Carga Administrativa: 4 maneras de reducirla - Teamleader

¿Te has preguntado alguna vez cuánto tiempo y dinero pierdes cada semana en labores administrativas? Gestionar el personal, cobrar puntualmente las facturas, hacer el seguimiento de los clientes, mantener las bases de datos... Poner los puntos sobre las íes puede llevarle fácilmente un buen puñado de horas al día. El resultado es que muchas empresas temen estas tareas.

Las PYMES sueñan con una gestión más sencilla y eficiente que les alivie la carga de trabajo y les ayude a mejorar la calidad de su relación con los clientes.

Todos queremos trabajar de forma más productiva. Sin embargo, tendemos a olvidar que el volumen de tareas administrativas con el que lidian los empleados tiene efectos directos en su productividad. De hecho, reducir el papeleo es una condición importante para trabajar con eficiencia. Un estudio de Microsoft señala que el 26% de los empleados de PYMES aseguran trabajar con mayor productividad si tienen menos tareas administrativas que atender.

No temas más al infierno administrativo, las cosas van a mejorar. Hay varias maneras de enfrentarse a esa montaña de papeles y asegurarse de que tus empleados trabajan de forma más eficiente. Digitalizar tu administración es el camino.

La causa principal por la que la gestión hace perder tiempo está en los datos desordenados y fragmentados. No encontrar los datos oportunos entre un mar de carpetas, perder operaciones de venta porque los detalles importantes desaparecen por los entresijos... Y así podemos seguir durante horas.

Por eso necesitas que el CRM se convierta en el corazón de tu empresa. El principio subyacente es sencillo: gestionar todos tus datos desde un único lugar. En realidad, todos tus datos sobre clientes, proveedores, etc. son almacenados y administrados por un único sistema. De este modo, nunca perderás ningún dato y podrás compartirlos fácilmente con tus socios y colaboradores. Conecta tu software CRM con otras herramientas, como el paquete de contabilidad o el correo electrónico, para obtener una perspectiva en 360° de tu administración.

Cada día se envía una gran cantidad de archivos importantes: presupuestos, facturas, recordatorios de pago... Redactar, modificar y enviar de forma manual todos esos documentos puede ocupar mucho tiempo y dar lugar a graves errores.

Una escena habitual: descubres una factura vencida hace mucho tiempo de la que todavía no se ha enviado un recordatorio de forma manual. Al final tendrás que esperar más aún para ver tu dinero. Mientras tanto, tus proveedores esperan que tú sí que pagues a tiempo. Y basta decir que eso no es lo mejor para tu flujo de caja.

Puedes evitarte muchos problemas enviando tus documentos online. ¿Por qué? Porque enviar, firmar y pagar facturas es casi gratis. Se puede hacer fácilmente cualquier ajuste y firmar documentos en un abrir y cerrar de ojos. ¿Se ha efectuado un pago? Recibe una notificación directa y envía un mensaje de agradecimiento. Agiliza todo el proceso, desde la compra hasta el pago. Al final del día, incluso te ahorrarás algo de dinero.

Además del correo, hay cientos de importantes documentos que -el destino es caprichoso- cuando más los necesita uno, no hay forma de encontrarlos. Cualquier empresa puede beneficiarse del almacenamiento de archivos online, de manera que pueda encontrarlos fácilmente. Trabajar de forma digitalizada también implica que puedas acceder a tus documentos digitales en cualquier lugar y momento. Una oficina (casi) sin papel hará que tu empresa sea menos vulnerable a los robos y proteja con mayor eficiencia los datos de tus clientes.

Otra tarea clave que te roba tiempo: la administración del personal. Cada mes envías una gran cantidad de nóminas. Introducir la gestión digital de RRHH es una maniobra inteligente para tener mejor control sobre la administración y centrarse en los detalles.

La gestión digital de RRHH permite que tus empleados hagan el trabajo por ti: solicitar vacaciones, dar partes de baja, actualizar la información personal, registrar las horas trabajadas... Puedes organizar todas estas tareas a través de un portal online. Es tan fácil como un juego de niños: son los empleados los que rellenan la solicitud de baja o vacaciones, y el administrador la aprueba o no con un simple clic. Otro gran punto a favor: todos los ajustes -bajas, incorporaciones, días libres- se reflejan en cada nómina automáticamente. Esto no sólo estimula una relación laboral más saludable, sino que tus compañeros disfrutarán de más autonomía y mayor responsabilidad.

Una administración digital bien engrasada y organizada funciona con mucha más efectividad. Y lo que es más importante, ofrece una experiencia más satisfactoria al cliente y garantiza la seguridad de todos tus datos. Otra ventaja realmente importante: te ahorra enormes cantidades de tiempo (y de dinero). ¿Estás listo para llevar tu negocio al siguiente nivel y digitalizar toda tu administración?