Erstellen Sie Rechnungen ganz unkompliziert mit einem Rechnungsprogramm
Rechnungen sind die vielleicht wichtigsten Dokumente Ihres Unternehmens. Sie geben Ihren Kunden einen Überblick über die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, legen klare Zahlungsbedingungen fest und sorgen vor allem dafür, dass Sie bezahlt werden. Allerdings erfordert die Rechnungsstellung selbst viel Zeit und Mühe, die besser für die eigentliche Arbeit genutzt werden könnte. Kommt Ihnen das bekannt vor? Eine gute Rechnungssoftware ist die Lösung. Wir erklären, was ein Rechnungsprogramm ist, welche Vorteile es bietet und welche Funktionen entscheidend sind. So können Sie schnell und einfach eine Auswahl treffen.
Entdecken Sie das Teamleader Focus Rechnungsprogramm
Mit dem Rechnungsprogramm von Teamleader Focus starten Sie sofort erfolgreich durch. Sie erstellen und versenden Ihre Rechnungen in wenigen Klicks und verwalten ganz einfach ihren Status. Überschreitet ein Kunde die Zahlungsfrist? Er erhält dann automatisch eine Mahnung. Und natürlich personalisieren Sie alle Ihre Rechnungen mit Ihrem eigenen Logo, Schriftart und Farben. Schnell, effizient und professionell. Das möchten Sie ausprobieren? Kein Problem. Sie können Teamleader Focus 14 Tage lang kostenlos testen.
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Was ist ein Rechnungsprogramm?
Ein Rechnungsprogramm oder ein Rechnungstool ist eine Software, die es Ihnen einfach macht, Rechnungen einfach zu erstellen und deren Nachverfolgung zu automatisieren. Mit einem Rechnungsprogramm können Sie außerdem:
- wiederkehrende Rechnungen planen,
- mit Vorlagen arbeiten,
- feste (stündliche) Preise festlegen.
So sparen Sie Zeit und begrenzen das Fehlerrisiko. Sie können die meisten Rechnungsprogramme auch mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpfen, sodass Rechnungen sofort in Ihrer Buchhaltung verarbeitet werden. Wenn Sie das Rechnungsprogramm mit Ihrem Bankkonto verbinden, können Sie sogar die Überprüfung von Zahlungen oder den Versand von Mahnungen automatisieren. Die besten Rechnungsprogramme prognostizieren auch Ihre erwarteten Einnahmen, sodass Sie stets die Kontrolle über Ihren Cashflow haben.
Die Vorteile einer Rechnungssoftware
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch Ihre Verwaltung. Dies kann schnell unübersichtlich werden. Ein gutes Rechnungsprogramm hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Einer der Hauptvorteile von einem Rechnungsprogramm ist die erhebliche Zeitersparnis: Mit einer Rechnungssoftware geht das Erstellen von Rechnungen deutlich schneller. Mit Vorlagen können Sie eine professionelle Rechnung in wenigen Klicks erstellen. Mit einem guten Rechnungsprogramm können Sie sogar direkt aus Angeboten, Projekten oder Zeiterfassungen abrechnen. So begrenzen Sie den Aufwand auf ein absolutes Minimum.
Weitere Vorteile von spezialisierter Rechnungssoftware sind:
Sie werden schneller bezahlt
Ein gutes Rechnungsprogramm bietet Ihren Kunden die Möglichkeit, online zu bezahlen. Dies erleichtert es dem Kunden, die Rechnung sofort zu begleichen. Rechnungen, die über die InvoiceCloud-Plattform von Teamleader Focus versendet werden, werden 14 Tage schneller und 37 % pünktlicher bezahlt als Rechnungen per E-Mail oder Post.
Sie machen weniger Fehler
Weniger manuelle Arbeit bedeutet weniger Fehler. Die korrekte Rechnungsnummer und das richtige Datum werden automatisch hinzugefügt, Materialpreise, Stundensätze der Mitarbeiter und Mehrwertsteuersätze können voreingestellt werden. Auf diese Weise müssen Sie nur noch die richtige Menge eingeben, bevor Sie Ihre Rechnung versenden.
Sie machen einen professionellen Eindruck auf Ihre Kunden
Mit Rechnungen mit Ihrem eigenen Logo, Ihrer eigenen Schriftart und Farben, einem reibungslosen Rechnungsprozess und Online-Zahlungsoptionen hinterlassen Sie bei Ihren Kunden einen professionellen Eindruck.
Sie verknüpfen Rechnungen einfach mit Ihrer Buchhaltung
Durch die Verknüpfung Ihres Rechnungsprogramms mit Ihrer Buchhaltung müssen Sie die Rechnungen nicht manuell übertragen. Außerdem haben Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über Ihre Zahlungsstände, Einnahmen und Ausgaben. Die besten Rechnungsprogramme können sogar Ihr Einkommen und Ihren Cashflow prognostizieren.
Sie können Rechnungen einfach nachverfolgen
Wenn die Übersicht anzeigt, dass eine Rechnung die Zahlungsfrist überschritten hat, können Sie schnell und einfach eine Zahlungserinnerung senden. Oftmals können Sie dies sogar automatisieren, sodass Sie sich darüber keine Sorgen mehr machen müssen.
Effiziente und schnelle Rechnungsstellung
"Unser Team findet die Rechnungsstellung mit Teamleader Focus einfach und unkompliziert, und die Integration mit Exact hat uns eine enorme Effizienzsteigerung gebracht. "Die Abonnements sind auch sehr praktisch für uns - wir haben wirklich viele davon."
15.000 KMUs haben sich bereits für weniger Aufwand entschieden. Und das völlig zu Recht.
Mit Teamleader Focus arbeiten Sie nicht nur mit dem besten Rechnungsprogramm, sondern auch mit einer benutzerfreundlichen Unternehmenssoftware für Ihr CRM, Angebote, Projekte und Planung. Erfassen Sie Ihre Stunden, wandeln Sie Ihr Angebot einfach in eine Rechnung um und lassen Sie Ihre Kunden online bezahlen. Mehr erledigen mit weniger Aufwand! Möchten Sie es selbst ausprobieren? Dies ist nun zwei Wochen lang kostenlos möglich.
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Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms achten?
Bei der Auswahl eines neuen Rechnungsprogramms sollten Sie mindestens die folgenden 3 Punkte berücksichtigen:
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#1
Funktionen des Tools
Überlegen Sie vorab, wonach Sie in einem Rechnungsprogramm suchen. Vielleicht möchten Sie auf jeden Fall Zahlungserinnerungen automatisieren? Oder ist es Ihnen wichtig, dass Sie Ihr Buchhaltungsprogramm verknüpfen können, damit Sie alle Rechnungen schnell in Ihrer Buchhaltung verarbeiten können? Erstellen Sie eine Liste von Dingen, die in Ihrem Rechnungsprogramm nicht fehlen dürfen. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Wir haben im nächsten Abschnitt bereits eine Liste von 6 wesentlichen Funktionen eines Rechnungsprogramms zusammengestellt.
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#2
Preis
Die Preise variieren stark zwischen verschiedenen Rechnungsprogrammen. Suchen Sie daher nach einem Tool, das in Ihr Budget passt, ohne dabei auf die wesentlichen Funktionen des Tools zu verzichten. Stellen Sie sicher, dass das Rechnungsprogramm transparent in seiner Preisgestaltung ist. Nichts ist frustrierender, als später aufgrund einer Nutzungsbeschränkung im Tool oder dem Fehlen wesentlicher Funktionen zusätzlich zahlen zu müssen.
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#3
Benutzerfreundlichkeit
Auf dem Markt gibt es unzählige Rechnungsprogramme. Oft gilt: je mehr die Software kann, desto komplizierter wird sie. Und was Sie nicht möchten, ist Zeit zu verlieren, weil das Tool so schwer zu bedienen ist. Suchen Sie daher nach benutzerfreundlicher Rechnungssoftware, die den Fähigkeiten und Bedürfnissen von Ihnen und Ihrem Team entspricht.
Arbeiten Sie einfach und schnell
"Teamleader in einem Wort beschreiben? Einfachheit. Eine einfache Oberfläche, ein paar Menüs, schnell finden, was Sie brauchen – das liebt jeder Unternehmer."
Die wichtigsten Funktionen von Rechnungssoftware
Einige Funktionen sind unerlässlich in einem Rechnungsprogramm, während andere möglicherweise weniger wichtig für Ihre Arbeitsweise sind. Ein starkes Rechnungsprogramm umfasst mindestens die folgenden Funktionalitäten:
1. Flexible Rechnungsstellung
Ein spezialisiertes Rechnungsprogramm ermöglicht es Ihnen, Rechnungen so zu erstellen, wie Sie es möchten: anhand eines Angebots, einem Projekt oder einer Zeiterfassung. Sie können auch Stundensätze pro Mitarbeiter oder Aufgabentyp festlegen, Standard-Mehrwertsteuersätze verwenden oder eigene hinzufügen. Das Erstellen von Gutschriften aus einer Rechnung ist auch kein Problem.
2. Verwendung mehrerer Währungen
Arbeiten Sie viel mit ausländischen Kunden? Dann ist es wichtig, dass Sie diese Umsätze problemlos in Fremdwährungen abrechnen können. Sie möchten auch in der Lage sein, Echtzeit-Wechselkurse anzuwenden. Unabhängig von der Währung, in der Sie abrechnen, sehen Sie immer den Gesamtumsatz in Ihrer eigenen Währung.
3.Verarbeitung von mehreren Rechnungen auf einmal
Effizienz ist für jeden Unternehmer wichtig. Mit Massenaktionen können Sie mehrere Rechnungen auf einmal verarbeiten. Dadurch verschwenden Sie deutlich weniger Zeit. Je mehr Rechnungen Sie senden, buchen oder löschen, desto mehr Zeit sparen Sie.
4. Einrichtung wiederkehrender Rechnungen
Erstellen Sie für ein langfristiges Projekt jeden Monat dieselbe Rechnung? Dann wählen Sie ein Rechnungsprogramm, mit dem Sie wiederkehrende Rechnungen für beliebige Zeiträume einrichten können. Am besten können diese auch automatisch erstellt und per E-Mail oder Post gesendet werden.
5. Verknüpfung mit Ihrem Buchhaltungstool
Synchronisieren Sie versendete Rechnungen ganz einfach mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder der Ihres Buchhalters. Wenn Sie die Rechnung als 'bezahlt' markieren, wird auch der Zahlungsstatus in Ihrem Rechnungsprogramm aktualisiert.
6. Prognose Ihrer Einnahmen
Das beste Rechnungsprogramm prognostiziert Ihre voraussichtlichen Einnahmen für die kommenden Monate anhand des Zahlungsdatums der Rechnungen. So treffen Sie fundierte Entscheidungen für die Zukunft Ihres Unternehmens.
Teamleader Focus ist eine benutzerfreundliche Unternehmenssoftware, mit der Sie alle Ihre Rechnungen erstellen, senden und nachverfolgen können. Natürlich sind alle oben genannten Funktionen auch in unserem Rechnungsprogramm verfügbar, wobei Benutzerfreundlichkeit oberste Priorität hat. Mit Teamleader Focus erstellen Sie nicht nur Rechnungen, sondern nutzen die Software auch für Angebote, Planung, Projekte und CRM. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Wir erklären Ihnen genau, warum Sie mit der Rechnungsstellung mit Teamleader Focus beginnen sollten.
So einfach ist die Online Rechnungsstellung mit Teamleader Focus.
Natürlich gibt es eine Menge verschiedener Rechnungssoftware auf dem Markt. Der Vorteil von Teamleader Focus ist jedoch, dass alles online abläuft, sodass Sie Ihre Rechnungen überall einsehen können. Dies ist natürlich auch mit unserer mobilen App möglich. Unser Rechnungsprogramm ist auf die Bedürfnisse von Unternehmern und Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern zugeschnitten. Ideal für KMUs!
Darüber hinaus ist Teamleader Focus mehr als nur ein Rechnungsprogramm. Mit unserer benutzerfreundlichen Unternehmenssoftware können Sie außerdem unkompliziert Angebote erstellen, einen Dienstplan zusammenstellen und Projekte sowie Kundendaten verwalten. Alles, was Sie für Ihr Unternehmen brauchen, in einem Tool.
Mit Teamleader Focus:
Stellen Sie Ihre Zeiterfassungen in Rechnung
Sind Sie mit einer Aufgabe oder Besprechung fertig? Teamleader Focus fordert Sie auf, die geleistete Arbeitszeit anzugeben. Die Zeiterfassung startet automatisch, wenn Sie sich bei Teamleader Focus anmelden, und beginnt mit jeder neuen Aufgabe erneut.
Möchten Sie Ihre Zeiterfassung manuell eingeben? Oder geleistete Arbeitsstunden einem Kunden oder Projekt zuweisen? Dann ist das natürlich auch möglich. Und Sie können die Zeiterfassungsberichte ganz einfach als Excel-Datei herunterladen.
Automatisieren Sie wiederkehrende Rechnungen
Sie stellen Ihre wiederkehrenden Leistungen immer pünktlich in Rechnung. Denn Teamleader Focus versendet diese Rechnungen automatisch. Darüber hinaus erhalten Sie einen Überblick über den zukünftigen Wert Ihres wiederkehrenden Portfolios.
Profitieren Sie von den Statistiken
Gewinnen Sie neue Erkenntnisse aus den Statistiken zur projektbezogenen Zeiterfassung. Legen Sie finanzielle Ziele pro Quartal fest und ziehen Sie intelligente Berichte zu Rate, die den Fortschritt Ihres in Rechnung gestellten Umsatzes zeigen.
Verwalten Sie alle nicht abgerechneten Zeiten
Dank des Überblicks im CRM-Modul verlieren Sie die nicht abgerechnete Zeit nicht aus den Augen. Benötigen Sie zusätzliche Hilfe? Legen Sie Ihren Schwellenwert für nicht in Rechnung gestellte Zeit fest. Wird die Schwelle überschritten, erhält der Kunde trotzdem eine Rechnung.
Alle nicht in Rechnung gestellten Zeiten finden Sie auf der Detailseite jedes Kunden. Sie können diese ganz einfach in Rechnung stellen, indem Sie auswählen, welche registrierten Leistungen Sie der Rechnung hinzufügen möchten.
Lassen Sie Ihre Kunden online bezahlen
Über Ihre eigene InvoiceCloud können Ihre Kunden ihre Rechnung online einsehen und ihren ausstehenden Betrag sofort über die von Ihnen gewählten Zahlungsoptionen bezahlen: Kreditkarte, Banküberweisung, PayPal, iDEAL, SOFORT... So behalten Sie immer einen aktuellen Überblick über Ihre aktuelle Rechnungsstellung.
Verknüpfen Sie Ihre Buchhaltung
Teamleader Focus verknüpft das Rechnungsmodul mit einer Liste von Buchhaltungstools. Platzieren Sie ganz einfach Kontakte und Rechnungsdetails in Ihrem Buchhaltungssystem und synchronisieren Sie alle Zahlungsdetails. Auf diese Weise müssen Sie nie wieder doppelte Arbeiten in verschiedenen Tools ausführen.
Ein Rechnungsprogramm wie Teamleader Focus automatisiert auch andere wiederkehrende Aufgaben.
Denn mit Teamleader Focus können Sie viel mehr als nur Rechnungen erstellen. Verwalten Sie Kunden, erstellen Sie Angebote, erfassen Sie Zeiten, überwachen Sie Projekte... und das alles an einem zentralen Ort. Das bedeutet, Sie benötigen nur ein Tool, um Ihr gesamtes Unternehmen zu führen. Testen Sie es selbst zwei Wochen lang. Ohne zu zahlen, ohne Kreditkarte.
Keine Kreditkarte erforderlich.
Wie kann ich ein Rechnungsprogramm in meinem Unternehmen implementieren?
Eine Rechnungssoftware spart viel Zeit, insbesondere wenn Sie Ihre Rechnungen noch mit Excel erstellen. Aber wie stellen Sie sicher, dass dieser Wechsel so wenig Verzögerungen wie möglich verursacht? Dies erreichen Sie mit diesen drei Schritten:
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#1
Richten Sie das Rechnungsprogramm ein
Richten Sie alle erforderlichen Konten ein und importieren Sie alle Daten. Mit den meisten Rechnungsprogrammen können Sie alle Daten (Kundendaten, Rechnungen, Projekte, Arbeitszeittabellen, laufende Geschäfte) einfach über eine Excel-Datei importieren. Ein gutes Rechnungsprogramm hat oft eine Übersicht und Anleitung zum Importieren von Daten.
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#2
Verbinden Sie Ihr neues Rechnungsprogramm mit den Tools, die Sie bereits verwenden
Ein großer Vorteil von spezialisierten Rechnungsprogrammen ist, dass Sie es mit anderen Tools verknüpfen können. Verknüpfen Sie Ihr Bankkonto für eine reibungslose Zahlungsabwicklung und synchronisieren Sie alle Kundendaten mit Ihrem Buchhaltungssystem. Dies spart viel doppelte Arbeit!
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#3
Stellen Sie das Programm allen Benutzern vor
Entscheiden Sie sich für leicht verständliche Software und binden Sie Ihre Teammitglieder direkt von Anfang an in die Implementierung des neuen Rechnungsprogramms ein. Betonen Sie die Vorteile dieses Wechsels, damit jeder versteht, warum diese Wahl getroffen wurde. Legen Sie außerdem klare Aufgabenverteilungen für die Nutzung des Systems fest, damit jeder weiß, was von ihm erwartet wird. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet auch die Möglichkeit, Zugriffsrechte in der Software zu vergeben. So können Sie sicher sein, dass jeder seine Aufgaben gut erfüllen kann.
Andere Software funktioniert perfekt mit Teamleader Focus.
Kein lästiges Copy and Paste mehr: Teamleader Focus ist mit 230+ Apps und Tools kompatibel, die Ihr Unternehmen wahrscheinlich bereits verwendet.
Entdecken Sie unsere Integrationen:
- Eine aktueller Kalender: Verpassen Sie nie wieder einen Termin oder eine Frist dank eines perfekt organisierten Kalenders.
- Zentrale Kommunikation: Behalten Sie den Überblick über eingehende und ausgehende E-Mails, Telefonate und andere Kommunikationswege.
- Verknüpfen Sie Ihre Buchhaltung: Verfolgen Sie Rechnungen - oder senden Sie sie direkt an Ihren Buchhalter.
Häufig gestellte Fragen
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Welches Rechnungsprogramm ist das beste?
Ihr neues Rechnungsprogramm sollte auf jeden Fall über die 6 oben genannten Funktionen verfügen. Am besten wählen Sie jedoch ein Rechnungsprogramm, mit dem Sie mehr als nur Rechnungen erstellen können. Es ist sehr zeitaufwändig, alle Arten von Informationen (wie Kundendaten, Zahlungsstatus, Zeiterfassung) wiederholt eingeben zu müssen. Das nimmt zu viel Zeit in Anspruch und erhöht das Risiko von Fehlern.
Unternehmenssoftware wie Teamleader Focus wurde speziell für KMUs entwickelt. Damit können Sie Ihr gesamtes Unternehmen von einem Ort aus verwalten: CRM, Angebote, Rechnungen, Projekte und Planung in einem Tool. Und dank mehr als 230 Integrationen können Sie alle Ihre Lieblingstools verbinden. Also keine doppelte Arbeit mehr.
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Wie erstellt man eine Rechnung in Excel?
Möchten Sie zunächst mit Excel beginnen, bevor Sie auf Rechnungssoftware umsteigen? Wir haben einen praktischen Leitfaden für Sie erstellt. In unserem Blogartikel 'Erstellen einer Rechnung in Excel' erfahren Sie, was in einer Rechnung enthalten sein sollte und welche Excel-Formeln Ihnen dabei helfen.
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Welche App kann ich für meine Rechnungen verwenden?
Ist es Ihnen wichtig, dass Sie Ihr Rechnungsprogramm auch von Ihrem Smartphone oder Tablet aus verwenden können? Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, ob auch eine mobile App verfügbar ist und welche Funktionen diese App bietet.
Mit der mobilen App von Teamleader Focus können Sie Ihre Rechnungen verwalten, egal wo Sie sich befinden. Sie können Ihre Rechnungen einsehen, herunterladen, hinzufügen, überprüfen und mit unserer App versenden. Und mit nur wenigen Klicks können Sie den Zahlungsstatus Ihrer Rechnung ändern. So haben Sie Ihre Rechnungen jederzeit im Blick, egal ob Sie unterwegs oder im Büro sind.
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Pflicht zur E-Rechnung: Wie funktioniert das in Deutschland?
Gemäß dem neuen Vorschlag der Europäischen Kommission, “Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter”, soll die E-Rechnung bis 2028 für B2B-Transaktionen innerhalb der EU verpflichtend werden.
Derzeit ist die E-Rechnung in Deutschland nur für Unternehmer, die Waren oder Dienstleistungen an die deutsche Regierung liefern, verpflichtend.
Im B2B-Sektor wird die E-Rechnungs-Pflicht schon bald folgen. Nach dem Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes soll die B2B E-Invoicing-Pflicht in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 eingeführt werden.
Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel über E-Rechnungen.Die E-Rechnung geht über das bloße Versenden Ihrer Rechnung per E-Mail hinaus. Sie verwendet das PEPPOL-Netzwerk, eine internationale Plattform für den sicheren Austausch elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen. PEPPOL, ein europäischer Standard, wird von Unternehmen weltweit akzeptiert. Der elektronische Austausch von Dokumenten wie Rechnungen wird sicherer, schneller und fehlerfreier.
Klingt kompliziert? Kein Problem. Rechnungsprogramme wie Teamleader Focus stellen sicher, dass sie mit dem PEPPOL-Netzwerk verbunden sind, so dass Sie immer den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Auf diese Weise entspricht Ihr Rechnungsprozess immer neuen Standards und Vorschriften.