¿Qué es y para qué sirve un diagrama de Gantt?

Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:

1. Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de proyecto tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del proyecto.
2. Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un diagrama de Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas para que ninguna sufra retrasos o se quede olvidada.
3. Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a cabo cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada subtarea se completará según el programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo.
4. Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo en cualquier momento, mientras que otras se deben completar antes o después de que empiece o termine otra tarea. Estas tareas que dependen de otras se pueden indicar en un diagrama de Gantt.
5. Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está desarrollando tu proyecto ya que te ofrece una representación de las tareas que ya se han completado. Al indicar la fecha actual, obtendrás una vista general de cuánto queda por hacer y verás si todo procede como estaba planeado para completar el proyecto a tiempo.

Usar un diagrama de Gantt en tu proceso de gestión de proyectos te proporciona las siguientes ventajas:

Un diagrama de Gantt desglosa múltiples tareas y líneas temporales en una vista general única. De esta manera, sabes dónde se encuentra tu equipo en cada fase del proyecto. Usa el diagrama para mostrarles a las partes interesadas cómo están organizadas las tareas y qué recursos se destinan a cada una de ellas. Así, podrás presentarles claramente en qué punto del proyecto te encuentras y si se completará con éxito.

Los equipos utilizan diagramas de Gantt para reemplazar las reuniones y las actualizaciones de estado. De esta manera, los miembros del equipo tendrán una vista general clara del progreso de cada tarea.

Al crear una vista general clara, los miembros del equipo son más conscientes de su rendimiento general y podrán adaptar su rutina de trabajo según las necesidades del programa del proyecto. Además, serán más conscientes de las tareas interdependientes, y, por lo tanto, comprenderán mejor el impacto de los retrasos dentro del proyecto. Este tipo de planificación fomenta la colaboración y una mejor organización de las tareas.

Los diagramas de Gantt te ayudan a establecer unos plazos de tiempo realistas. Las barras del diagrama indican en qué periodo tiene que completarse una tarea determinada. De esta manera, te asegurarás de no perjudicar a otros proyectos que necesitan más recursos y tiempo.

Los proyectos suelen sufrir modificaciones. Al tener una vista general de los cambios inesperados dentro de los objetivos o los plazos de tiempo de un proyecto, puedes ajustar las tareas y recursos como corresponde.

Los proyectos que consisten en un gran número de tareas y recursos pueden resultar en diagramas de Gantt muy complejos, especialmente si estás trabajando en un proyecto grande o tienes un equipo muy grande. Representar docenas o, incluso, cientos de tareas en un diagrama de Gantt puede causar confusión o ser difícil de leer. Por lo tanto, es fundamental valorar las diferentes tareas y subtareas antes de hacer el diagrama y asignar a alguien para que haga un seguimiento de los detalles.

Para que un diagrama de Gantt sea eficaz debes planear tu proyecto de forma lineal desde el principio hasta el final. Por lo que debes conocer de antemano el resultado y los pasos que llevan a dicho resultado antes de comenzar. Esto puede sonar bastante evidente a la hora de construir una casa, por ejemplo, pero resulta mucho más complicado cuando se trata de desarrolladores web dedicados a un proyecto donde el cliente no ha especificado el resultado final.

Como comentábamos antes, los proyectos cambian. Si vas a usar un diagrama de Gantt, tienes que adaptarlo conforme a dichos cambios. El gestor de proyectos responsable tiene que actualizar el diagrama con frecuencia, aunque esta tarea se puede simplificar con la ayuda de un programa de gestión de proyectos.

Para crear tu primer diagrama de Gantt, sigue el proceso que te presentamos a continuación:

Apunta todas las tareas que tienen que completarse para terminar el proyecto con éxito. También debes incluir los plazos de entrega y los miembros del equipo responsables.

Por ejemplo, si estás rediseñando un sitio web, una «actividad» de grandes dimensiones abarcaría crear una serie de mockups en Photoshop.

A su vez, esta actividad puede desglosarse en varias tareas:

• Crear wireframes
• Revisar el rendimiento de usabilidad de los wireframes
• Crear mockups con los wireframes de mejor rendimiento
• Crear un prototipo a partir del mockup
• Hacer tests de usabilidad
• Revisar y autorizar los prototipos de mejor rendimiento para pasar a desarrollo

Este mismo proceso se puede aplicar a otro tipo de proyectos, como la construcción de una casa. En este caso, las tareas se pueden subdividir de la siguiente manera:

• Pedir los materiales
• Enviar una factura parcial
• Instalar el suelo
• Pintar las paredes
• Facturar las horas trabajadas

A menudo, tienes que terminar una tarea para poder iniciar la siguiente en la lista. Comparémoslo con una cena entre amigos: primero, tienes que cocinar la cena (Tarea A) y, después, puedes servirles la comida a tus invitados (Tarea B). Hay otras tareas que se pueden realizar al mismo tiempo. Puedes cortar las verduras (Tarea A) sin tener que esperar a que se acaben de cocer las patatas (Tarea B). Planifica cómo se relacionan las distintas tareas en tu proyecto.

Crea una línea temporal del proyecto

¿Cuántos días o, incluso, cuántas horas necesita este proyecto? Ten en cuenta que todos los proyectos suelen sufrir retrasos: echa un vistazo a los registros históricos de anteriores proyectos y haz un seguimiento del tiempo de manera consistente para hacerte una idea sobre lo flexible que tendrás que ser a la hora de crear tu línea temporal.

En este caso, también será de gran utilidad contar con los registros históricos de los resultados individuales. Por ejemplo, si tus datos te muestran que un miembro en particular suele entregar las tareas tarde, podrás evitar asignarle las tareas de mayor prioridad o prestarle más atención para que las entregue a tiempo.

También tendrás que tener en cuenta:

1. En qué otros proyectos están trabajando tus compañeros simultáneamente
2. Los descansos programados o vacaciones de los miembros del equipo

Si has completado todos los pasos anteriores, ahora tendrás una vista general de:

• Los nombres de las tareas
• Las fechas de inicio de las tareas
• La duración para completar las tareas

Empieza a crear una nueva hoja de cálculo con Excel y escribe todas las tareas junto a sus fechas de inicio y finalización.

Añade una columna que se titule «Día de inicio». Convierte la fecha de inicio en un número entero con la función int (). Calcula el día de inicio restando la fecha de inicio de la tarea a la fecha de inicio del proyecto.

En este caso, la fórmula para la primera tarea sería la siguiente:
=int(B2)-int($B$2)

Nota: Tienes que añadir $B$2, en lugar de B2, para determinar la posición absoluta de la celda B2 en la fórmula.

Como resultado, la columna debería de tener este aspecto:

Ahora ya sabes qué día tiene que comenzar cada tarea.

Resta el día de inicio de la primera tarea a la fecha de finalización de la tarea actual usando la siguiente fórmula:
=int(C2)-int($B$2).

Resta el día de finalización al día de inicio con esta sencilla fórmula:
=E2-D2

Ahora ya tienes en tu mano todos los datos que necesitas para crear un diagrama de Gantt.

Selecciona las siguientes columnas de datos en tu hoja de cálculo:

• Nombre de la tarea
• Día de inicio
• Duración de la tarea

Una vez seleccionadas, haz clic en Insertar > Diagrama y selecciona «Gráfico de barra apilada».

Selecciona las primeras series de («Día de inicio») en el diagrama. Cambia el color a «Ninguno» en el menú emergente.

Una vez que hayas cambiado el color, tu diagrama debería de ser así:

¡Enhorabuena! Acabas de crear tu primer diagrama de Gantt.

Ten en cuenta que este diagrama tiene algunas limitaciones.

1. No hay una manera fácil de asignar las tareas
2. No puedes hacer cambios de forma rápida y fácil
   
3. JNo tienes una vista general clara de las tareas interdependientes
   

Para proyectos más grandes, puede ser una buena idea utilizar un software de gestión de proyectos con diagramas de Gantt incluidos. Así te facilitaremos el trabajo en Teamleader.

Con Teamleader, puedes dividir los proyectos en hitos más grandes y tareas más pequeñas. Los hitos se representan en mapas pero puedes revisar todas las tareas relacionadas en tu diagrama de Gantt, que se puede descargar. Si quieres obtener más información acerca del tiempo restante y de cuánto tiempo aún tienes a tu disposición en una situación ideal, siempre puedes revisar el diagrama burndown.

Otra función que resulta muy práctica son los informes de proyecto. Te aportan una vista general en detalle del presupuesto programado y los gastos, del tiempo que pasa cada trabajador en las tareas y reuniones, y los productos que se han pedido. Esta información es muy útil para mejorar las estimaciones de tiempo y presupuesto que te ayudarán a crear unos diagramas de Gantt más fiables.

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¿Te preguntas cómo puedes aplicar un diagrama de Gantt a tu negocio? En los siguientes ejemplos describiremos cómo las agencias y las empresas edilicias pueden sacar más provecho de esta herramienta para mejorar su gestión de proyectos.

Aunque existe una gran diferencia entre las agencias publicitarias/creativas y las agencias informáticas, ambas comparten varios aspectos importantes en la gestión de proyectos:

• Ambas dependen de los deseos (en ocasiones cambios rápidos) de muchas partes interesadas
  
• Para cumplir las expectativas de todas las personas involucradas, los proyectos suelen sufrir retrasos y se necesita aumentar el presupuesto.
  
• Existen numerosas tareas que se pueden realizar simultáneamente, y también otras tareas que hay que terminar primero para poder comenzar la siguiente.

¿Quieres saber más sobre la gestión de proyectos en tu agencia? Descubre qué enfoque deben tomar los negocios de informática y qué implica ser un buen gestor de proyectos en una agencia creativa.

Detalla la línea temporal deseada para que puedas gestionar las expectativas de tus clientes desde el principio. Involucra a todos los miembros del equipo en el proceso de creación y actualiza tu línea temporal en cuanto se modifique una reunión o una tarea.

Si estás desarrollando un sitio web, por ejemplo, es probable que utilices un proceso preestablecido como el siguiente:

1. Desarrollar UI wireframes
2. Crear mockups en Photoshop
3. Desarrollar sitio web
4. Testear sitio web

En este proceso, existen tareas interdependientes. Los diseñadores deben crear los wireframes antes de que los desarrolladores puedan empezar a trabajar en el sitio web, el cual no se podrá testear hasta que haya un producto bruto disponible.

Existe también la posibilidad de que haya que repetir diferentes pasos antes de terminar cada tarea. Puede que los diseñadores tengan que hacer diferentes mockups hasta que el cliente quede completamente satisfecho, por ejemplo. Se puede hacer un seguimiento de todas estas tareas mediante un diagrama de Gantt.

Un sector donde los diagramas de Gantt son especialmente útiles es el sector edilicio. Gestionar un proyecto de construcción es muy diferente a los anteriores ya que las tareas individuales son altamente interdependientes. No puedes empezar a construir el techo si todavía no tienes los pilares. Y no puedes empezar a colocar el suelo del baño hasta que esté listo el techo.

Por otro lado, en los proyectos de construcción las horas trabajadas son fáciles de computar. Un albañil es capaz, en la medida de lo posible, de poner el mismo número de ladrillos al día.

Al poder computar fácilmente estas horas, el diagrama de Gantt te ayudará a estimar las fechas del proyecto.

Si estás trabajando en proyectos más grandes, es una buena idea echar un vistazo a las diferentes herramientas de gestión de proyectos. Aunque siempre puedes ayudarte de nuestros consejos para crear un diagrama de Gantt en Excel. De todas formas, ahora ya sabes todo lo que hay que saber sobre los diagramas de Gantt.

Son muy útiles para tener una vista general de todas tus tareas y su fecha de inicio y finalización estimadas. Te ayudan a ver cómo organizar las tareas y los recursos, y cómo cada miembro de tu equipo va completando cada tarea. Además, es una herramienta eficaz para simplificar la comunicación y darte una idea de tu rendimiento general.

Hemos dedicado la siguiente sección a contestar las preguntas más frecuentes acerca de los diagramas de Gantt.