los miembros del equipo y los clientes
3. Falta de seguimiento de los detalles
¿Cuánto dinero te queda de presupuesto? ¿Quién es responsable de cada tarea? ¿Todavía estás a tiempo de cumplir con las fechas de entrega?
A nadie le gustan esos silencios incómodos que surgen en las reuniones donde se habla del estado de las tareas, o hablar del proyecto equivocado al cliente equivocado. Como mínimo, desconocer los detalles del proyecto no inspira confianza. Y si nos ponemos en lo peor, puede llegar a hundir todo el proyecto.
4. Uso de las herramientas equivocadas
A menudo los gestores de proyectos acaban usando múltiples herramientas para hacer un seguimiento de las tareas, los miembros del equipo, los entregables y los estados. Sin embargo, en muchos casos:
- Tu software no es lo suficientemente flexible para el proyecto que tienes entre manos
- Te ralentiza debido a su complejidad
Y al final, simplemente te acabas frustrando.
5. Falta de monitorización y control
Imagina que has empezado a trabajar en un proyecto y has creado un programa a prueba de todo, pero no has actualizado tu planificación. En poco tiempo, habrás perdido el control general porque:
- Las fechas de entrega se habrán modificado
- Las actividades habrán cambiado
- Los recursos se habrán redistribuido
Para asegurarte de que todo se ajusta a tu planificación, debes llevar a cabo controles regulares y realizar los cambios necesarios. Esto también implica encontrarse con los miembros de tu equipo con frecuencia para ver cómo se pueden evitar los retrasos dentro del proyecto.
6. Falta de gestión de riesgos
Como cada proyecto es único, la imprevisibilidad es un factor que siempre se debería tener en cuenta. Cuantificar este factor y anticipar de forma proactiva qué es lo que puede ir mal, y qué medidas tomarías si sucede algo así se conoce como «gestión de riesgos». Y, sí, forma parte del trabajo de un gestor de proyectos.
7. Modificaciones en el alcance (o arrastramiento del alcance)
Un ejemplo clásico: una parte interesada del proyecto pide un «cambio pequeño» o una «pequeña incorporación» al alcance. Es tan pequeña que no te paras a pensar que pueda afectar a tu presupuesto o a tu línea temporal. ¿Verdad? Pues no.
Todos los proyectos se basan en el equilibrio de la «triple restricción»: alcance, tiempo y coste. Cambiar cualquiera de estas variantes afectará al otro factor (o a ambos): si el alcance varía, las fechas de entrega tendrán que aplazarse o puede que aumenten los costes.
7 pasos para crear el plan de proyecto perfecto
Aquí te presentamos una lista de los principales pasos que deberías tener en cuenta al iniciar un proyecto:
1. Documentar el alcance de tu proyecto
Aquí es cuando empieza la fiesta. Tu primer paso debería ser organizar un encuentro con todas las partes interesadas para hablar de las necesidades, expectativas y las bases del proyecto. Esto incluye:
- El alcance
- El presupuesto
- La línea temporal
Documentar esta información en tu plan de proyecto te ayudará a que todo el mundo tenga claro estas bases del proyecto y a reducir las posibilidades de falta de comunicación que a la larga puede resultar costosa.
CONSEJO: Promete lo menos posible y hazlo lo mejor posible. Da un paso más allá de lo que las partes interesadas te piden e intenta identificar lo que realmente están buscando. Estos son los objetivos que tu proyecto debería entregar.
2. Divide tus proyecto en fases, metas y tareas
Después, deberás determinar la línea temporal de tu proyecto. ¿Cuáles son las tareas fundamentales que debes afrontar primero? ¿Cuál es la última en la lista de prioridades? Las tareas más pequeñas relacionadas entre sí se pueden agrupar en metas más grandes. Al dividir los proyectos en piezas más procesables y flexibles, evitarás que tu equipo se sienta abrumado y permitirás que la ejecución sea más fluida.
3. Estimar los recursos que necesitas
¿Cuántas personas necesitarás para tu proyecto? ¿Qué recursos te harán falta? Asegúrate de que tu lista sea lo más realista posible: sin excederse ni quedarse corto. Cualquier extremo en los cálculos puede poner en riesgo los plazos y el presupuesto de tu proyecto.
4. Organiza tus recursos
Ahora que ya sabes qué recursos te hacen falta, ha llegado el momento de elegir a las personas adecuadas para participar en el proyecto. Asegúrate de que todos están usando las herramientas adecuadas para hacer su trabajo. Aquí empezarás a agrupar y organizar las distintas partes del proyecto.
5. Conecta las tareas
Antes de empezar a elaborar el programa de tu proyecto, primero debes definir las tareas interdependientes. Es decir, ¿qué tareas deben completarse primero para poder empezar con la siguiente tarea? Existen cuatro tipos de tareas interdependientes:
- Final a inicio: la tarea A debe completarse antes de poder comenzar con la tarea B.
Ejemplo: Antes de empezar a construir una carretera (tarea B), primero debes comprar la tierra (tarea A).
- Inicio a inicio: la tarea A debe comenzar antes de poder comenzar con la tarea B.
Ejemplo: Antes de poner el asfalto (tarea B), debes empezar a excavar la carretera (tarea A).
- Final a final: la tarea A debe completarse antes de poder completar la tarea B.
Ejemplo: Antes de pintar los signos en la carretera (tarea B), primero tienes que poner el asfalto (tarea B).
- Inicio a final: la tarea A debe iniciarse antes de poder completar la tarea B.
Ejemplo: Antes de pintar los signos en la carretera (tarea B), primero tienes que terminar de excavar la carretera (tarea B).
6. Haz un programa
Junta toda la información que has recopilado en los pasos 2 y 5, y empieza a agrupar las actividades en una línea temporal. Ten en cuenta todas las tareas y metas de cada fase del proyecto, y organízalas en una sucesión clara. Establece plazos de entrega claros para las metas y entregables esenciales.
CONSEJO: Si todo es importante, todo acaba siendo secundario. Priorizar es fundamental en esta fase del proyecto. Si tienes dificultades para priorizar, empieza a clasificar las actividades según su importancia y urgencia con la ayuda de la Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower.
7. Registra todo, absolutamente todo
Es fundamental registrar y documentar cada detalle. Todos los miembros del proyecto deberían poder comprobar el estado de cada tarea, meta o entregable del que son responsables en todo momento. Y siempre haz un seguimiento del tiempo. De esta manera, podrás estimar mejor los plazos de entrega y los presupuestos cuando tengas que organizar otro proyecto similar en el futuro.
Crea tu propio plan de proyecto
No subestimes la planificación del proyecto, pero tampoco dejes que te asuste: se trata de recopilar los elementos básicos y juntarlos en una línea temporal realista. Tanto si eres un gestor de proyectos ambicioso como si lo eres por casualidad, esta lista funciona para todo tipo de gestores de proyectos o verticales.
Cómo crear un plan de proyecto impecable (plantilla gratuita)
Metodología del project management
En los últimos años, se han desarrollado diferentes metodologías de probada eficacia para completar los proyectos. Estas son las metodologías más comunes, ordenadas cronológicamente:
Cascada
La metodología de la cascada es secuencial. Es decir, cada fase o cada tarea de un proyecto es una continuación de la anterior tarea o fase. Primero, elaboras los requisitos del proyecto, después creas el diseño, construyes la solución, la testeas y la implementas, y por último, llegas a la fase de mantenimiento. Las fases o tareas no se superponen.
Útil para: proyectos con unos requisitos claros o con pocos cambios inesperados (arrastramiento del alcance)
Debe evitarse: si no sabes qué dirección va a tomar el proyecto, o si los requisitos no están muy definidos desde el principio.
Agile
La metodología Agile te ayuda a ser flexible y adaptarte a los cambios de requisitos. Implica trabajo iterativo en ráfagas cortas y sostenibles de actividad que se conocen como «sprints». El trabajo se ajusta a un plazo de tiempo y el equipo debe conseguir completar lo máximo posible en un plazo determinado de tiempo antes de pasar a la siguiente parte del proyecto.
Útil para: proyectos en los que quieres incorporar logros rápidos y construir de manera iterativa.
Debe evitarse si: trabajas en un entorno tradicional, o si trabajas en proyectos de gran envergadura (ya que es más complicado estimar el tiempo necesario para completar el proyecto con el enfoque Agile).
Scrum
La metodología Scrum se basa en el enfoque Agile, pero implica eliminar la complejidad de la project management. Se pueden superponer tareas y se espera que debas realizar cambios durante el proceso. El método Scrum es básicamente una secuencia de sprints. Antes de cada sprint, debes comprobar los cambios de requisitos que puedan pedir las partes interesadas.
Útil para: proyectos con mejoras iterativas, por ejemplo, desarrollo de productos
Debe evitarse si: los requisitos no se pueden modificar, o si tu organización no está dispuesta a adaptarse o comprometerse al 100 % con esta metodología
Por supuesto, estas tres metodologías son solamente la punta del iceberg. Existen numerosas opciones que puedes explorar
Programa de project management
Por suerte, las planificaciones o los programas de proyectos elaborados a mano son una cosa del pasado desde hace unos años. Internet ha dado paso al desarrollo de diferentes recursos de gran utilidad como una amplia variedad de programas de gestión proyectos online para ayudarnos en nuestro trabajo.
Pero ¿por qué son tan útiles estas herramientas de project management? ¿Qué ventajas ofrecen frente a otras formas más tradicionales de project management?
Los beneficios de un programa de project management
Los principales beneficios que proporciona el uso de un programa de project management incluyen:
- Un enfoque estandarizado del project management
- Más decisiones informadas
- Una asignación de recursos optimizada
- Una mejor gestión de tareas y visibilidad
- Una mejor gestión de riesgos, previsión y elaboración de presupuestos
- Ahorro de tiempo y dinero
- Una colaboración en equipo eficiente
- Una mayor satisfacción de los clientes
Las herramientas de project management te ayudan a centralizar la información, hacer un seguimiento de las tareas planificadas, tener una visión más clara de la carga de trabajo y adaptarte sin perder de vista el objetivo. Pero de todas las funciones que ofrecen, ¿cuáles son las funciones que realmente necesitas?
8 funciones esenciales de las herramientas de project management
Planificación
La función para planificar es la base de los programas de project management. Tu programa debe ayudarte a hacer un seguimiento de las tareas y fechas de entrega que están programadas. Un calendario compartido con todo el equipo puede resultar una opción de lo más útil, así como las notificaciones automáticas cuando se acercan las fechas de entrega.
Ciertas herramientas más sofisticadas te permiten distribuir las tareas y las responsabilidades entre miembros específicos del equipo, además de tener en cuenta la distribución de la carga de trabajo y el tiempo.
Gestión de tareas
La gestión de tareas es una función básica presente en la mayoría de programas de project management online. Un buen gestor de tareas te permite dividir los proyectos en metas y tareas, que puedes conectar a las fechas de entrega y presupuestos. Las herramientas más avanzadas pueden incluso contar con la «ruta crítica», es decir, el orden en el que se deben completar las tareas para que el proyecto progrese.
Colaboración y comunicación
La clave para que un proyecto triunfe es una comunicación fluida. Las herramientas para proyectos con un diseño eficiente sirven como núcleo central donde disponer de los datos básicos y la información detallada del proyecto.
Algunos programas también permiten compartir la información con los clientes más fácilmente. Esta puede ser una manera sencilla de ofrecerles a tus clientes transparencia acerca del progreso de tu proyecto, sin perder demasiado tiempo en planificar reuniones periódicas.
Informes
Los informes y estadísticas son una gran manera de hacerse una idea de cómo se desarrollaron proyectos anteriores o incluso los actuales. ¿Por qué se superó el presupuesto? ¿Por qué se entregó fuera de plazo? Esta información te ayudará a aprender y mejorar la manera en que trabajas.
Gestión de presupuesto y recursos
Las herramientas más optimizadas ofrecen funciones específicas para la gestión de recursos. Al darte una vista general de las salas de reuniones reservadas, los recursos planificados y usados, y lo que te costarán, el software te permitirá mantenerte dentro del presupuesto, evitar reservas dobles o escasez de recursos.
Planilla horaria
La función para hacer un seguimiento del tiempo te informará de las tareas que llevarán más tiempo completar a lo largo del proyecto, para que puedas mejorar los estimaciones futuras de costes y tiempo. La mayoría de las herramientas ofrecen funciones básicas para el seguimiento del tiempo, pero la opción para establecer diferentes tarifas horarias o para añadir automáticamente horas facturables a tu factura te pueden ahorrar muchas horas de trabajo.
Acceso con dispositivos móviles
Normalmente, las versiones más ligeras de herramientas para project management ofrecen la opción de una aplicación para dispositivos móviles, de modo que los miembros del equipo que viajen puedan tener acceso remoto al programa. De esta manera, podrás actualizar tareas o metas en cualquier momento, hacer un seguimiento y crear facturas basadas en las horas trabajadas además de mantener a tu equipo informado desde cualquier lugar.
Integraciones
Tanto tú como tu equipo usáis otras herramientas además del programa de project management como el correo electrónico personal, el calendario o las aplicaciones CRM. Poder conectar estas herramientas a tu programa de project management te ofrece una mayor transparencia, te proporciona la información más fácilmente y te ayuda a evitar silos de datos.