Zeiterfassung: Von Agenturen wärmstens empfohlen

Zeiterfassung: Das mag für viele Unternehmen als lästige Pflicht erscheinen oder nicht zur Unternehmenskultur passen. Doch in den Agenturen, mit denen wir zusammenarbeiten, ist sie eine bewährte Praxis. Die Vorteile sind klar: Sie gewinnen Einblicke in Kapazitäten, Rentabilität und den Fortschritt Ihrer Projekte, was Ihnen dabei hilft, eine fundierte Geschäftsstrategie zu entwickeln. Doch stellt sich häufig die Frage: Kostet die Zeiterfassung nicht vor allem eins – Zeit? Und ist die Sorge, dass sie wie ein Kontrollinstrument wirkt, nicht ganz unbegründet? Praktische Beispiele aus Agenturen geben Aufschluss.

„Von einigen Kunden höre ich hin und wieder Bedenken, Zeiterfassung in ihrer Agentur einzuführen“, sagt Quentin Ost, Account Executive bei Teamleader Orbit. „Häufig wird befürchtet, dass Zeiterfassung die Mitarbeitenden abschreckt, weil sie sich überwacht fühlen könnten. Niemand möchte das Gefühl haben, dass jede Minute des Tages nachverfolgt wird. Doch wie Sie die Zeiterfassung als Agentur implementieren, liegt ganz bei Ihnen. Es ist nicht nötig, dass Ihre Mitarbeitenden jede einzelne Minute dokumentieren oder sich für ihre Stunden rechtfertigen. Eine einfache Zeiterfassung, die zeigt, wie viel Zeit auf welches Projekt entfällt, genügt bereits, um herauszufinden, welche Projekte rentabel sind. Verdeutlichen Sie Ihrem Team, dass Kreativität an erster Stelle steht und sie nicht anhand der Zeiterfassung bewertet werden – und halten Sie sich an dieses Versprechen. Ihre Mitarbeitenden werden schnell die Vorteile erkennen, die eine Zeiterfassung für ihre eigene Planung und das Management der Arbeitsbelastung bietet.”

Das zeigt auch das Beispiel von Lemon Companies, einer Digitalagentur für Webdesign und Entwicklung mit über 20 Mitarbeitern. Die Einführung der Zeiterfassung half ihnen, effizienter zu arbeiten und brachte mehr Ordnung ins Team. „Wir haben unsere Projekte intern viel effizienter organisiert“, erklärt Laurent Janssens, Operations Director. „Wir haben nun einen besseren Überblick über das Budget und die Zeit, die wir für jedes Projekt aufwenden. Durch die Zeiterfassung können wir auch bessere Zeitschätzungen machen. Die Kollegen wissen im Voraus, wie viel Zeit sie für bestimmte Aufgaben einplanen müssen. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie als erledigt markiert. So müssen sie nicht jede Sekunde minutiös dokumentieren und haben dennoch einen genauen Überblick über den Kalender ihrer Kollegen.“

Eine häufige Sorge im Zusammenhang mit Zeiterfassung ist, dass sie als zusätzliche Aufgabe wertvolle Zeit beansprucht. Doch es kommt darauf an, wie komplex dieses zusätzliche „To-Do“ gestaltet wird. „Dass man Zeit verliert, wenn man seine Stunden in einer Excel-Tabelle detailliert festhalten muss, ist klar“, sagt Robbrecht Delrue, Account Executive bei Teamleader Orbit. „Mit einem guten Zeiterfassungstool geht das deutlich schneller. In Teamleader gibt es verschiedene Möglichkeiten, Zeit zu erfassen: während der Arbeit, am Ende des Tages oder sogar am Ende der Woche. Nutzer können selbst entscheiden, was für sie am einfachsten ist. Einige meiner Kunden arbeiten zum Beispiel in Halbtagesblöcken. So verliert man sich nicht in Details – man kann sich eine Kaffeepause gönnen oder ein Gespräch mit einem Kollegen führen – und erhält dennoch wertvolle Einblicke in die Gewinnmargen bestimmter Projekte, die Arbeitslast der Mitarbeiter oder die Kapazität für die kommenden Monate.“

Bei der Full-Service-Marketingagentur Springbok brachte die Zeiterfassung Effizienz und Übersicht in den Arbeitsalltag. „Teamleader Orbit integriert unsere Planungen und die Stundenzettel unserer Mitarbeiter“, erklärt Erwin Hendriks, Managing Partner. „Wenn sich die Mitarbeiter an die Planung halten, die von den Projektmanagern erstellt wird, ist das Ausfüllen der Stundenzettel ein Kinderspiel. Und wir müssen niemanden mehr antreiben.“

Dass eine Organisation von der Zeiterfassung profitiert, ist weithin bekannt. „Doch auch für die Mitarbeiter gibt es Vorteile“, stellte Quentin anhand der Rückmeldungen von Nutzern fest. „Früher war die Kapazitätsplanung oft ein reines Bauchgefühl. Wer die Zeiterfassung in seine Arbeitsweise integriert, hat einen klaren Überblick darüber, wer wie viel leisten kann. Fehlt es an Kapazitäten, kann rechtzeitig zusätzliches Personal eingestellt werden, bevor es zu Engpässen kommt. So geraten die Mitarbeiter nicht unnötig unter Druck, der Stress sinkt – und das Business wächst in einem gesunden, stetigen Tempo weiter.“

Zeiterfassung ist auch der beste Weg, um Diskussionen mit Kunden zu vermeiden.
Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern trägt auch zu einer besseren Arbeitsatmosphäre bei. So läuft es beispielsweise bei Lunar, einem Entwickler für komplexe Webplattformen und SaaS-Anwendungen. Glenn Fellows, Managing Partner, erzählt: „Was genau machen wir für welchen Kunden? Wie viel Zeit investieren wir in jedes Projekt? Früher haben wir ein Projekt übernommen und sind mit Vollgas gestartet. Am vorletzten Tag mussten wir dann den Kunden bitten, die Deadline vielleicht ein wenig zu verschieben. Heute arbeiten wir mit größeren Kunden, größeren Budgets und längeren Projektlaufzeiten. Ich kann jetzt auf einen Blick sehen, woran alle arbeiten, wer noch Kapazitäten hat und wer komplett ausgebucht ist.“

„Die Mitarbeiter selbst wissen auch gern, womit sie gerade beschäftigt sind und was als Nächstes ansteht – das sollte man nicht unterschätzen“, ergänzt Robbrecht. „Zeiterfassung ist eine hervorragende Grundlage, um die eigenen KPIs zu definieren. Mitarbeiter haben dadurch klare Ziele – sowohl für sich selbst als auch für das Unternehmen.“

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