Gestión de proyectos en consultoras IT: Metodologías y riesgos

Según McKinsey & Co, la mayoría de los de los proyectos de IT no se corresponden con lo inicialmente establecido, sino que, de media, 45 % de ellos superan el presupuesto fijado, el 7 % se acaban fuera de plazo y el 56 % finalizan teniendo menos valor que lo previsto. Cualquiera de estos proyectos mal gestionados puede poner en peligro el futuro de tu empresa, y, cuidado... el boca a boca va incluso más deprisa y funciona mejor cuando va cargado de malas noticias.

Para ayúdate a salir adelante y gestionar con éxito tus proyectos de IT, aquí tienes un par de consideraciones clave a tener en cuenta.

Actualmente, los métodos ágile y Waterfall son dos de las tendencias para gestión de proyecto de IT más empleadas. La más tradicional, el método Waterfall, aplica un enfoque secuencial, de arriba a abajo, a la gestión de proyectos. Su objetivo es eliminar el riesgo y la incertidumbre que provoca empezar en un negocio nuevo. La desventaja que conlleva es que los clientes solo podrán ver el producto al final del proceso, cuando ya esté del todo terminado.

Por otro lado, el desarrollo agile va ganando popularidad con su enfoque de cambio dirigido. Proporciona a los equipos la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios y modificar el curso de un proyecto. Con un enfoque agile –normalmente mediante Scrum– podrás dividir los proyectos en diferentes fases que deberán tener un resultado final visible.

Eso depende de ti. Sin embargo, un enfoque más tradicional, como el secuencial, siempre implica una gran inversión inicial en análisis, diseño, desarrollo y otras cuestiones, antes de poder entregar un primer producto al cliente. Cuanto más avanzado tengas el proyecto, más importante será la inversión y menos posibilidades de cambio tendrás.

Los enfoques adaptativos minimizan la inversión inicial ejecutando el proceso en una serie de pequeñas iteraciones. Así, el proceso “from concept to cash” se desarrolla en diferentes fases, permitiendo nuevos cambios en cada etapa del proyecto.

Aunque seguramente sigas una gran estrategia para gestionar tus proyectos, no siempre tienes el éxito asegurado. Los proyectos de IT todavía pueden fallar. Veamos las razones que pueden llevarnos al fracaso y cómo podemos afrontarlas.

No deberías: A menudo, los plazos de los proyectos se deciden antes de empezar y no pueden negociarse durante su ejecución. Eso se traduce en una carrera sin fin hasta completarlo. La teoría dice que cuanto antes empieces, antes acabarás, pero apresurar las cosas no siempre es la mejor manera de hacerlas y, casi siempre, pone en peligro la calidad del proyecto.

Deberías: En primer lugar, pensar en la estrategia, en el enfoque adecuado y comunicarte con el cliente durante todo el proceso. Si no lo haces, podrías verte abocado a realizar ajustes constantes a lo largo de la fase de desarrollo o, peor aún, al final de esta.

No deberías: En IT, la mayoría de los proyectos tienen un presupuesto irreal, que no se basa en las verdaderas necesidades. Si este es el caso, probablemente vayas a ralentizar todo el proceso. Necesitarás economizar y la calidad del proyecto se verá perjudicada.

Deberías: En vez de eso, sé realista y transparente cuando hagas el presupuesto, basándolo en todas las necesidades de tu proyecto. No te pases, pero asegúrate de que puedes cumplir las expectativas de tu cliente sin tener que revisar tu precio constantemente. Una buena manera de hacerlo es utilizando plantillas de proyectos similares hechos anteriormente. Utilízalas para calcular cuánto tiempo inviertes en una tarea y cuál es su coste.

Truco: Dale a tu cliente acceso a tiempo real a tu proyecto y ofrécele una visión clara de su estado para mejorar la transparencia, la credibilidad y su satisfacción.

No debes: Cuando un proyecto progresa, las necesidades o las expectativas evolucionan. Estos cambios, inevitablemente, tienen un impacto en el resultado final. Si no examinas el progreso, te será imposible afrontar estos problemas en el primer momento o informar a los clientes de posibles retrasos o cambios en el resultado final.

Deberías: Establecer varias fases del proyecto que te permitan controlar el progreso con tu equipo de trabajo y ajustar lo necesario para seguir por el buen camino. Así, estarás cerca de tus trabajadores y del cliente y te evitará ofrecer un resultado final lejos de las expectativas iniciales de ambas partes.

Estores errores son solo la punta del iceberg. Para saber qué más puede estar perjudicándote, descárgate nuestro e-book gratis: una guía completa para una gestión de proyectos eficiente y realista. #WorkSmarter