Decálogo para Organizar tu Agenda - Teamleader CRM

El tercer paso de la estrategia tiene que ver con la modificación de hábitos y la organización de tu tiempo. Has sido capaz de limpiar de ladrones te tiempo y focalizarte donde debes, ya eres capaz de priorizar con claridad, pero es posible que te pase lo mismo que le ocurre a nuestro amigo Arturo:

“Como si fuera un Miura, llego al trabajo lleno de buenas intenciones, pero cuando veo un capote delante me lanzo sin mirar. Lo que peor llevo es el correo electrónico, en cuanto lo abro me pongo a contestar sin más. Luego llamadas, tareas, clientes… hasta que de repente a las 5 de la tarde recuerdo que al día siguiente hay una reunión importantísima que no he comenzado a preparar. Así que a esa hora, agotado y con mi capacidad de atención bajo mínimos me pongo a prepararla. Y cuando llego a casa la sensación de no haber terminado nada.”

Tener las ideas claras sobre lo que es importante llevar a cabo no significa necesariamente ser capaz de ejecutarlas bien. El problema de Arturo, por ejemplo tiene poco que ver con las buenas intenciones y mucho con malas costumbres. Comenzar a gestionar adecuadamente el tiempo comienza con la necesidad de crear hábitos eficientes para que nuestro día a día sea más productivo.

Te propongo a continuación un decálogo que te permita ir rompiendo malas costumbres y creando nuevos hábitos.

Revisa tu agenda antes de irte el viernes, o a primera hora del lunes. Necesitas tener claras reuniones, tareas y espacios de tiempo disponible en el horizonte temporal de la semana. Momento para establecer tu estrategia para los siguientes siete días.

Es lo único sobre lo que no tienes control real ya que dependes de otras personas y otras personas dependen de ti. Recuerda además que estás disponiendo del tiempo de todos los que toman parte en las mismas. Por estas razones es lo primero que debes controlar en tu agenda.

Una vez cerradas las reuniones, revisa tu listado de temas estratégicos -importantes y no urgentes- e inclúyelos dentro de tu agenda. Estos tiempos son inamovibles salvo que llegue algo realmente importante y urgente. Se realista (y si puedes un poco generoso) a la hora de asignar tiempos.

Mira si tienes que cambiar alguna de sus prioridades. Si tienes algo importante que va a vencer esa semana cierra ya el espacio que vas a dedicar a ese tema en tu agenda.

El resto del tiempo disponible déjalo sin ocupar. El día a día lo irá haciendo con tareas y urgencias. Si rellenas tu agenda al 100% te comenzará a generar ansiedad cuando lleguen los imprevistos y no puedas hacer frente a todo. Dependiendo del negocio te recomendaría que al menos dejaras un 50 - 60% de tu tiempo sin ocupar, ya se rellenará solo.

Comienza el día echándole una ojeada a tu agenda. Hazlo siempre antes de abrir tu correo electrónico y tu lista de tareas. De este modo tendrás una idea clara de lo que te depara el día antes de verte arrastrado por el.

Mira además que tienes que hacer los próximos días. En mi caso no sería la primera vez que el lunes por la mañana me encuentro con algo que debía haber preparado la semana anterior.

Hazlo a primera hora de la mañana para ver si hay algo urgente e importante que ha surgido a última hora de la tarde o que no tenías en mente. De ser así planifica un tiempo para llevarlo a cabo. Cierra tu correo y ponte a trabajar. Ya lo volverás a abrir más tarde.

Tienes un listado de tareas pendientes, que vas a ir realizando en los espacios que queden entre reuniones y temas planificados. Recupera el listado cada vez que tengas tiempo. Ni que decir tiene que siempre debes comenzar por los más prioritarios.

Haz una cosa cada vez y una vez comenzada continua hasta finalizarla en el tiempo que te has planificado para hacerlo. De otra manera irás acumulando tareas sin terminar y todo el esfuerzo anterior será nulo. #WorkSmarter