Qué es un Project Manager

Un project manager es en la lengua de Cervantes un Gestor de proyectos. Pero aun así, nos quedan dudas porque, ¿Cuáles son sus funciones? Como todo puesto directivo, la tarea principal de un Project Manager es la toma decisiones. Sin embargo, en los nuevos entornos empresariales, su figura y también sus responsabilidades se han convertido en tareas más horizontales como la gestión de equipos, la implantación de herramientas o la planificación de las diferentes tareas. Quizás esa sea la diferencia más notable que nosotros observamos con el tradicional director de proyectos.

Ya hemos hablado de las diferentes partes de un proyecto, ahora queremos incidir en el papel que juega un project manager en cada uno de ellas, porque al fin y al cabo este perfil es clave en el buen desarrollo del mismo:

El project manager es un perfil activo en la fase incipiente del proyecto. Es decir, se involucra en el diseño del proyecto y es el encargado de presentarlo a clientes o directivos. El project manager es quien confecciona los tiempos, las necesidades y los objetivos del proyecto, así como los riesgos y las alternativas que pueden surgir. Al fin y al cabo, su labor también es de hacer de puente entre los miembros del equipo de proyecto y el cliente o directivos del mismo.

Sin embargo, con presentar y defender el proyecto su trabajo no acaba, más bien al contrario... Una tarea fundamental dentro del rol de project manager es la planificación de todo lo que acarrea el proyecto. Aquí lo que se requiere de un gestor es una cosa: Precisión, precisión a la hora de definir las fechas, pero también los recursos con los que se cuenta, los costes en los que se incurre y las personas a las que se involucra. Y es que la planificación es la hoja de ruta de todo proyecto, y como nosotros solemos decir: Fallar en planificar es planificar fallar. Os recordamos la historia de nuestro amigo Arturo:

En la parte de planificación pueden establecerse los objetivos, pero hemos decidido sacar esta tarea del project manager del punto anterior para recalcar su importancia. A veces los objetivos de un proyecto vienen dados, pero otras veces el mismo project manager tiene que definirlos, redefinirlos o impulsar nuevos. Su función es también la evaluación y seguimiento de la consecución de los mismos, pero hablemos de ello en el siguiente punto.

La supervisión y la toma de decisiones en torno a ella para que el proyecto llegue a buen término es, quizás, la tarea más conocida de un project manager. Porque el project manager tiene que ser un experto en el arte de delegar, pero jamás puede perder la visión del estado del proyecto. La supervisión es, no obstante, una de las principales funciones y, generalmente, la tabla de medida de todo project manager.

También y basándonos en nuestra propia experiencia, tenemos que decir que habitualmente los project managers son las personas encargadas de implantar, o al menos proponer, herramientas que ayuden a la ejecución y control del proyecto. De hecho, cada día a nosotros llegan varios Project Managers interesados en nuestro módulo de gestión y planificación de proyectos. Y a decir verdad, es un placer hablar con ellos por el conocimiento en la materia que poseen, porque saben de la importancia de controlar los tiempos, las personas involucradas, las cargas de proyecto y, por último y lo que es la gran baza de nuestro software, controlar la rentabilidad de un proyecto.

Por ese trato que nosotros tenemos con este perfil, hemos creado una lista de las habilidades que consideramos claves en un Project Manager. Estas no son las que más valoramos nosotros como proveedores de software, sino que son una interpretación a partir de sus peticiones y sus preocupaciones a la hora de preguntar cómo nuestro software puede ayudar en su día a día y el de su equipo:

Los buenos Project Managers son buenos comunicadores. Saben cómo definir los objetivos claramente y explicar las tareas de manera que todos los miembros del equipo entiendan exactamente lo que se espera de ellos, así como informar correctamente al cliente o solicitante sobre los resultados. Además, también saben cuándo es necesaria una reunión o una llamada para que todos sigan coordinados o cuándo un simple e-mail es suficiente.

Muchos proyectos fallan por la falta de comunicación. Si un responsable de proyecto comunica con prontitud y de forma clara, el proyecto será más fácilmente controlable así como la gestión del equipo, más clara y comprometida.

Un buen Project Manager debe ser autoritario y amigable a la vez. Es importante que sepa inspirar a sus trabajadores, ofrecer una visión clara y motivar a cada miembro de su equipo para que puedan trabajar eficientemente hacia un mismo objetivo compartido.

Al final, todos somos humanos, así que cada proyecto arrastra una parte de nuestros conflictos (personales y profesionales). Un buen Project Manager debe ser capaz de apaciguar los conflictos y crear un entorno en el que todos ganen.

La gestión del tiempo significa mucho más que seguir un programa establecido. También se trata de tener la habilidad de respetar el tiempo de cada uno, así como el de los miembros del equipo. Es decir, un Project Manager tiene que ser capaz de decir “no” cuando el programa no lo contemple y los plazos o recursos sean insuficientes

Otro punto crítico de la gestión de proyectos es la gestión del presupuesto. A menos que estés trabajando para un jeque árabe o para un emprendedor bien financiado, lo más probable es que tengas que justificar cada céntimo que gastes. Un buen Project Manager es también aquel que es capaz de gestionar el proyecto de forma inteligente para hacer tantas cosas como sean posibles con el menor número de recursos posible.

La capacidad de controlar o anticipar un riesgo demuestra que se está a cargo y al tanto del proyecto. Después de todo, a nadie le gustan las sorpresas. Los buenos Project Manager siempre nos dicen que tienen lista de las cosas que podrían torcerse antes de que ocurra y un plan B como solución para que el impacto sea el menor posible.

Un Project Manager dedica mucho tiempo a tratar con diferentes tipos de personas: Clientes, directivos, miembros del equipo, proveedores… Por ello, un Project Manager tiene que tener altas dosis de empatía para saber entender las razones de cada uno de sus interlocutores, pero también tiene que tener la capacidad de crear un grupo cohesionado que persiga una sola meta: El éxito del proyecto. Es decir, un Project Manager tiene que saber jugar con los egos de las personas y tener mucha mano izquierda. Parece fácil, pero nos aseguran que no lo es tanto...

Los Project Managers que conocen el tema del proyecto desde dentro tienen ventaja sobre los que no lo hacen. Lo que a menudo suele marcar diferencia en un Project Manager es cómo de profundo conoce los entresijos del proyecto, como se adapta a los inconvenientes o cómo responde a esas preguntas difíciles que siempre surgen… Porque en este caso, la experiencia también es un grado.

¿Y tú? ¿Conoces a algún Project Manager que reúna todas estas cualidades? Si es así, esperamos conocerlo algún día. #WorkSmarter