Cómo crear un plan de proyecto impecable: modelo gratuito

¿Conoces la teoría y quieres ponerla en práctica? Hemos hecho un plan de proyecto de muestra para ayudarte a arrancar. Encontrarás el enlace para descargarlo al final de este artículo.

Para crear un plan sólido, solo necesitas tres ingredientes principales:

1. Recursos: todo lo que necesitarás para que el proyecto tenga éxito (piensa en capital humano, equipamiento, software, etc.).
   
   
2. Tareas: todas las diferentes responsabilidades que conforman un gran proyecto, ¿qué trabajos, grandes y pequeños, hay que tener en cuenta?
   
   
3. Actividades: por último, existen elementos como el estado de las tareas, el tiempo, las prioridades y la asignación de recursos humanos y financieros que deberás vigilar atentamente durante todo el proyecto para poder entregarlo de manera satisfactoria.

Además, un plan de gestión de proyectos debe dividirse en partes más detalladas. Necesitas especificar cada una de ellas antes de lanzarte:

• Etapas del proyecto: estas son todas las fases importantes del proyecto. Veamoslas con una metáfora, piensa en las fases como un trabajo de arquitectura: debes poner los cimientos, armar la estructura, instalar las ventanas y cumplir con todos los pasos necesarios hasta la construcción entera del edificio.
  
  
• Lista de actividades: realiza una lista con todas las tareas necesarias para completar el proyecto, tanto si son grandes como pequeñas. Traza un plan, contacta con los contratistas, busca a un electricista, compra el material… todos los proyectos tienen actividades clave que tienen que estar terminadas si quieres poder hacer el trabajo.
  
  
• Tareas: todos los pasos pequeños que conducen al resultado final. Nota importante: muchas tareas (y gente) dependen de que otras estén terminadas. Por lo tanto, debes ser capaz de vincularlas a aquellas de las que dependen para que todos estén al corriente.
  
  
• Duración y tiempo: ¿cuánto crees que va a durar cada tarea o fase? Para determinarlo, asegúrate de pensar siempre en el plazo final del proyecto. ¿Es realista o necesitas alargarlo? ¿Cuánto tiempo crees que necesitas para cada fase del proyecto? Este cronograma ayuda a determinar el volumen de trabajo. Confía en tu experiencia laboral para hacer estimaciones correctas.
  
  
• Presupuesto: ¿cuánto dinero necesitarás gastar para cubrir todos los recursos que el proyecto requiere? No te engañes: esto es solo una estimación aproximada. Sé lógico y realista. Con el tiempo y la experiencia, tus cálculos serán cada vez más precisos.
  
  
• Equipo del proyecto: ¿qué trabajadores (según su experiencia y habilidades) necesitas para completar el proyecto? En el caso de una casa, pensarías en arquitectos, fontaneros, carpinteros, electricistas y demás.

• Progreso: asegúrate de haber instaurado un sistema para determinar cómo evoluciona cada proyecto: ¿Sigues por el buen camino? ¿Tu equipo necesita esforzarse un poco más? ¿Estás valorando la eficiencia del proyecto?

Puedes construir un plan de proyecto básico en una hoja de cálculo o un procesador de word (mira más abajo).

Pero, si quieres empezar con una importante ventaja, aquí verás cómo puede ayudarte una herramienta on-line con funciones específicas de gestión de proyectos:

• Mantén una visión de conjunto de la evolución de un proyecto en tiempo real.
• Ten siempre disponible la última información.
• Determina todas las especificaciones de un proyecto, sean largas o no, en una única herramienta.
• Trabaja de forma transparente tanto con tu equipo como con los clientes.

Ahora que tienes los pequeños detalles cubiertos, podemos profundizar en lo demás. ¿Qué es lo primero que debes hacer para crear un gran proyecto? Un plan de proyecto debe contener una lista de todas las tareas, debe estar siempre disponible y ofrecerte un enfoque preciso para que puedas priorizar las más importantes.

Además, te permite tanto tener una vista de conjunto como focalizar en cada pequeño detalle. No es solo algo que esté allí acumulando polvo, sino que necesitarás revisarlo muchas veces para mantener una vista realista en cuanto arranque la realización del proyecto.

Paso #1 Documenta todos los aspectos de un proyecto: aquí es donde empieza realmente la buena planificación de proyectos. Comienza documentando todos los detalles esenciales y determina los objetivos, los plazos, las tareas y los costes del proyecto en cuestión.

Paso #2 Divide las diferentes fases del proyecto en etapas y tareas: lo siguiente es determinar el cronograma de un proyecto. Cuáles son las tareas cruciales que tienes que gestionar y cuáles son las últimas. Las relacionadas y las más pequeñas puedes agruparlas en largas etapas. Al dividir el proyecto en acciones más pequeñas, evitas que tu equipo se vea sobrepasado por el trabajo y consigues una ejecución más fluida.

Paso #3 Calcula los recursos que necesitas: prevé la gente que necesitarás y los recursos específicos que requerirás. Asegúrate de que tu lista sea lo más realista posible: no es conveniente despilfarrar ni quedarse corto. Ambas cosas pondrían en peligro el calendario y el presupuesto de tu proyecto

Paso #4 Reúne tus recursos: ahora que has calculado los recursos, consigue a la gente adecuada y asegúrate de que poseen las herramientas adecuadas para llevar a cabo el trabajo. La agrupación y organización adecuada de las diferentes partes del proyecto empieza aquí.

Paso #5 Realiza un cronograma: coge todos los datos que has determinado y organízalos en un calendario. Apunta todas las tareas y fases de cada proyecto y perfila la planificación.

Paso #6: Enlaza las tareas: como hemos dicho al principio, es indispensable definir qué tareas están relacionadas entre sí. Los miembros de tu equipo, a su vez, dependen de que estas estén correctamente programadas para poder realizar su trabajo eficientemente. Si puedes, hazte con un sistema de notificaciones automáticas. Eso evitará la necesidad de intervención humana y eliminará el riesgo de errores.

Paso #7: Regístralo absolutamente todo: dicen que ‘el diablo está en los detalles’, y tienen razón: la importancia de documentarlo todo no debe ser menospreciada. Cada miembro de tu equipo tiene que ser capaz de comprobar el estado de una tarea, una etapa o una entrega de la que es responsable en cualquier momento. Tampoco olvides el seguimiento del tiempo. Así, la próxima vez que gestiones un proyecto similar, podrás calcular mejor los plazos y presupuestos necesarios.

¿Eres nuevo en esto de planificar y gestionar proyectos? Puedes empezar poco a poco descargando nuestro modelo de planificación de proyectos gratuito. Te ayudará a dividir el proyecto en partes más manejables y hacerte las preguntas pertinentes para que tu proyecto empiece y evolucione correctamente.

Hemos hecho uno para Microsoft Word.

No subestimes una buena planificación de proyectos, pero tampoco le tengas miedo: se trata de recoger todos los elementos básicos y colocarlos en un cronograma. Tanto si eres un jefe de proyectos con experiencia como si acabas de convertirte en uno por accidente, el marco descrito en los párrafos anteriores vale para todos. Puedes hacerlo en papel, en una hoja de cálculo, o con un software especializado de gestión de proyectos, según cómo trabajes. Pero una cosa es cierta: hazlo bien y tendrás tu recompensa.