Gestión de proyectos: asigna funciones y responsabilidades con Teamleader

Tanto si eres empresario como director general, jefe de proyectos o jefe de equipo debes tener en cuenta las cualidades de una buena gestión de proyectos. No siempre es fácil poner en práctica la estructura que planificas en tu cabeza, aunque tengas claras las bases.

Este problema desaparece cuando utilizas una herramienta de gestión de proyectos que encaja con tus necesidades. Entiende cómo un software puede ayudarte a tener una visión de conjunto clara, a asignar tareas y responsabilidades, a colaborar mejor y, finalmente, a entregar proyectos de primera categoría.

Teamleader puede ser la herramienta que lleve tu gestión de proyectos a lo más alto. En este artículo te explicaremos los diferentes niveles del software de gestión de proyectos de Teamleader y cómo este puede ayudar a tu empresa.

Muchos proyectos empiezan con una planificación de alto nivel. Comprobar la disponibilidad de los recursos y de los miembros de tu equipo debería ser el primer paso. El segundo, asignar funciones detalladas, así como definir cuándo necesitarás informáticos o desarrolladores.

Ahora es el momento de empezar la planificación. Después de darle un nombre a tu proyecto y de definir una fecha de inicio, debes determinar los pasos a seguir y las etapas. De esta forma, podrás ver fácilmente cómo evoluciona.

Tanto si se trata de un jefe de proyecto o de equipo, alguien debe mantener una visión de conjunto del proyecto entero. Comprueba el estado de todos los proyectos que tienes abiertos con la herramienta de planificación de proyectos. Te ayudará a evaluar si tus proyectos marchan según lo planeado y podrás cumplir los plazos. Un simple color te indicará el estado de cada proyecto, ¡cuanto más verde veas mejor!

La planificación de proyectos de Teamleader tiene en cuenta las nuevas formas de trabajar. En vez de pedir a tus trabajadores que hagan una tarea u otra a unas horas concretas, planifica solamente las horas que deben dedicar a cada una. Así, si deciden empezar a trabajar antes o gastar más tiempo en su pausa para la comida, eso ya no será un problema.

La vista de pájaro es indispensable para un jefe de proyectos, pero otros miembros el equipo pueden querer focalizar más en los detalles.

Cuando abres el módulo de proyectos, consigues una visión de conjunto de todos los proyectos programados. Selecciona uno para ver la disponibilidad de los miembros de tu equipo y definir las etapas.

El jefe de proyecto a menudo define las etapas clave, después los demás pueden dividirlas en tareas más pequeñas y específicas, gracias a su experiencia en el tema y con los procesos de trabajo, podrán calcular mejor cuánto van a tardar en completar cada tarea.

Para quienes participan en el proyecto, una visión de conjunto clara de la secuencia de tareas y su conexión con las etapas puede ser muy interesante. Este conocimiento puede ayudarte a reaccionar de forma proactiva aumentando o disminuyendo la productividad. Conocer tu rendimiento y el de tu equipo, te ayudará a hacer mejores estimaciones y a intervenir cuando sea necesario.

¿Eres capaz de cumplir un calendario apretado sin una agenda? Si utilizas el calendario, los miembros de tu equipo podrán apuntar sus tareas para estar seguros de entregar los trabajos a tiempo. Además, puedes incluso programar las tareas de otras personas para que nadie las olvide.

Puedes integrar el calendario de Teamleader con tu agenda personal y mantener tu calendario personal privado. Tus trabajadores verán cuadrados grises donde tengas las citas o tareas personales.

Saber qué trabajadores están ocupados, conocer tu presupuesto, programar reuniones… comprobar todo esto manualmente puede ser muy incómodo. Afortunadamente, con Teamleader podrás acceder a tus recursos más fácilmente.

Puedes usar la opción de recursos del proyecto para planificar un nuevo proyecto. Averigua qué trabajador puede estar disponible y cuál es el más adecuado para tu proyecto.

Por último, el módulo de planificación de proyectos te ayudará a colaborar mejor. Por ejemplo, un jefe de proyectos no es la única persona que puede planear tareas. Puedes perfectamente delegar tareas en otras personas, lo que hace que el seguimiento sea más sencillo. ¡Sobre todo si comunicas correctamente y mantienes a todo el mundo bien informado!

También te permitirá comunicarte mejor con tus clientes. Con la integración Projectcloud personalizada, los clientes podrán consultar el estado del proyecto, ver las reuniones programadas y contactar con tus trabajadores.

Asignar funciones y responsabilidades es pan comido con Teamleader. Mejora la comunicación con los clientes y los trabajadores y verás cómo una estructura clara puede llevar tu gestión de proyectos al siguiente nivel.

Ahora la pregunta sería, ¿Quieres mantener una visión de conjunto sobre tus trabajadores y su flujo de trabajo? #WorkSmarter