LUNAR: „Teamleader Orbit ist unsere Kristallkugel.“

Wer: Glenn Fellows, geschäftsführender Gesellschafter
Was: Konzeption, Gestaltung und Entwicklung von SaaS-Anwendungen und komplexen Webplattformen
Verwendet Teamleader seit: 2018
Größte Herausforderung: Kontrolle über die ausufernden Arbeitsabläufe und Prozesse erhalten; Erkenntnisse aus Daten gewinnen, damit wir einige Schritte vorausdenken können

Lunar ist Teil der Cronos&Koo-Gruppe. Das Unternehmen konzipiert, gestaltet und entwickelt SaaS-Anwendungen und komplexe Webplattformen. „Wir sind aber kein klassisches IT- oder Software-Unternehmen“, betont Glenn Fellows, geschäftsführender Gesellschafter. „Wir sind ein kreatives Unternehmen, das Anwendungen zum Leben erweckt. Wir stellen keine trockene Software her. Nutzer sollen bei der Arbeit mit unseren Anwendungen Spaß haben.“

Lunar gibt es seit etwa sechs Jahren. Als das Unternehmen 15 Beschäftigte zählte, bemerkte Glenn, dass eine Decke erreicht war. „Unsere Kunden wurden immer größer und unsere Projekte immer umfangreicher. Da stießen wir mit unseren bestehenden Tools an eine Grenze. Wir konnten nur wenige Daten messen. Es gab viele Dinge, die wir nicht erkannten.“

„Das von uns verwendete Tool war eigentlich für die Zusammenarbeit mit Freiberuflern gedacht und konnte nur die Arbeitszeit erfassen. Wir brauchten bessere Einblicke. „Wir wussten: Wenn wir jetzt keine bessere Struktur und professionellere Arbeitsweise schaffen, werden wir für immer ein Unternehmen mit 15 Beschäftigten bleiben. Mein Mitgesellschafter und ich wollten das nicht. Wir waren ehrgeizig und wollten schneller wachsen. Dazu mussten wir aber auch schneller arbeiten.“

Durch eine Freundin stieß Glenn auf Teamleader Orbit. „Wir sprachen über unsere Arbeit und schilderten einander, wie vielbeschäftigt wir waren. Aber ihr ‚vielbeschäftigt‘ war anders als mein ‚vielbeschäftigt‘. Sie hatte so viel zu tun, weil sie so viele Projekte am Laufen hatte und Content produzieren musste. Ich aber hatte den Eindruck, dass meine Zeit hauptsächlich für mühselige Administrationsaufgaben draufging. Als mir diese Freundin erzählte, dass sie dank Teamleader Orbit kaum noch Zeit dafür aufwenden muss, machte es bei mir Klick.“

„Wir hatten bei Lunar unzählige Tools ausprobiert. Doch die meisten Unternehmenssoftware-Lösungen eignen sich nicht für die Kreativbranche. Wir verkaufen keine Produkte, sondern vor allem unsere Zeit. Die Software muss das berücksichtigen. Teamleader Orbit ist optimal auf unsere Branche ausgerichtet. Ich habe jetzt mehr Zeit für den Vertrieb und neue Aufträge. Wofür ich früher 100 Excel-Tabellen benötigt habe, reicht jetzt 1 Tool. Vom ersten Angebot bis zur letzten Rechnung kann ich alles von einem zentralen Ort aus erledigen.

Laut Glenn brachte Teamleader Orbit vor allem Ordnung ins Chaos. „Arbeitsabläufe und Prozesse sind für viele Kreativunternehmen eine große Herausforderung. Zu Beginn haben wir jeden Kunden anders gearbeitet. Dazu kamen bei uns noch unzählige Ausnahmen. Eines unserer Probleme in den ersten Jahren war, dass wir sehr viel und sehr hart gearbeitet haben, aber bei einigen Projekten und Kunden vergleichsweise wenig Geld verdienten. Dann stellte sich heraus, dass wir die Preise seit Jahren nicht angepasst hatten, zum Beispiel an das Kompetenzlevel der Mitarbeiter, die in der Zwischenzeit für diese Kunden gearbeitet hatten. Durch zu viele Ausnahmen und Prozesse schießt man sich letztlich ein Eigentor.“

„Teamleader Orbit hat unserer Arbeitsweise, Prozesse und Abläufe verbessert: Das System erlaubt A, B und C, aber nicht mehr X, Y und Z. Unsere Fehlerspanne sind jetzt viel geringer. Wir bewahren uns die Freiheit, die ein kreatives Unternehmen benötigt, setzen jetzt aber auch Grenzen. Wir ziehen eine klare Linie.“

„Damit wir skalieren können, müssen wir zunächst einmal genau wissen, wo wir aktuell stehen. Sowohl in finanzieller als auch in operativer Hinsicht. Was genau machen wir für welchen Kunden? Wie viel Zeit benötigen wir für jedes Projekt? Früher war das so: Wir haben ein Projekt begonnen, haben Vollgas gegeben und am vorletzten Tag sind wir mit eingezogenem Kopf zum Kunden gegangen, um ihn höflich zu bitten, den Fertigstellungstermin ein wenig nach hinten zu verschieben. Heute arbeiten wir mit größeren Kunden, größeren Budgets und längeren Projekten. „Ich erkenne jetzt auf einen Blick, wer woran arbeitet, wer noch Zeit übrig hat und wer vollständig ausgelastet ist.“

„Mit Teamleader Orbit kann ich die Zukunft vorhersagen.“ Ich kann unsere Kapazität genau einschätzen. Vom ersten Tag an weiß ich, ob wir mit unserer Zeit und unserem Budget das Ziel erreichen oder nicht. Wir geraten nicht mehr in Verzug. Wir sind nicht mehr im Blindflug unterwegs."

„Heute weist uns das Reporting in Teamleader Orbit den Weg. Sind wir noch im Plan? Sind wir dem Zeitplan voraus? Sind wir vom Kurs abgekommen und liegen wir hinter dem Zeitplan zurück? Die Daten liefern uns Erkenntnisse auf Unternehmensebene, also einen guten Überblick, aber auch Einblicke in jedes einzelne Projekt und sogar jede einzelne Aufgabe.“

Auch die Beschäftigten von Lunar profitieren von Teamleader Orbit, erklärt Glenn. „Das Tool basiert klarerweise auf Zahlen und hat Unmengen von Daten, ist voller Nullen und Einsen. Aber Teamleader Orbit analysiert die Daten und erkennt auch die menschliche Seite hinter all diesen Zahlen. Das war bei uns gewissermaßen ein blinder Fleck. Wenn nun jemand häufiger krank ist oder viele Stunden arbeitet, können wir das anhand der Daten und Berichte, die Teamleader Orbit liefert, sofort erkennen. Wir werden viel schneller darauf aufmerksam als früher und können so verhindern, dass sich talentierte Teammitglieder überarbeiten.“

Auch die Kundenbeziehungen profitieren davon. „Viele Unternehmen behaupten, dass sie für ihre Kunden echte Partner sind. Doch sie werden diesem Anspruch nicht immer gerecht. Teamleader Orbit bietet die nötigen Einblicke und Tools, um Kunden vollständige Transparenz zu bieten. ‚An diesem Punkt stehen wir gerade. An diesem Punkt steht ihr. So weit ist das Projekt vorangeschritten.‘ Wir sind in jeder Phase eines Projekts ein offenes Buch.“