10 Consejos para Aprovechar un Evento - Teamleader CRM

Para asegurar que una compañía consiga un retorno a su inversión en estos eventos, desde Teamleader os vamos a presentar una rápida lista de consejos que te ayudarán a sacar el mayor partido a la inversión que haces en un evento:

Hay muchos y muy interesantes eventos a los que tu compañía podría ir, pero antes de elegir hay que tener muy claro cuáles son los objetivos de tu empresa. Seguramente no se elegirán los mismos eventos si los objetivos de tu empresa son incrementar la cartera de clientes que si el objetivo es obtener la mayor cobertura mediática. Un plan estratégico estructurado debe evitar elegir eventos simplemente porque son famosos y centrarse en objetivos certeros: Muchas veces las reuniones más pequeñas son las que resultan más eficientes.

Por otra parte a la hora de analizar los eventos en los que tu empresa participará, cerciórate que estos se dirigen a la audiencia correcta y te ayuda a conseguir los objetivos fijados, pero también verifica las otras empresas que participarán y el nivel de los speakers que guiarán el evento.

Cuando se hayan seleccionado los eventos que mejor coinciden con los objetivos de tu empresa, puedes analizar otros detalles del evento como por ejemplo cuáles son las previsiones de asistencia en cuanto a empresas que se presentan o personas que asisten; qué ofrecen los organizadores a las empresas que se presentan; cuál es su estrategia de marketing y comunicación para promocionar el evento; cuál es la cobertura mediática del evento y qué medios son patrocinadores; cómo es su kit de prensa o si tu empresa ha sido mencionada en sus promociones. También es interesante saber a cuántas personas llegan con su estrategia de promoción o si, por ejemplo, el logo de tu empresa está en su página web y si a la vez esta está enlazada con la tuya.

Un evento consigue sus beneficios a partir de vender alcance y visibilidad para las empresas que participen en él. Por lo tanto, cuanto mayor sea la asistencia del evento y su cobertura mediática, mayor será su precio. Por esto es por lo que los organizadores suelen favorecer a las empresas que tienen una actitud novedosa en su sector.

Algunos eventos pueden ser sorprendentemente flexible cuando tratan de atraer compañías innovadoras o Start-ups. Por ejemplo, nosotros en Teamleader hemos conseguido en más de una ocasión reducir el precio de asistencia a un evento a la mitad a partir de nuestra propuesta de valor para el público asistente.

Si tu compañía ofrece un producto innovador y una propuesta de valor diferente, no aceptes el precio como si tal cosa y siéntate a negociar:

• Menciones en la prensa.
• Dimensiones del stand.
• El emplazamiento del stand.
• La presencia de tu empresa en la página web del evento.
• La importancia de tu logo en el página web del evento.
• El número de veces que tu empresa se menciona en la promoción del evento.
• Una pantalla de tales dimensiones para tu stand.
• Apoyo de los organizadores durante el evento.

Normalmente las conferencias y charlas son uno de los platos fuertes de cualquier evento que se precie. Pensando en ello, y con vistas de incrementar la visibilidad de tu empresa, intenta negociar la posibilidad de ser conferenciante o ponente. Si no es posible, quizás puedas negociar la realización de un workshop o la participación en una mesa redonda. Para tener más probabilidad de éxito, prepara un tema apropiado para el evento, útil y entretenido para los asistentes y, sobre todo, que tenga relación con lo que tu empresa ofrece.

Si consigues una plaza de speaker, haz todo lo posible para encontrar un tono y un mensaje que sorprenda a la audiencia, adaptándolo a quien te diriges (ya sean inversores, periodistas o posibles clientes) para atraer su atención y mantenerlos despiertos.

Organiza la logística de todo lo que necesites en el evento con suficiente antelación para conseguir un mejor precio. En el evento siempre necesitarás materiales de impresión como flyers, revistas, tarjetas de contacto o cualquier otro merchandising para repartirlo entre los asistentes. En el stand también vas a necesitar roll-ups, poster y muchas otras cosas más. Piensa que hay que diseñar, imprimir y recibir todo esto por lo que la organización es fundamental. Si tu empresa se organiza con suficiente antelación te ahorrarás dinero y energía ya que los pedidos de última hora normalmente son más caros y más estresantes.

También puede ser de gran utilidad, organizar los siguientes detalles:

• Una pantalla con una presentación sobre tu compañía para llamar la atención de los asistentes.
• Una demostración de lo que vende tu empresa
• Estadísticas de tu negocio
• Una oferta o acción especial para el evento.
• Útiles que siempre son de gran ayuda en un evento como alargadores, tijeras, cinta adhesiva, etc.

Cuando se participa en un evento, es fundamental plantear una estrategia de marketing que promocione la presencia de tu compañía antes de la celebración del evento. De esta forma se puede incrementar la asistencia de público tanto al evento como al espacio de tu compañía. En este punto es interesante:

• Publicar y promocionar la presencia de tu compañía en el Evento vía newsletter y en los canales sociales corporativos. De esta manera tus clientes o quien esté interesado en conocer tu compañía pueden decidir encontrarse allí contigo.

• Asegurarse que los miembros de tu equipo tengan sus perfiles de LinkedIn actualizados tanto con su puesto en la empresa como con la foto de perfil. Esto ayudará a que algunos asistentes al evento puedan reconocerlos ya sea en el mismo evento o en el posterior contacto en LinkedIn.

En el evento, toma algunas fotos de tu stand lleno de gente, de tu speaker en frente de la audiencia o de tu equipo en acción, pero también de otros momentos especiales que ocurran durante el evento. Por ejemplo, y dependiendo de tu equipo y su entusiasmo, podrás hacer una acción especial más distendida en la típica fiesta post-evento. Asegurate de que todo quede perfecto antes de publicarlo en el perfil de la empresa en las diferentes redes sociales pues este contenido mostrará la imagen de tu empresa en el evento y puede posicionarte en los días venideros del evento como un stand a visitar.

Evita enviar al evento solamente personas del departamento comercial. Los eventos son una oportunidad genial para hacer equipo y tener a diferentes perfiles trabajando en un mismo proyecto. Haz como en la moda, “mix & match”, y mezcla tu equipo en el evento con cuidado para que lleves a un personal experto pero también entusiasta. Incluso si tu equipo solo lo forman 2 personas, asegurate que al menos una sepa contestar a las preguntas más técnicas del producto. Por supuesto que todo el equipo tiene que saber dar una respuesta adecuada y mostrar lo que hace tu empresa de una manera apropiada por lo que tener un manual podría ser de ayuda para estos casos.

Recuerda que algunos organizadores tienen, digámoslo así, un sentido del humor especial y nos sorprenden con algún cambio de última hora. Del mismo modo, siempre están esos detalles que no tuviste en cuenta, por lo que para no estresar a tu equipo, asegúrate que todo el mundo sabe lo que debe hacer y cuándo hacerlo en el evento.

Si tu objetivo en el evento es tener el stand repleto de visitantes, organiza reuniones con clientes y otros públicos de tu interés con antelación. Recuerda que en la mayoría de los eventos ocurre lo mismo: tus invitados o público objetivo se distraen entre los múltiples actos y no siempre se presentan cuando se les espera.

Cuando te tienes que desplazar a otro lugar para asistir a un evento, tienes que sacar provecho a todo el tiempo que estés allí. Si tienes clientes u otros públicos de interés en esa ciudad, intenta organizar reuniones con ellos antes o después del evento. De esta manera puedes descansar y despejarte del evento al mismo tiempo que estrechas lazos (y te ahorras un viaje extra).

Y por último aunque no menos importante, recuerda que, en general, un evento se basa en hacer networking y conseguir oportunidades de negocio para tu empresa. Por lo tanto, pide SIEMPRE tarjetas de visita y coge todos los datos de las personas que conozcas, incluso durante las fiestas. Para ello puede ser útil:

• Descargarte la aplicación móvil del evento para facilitar el networking
• Registrar todas tus oportunidades de negocio lo más pronto posible para no olvidar nada de lo que hayas hablado o hayas podido sacar en claro cuando hablaste y conociste a tal o cual persona de tu interés.
• Contacta otra vez a las personas que hayas conocido en los 3 días posteriores al evento para tratar de mantener caliente la relación que se inició en el evento.

En Teamleader sabemos que la gestión de clientes y prospectos no es una tarea fácil y más después de un evento donde has podido conocer a bastantes personas clave para tus intereses. Gestionar todos estos nuevos contacto lleva bastante tiempo y puede llegar a ser caótico, siendo en en esos momentos cuando una herramienta como Teamleader puede ser de gran utilidad, ayudándote a organizar todos tus contactos a partir de un intuitivo CRM. Pero Teamleader no es solamente un CRM, hace poco tiempo en hemos realizado una integración con un escáner inteligente de tarjetas de contacto que carga toda la información en el CRM de forma automática y te da la opción de conectarlo con LinkedIn. ¿Quieres saber más de cómo gestionar las oportunidades de negocio? Aquí te invitamos a descargarte nuestro e-book para una gestión inteligente de los posibles clientes: