Basilicom: „Dank Teamleader Orbit haben wir viel mehr Klarheit – das bringt uns als Agentur voran.“

Wer? Simon Erdmann, Product Owner
Was? Digital- und Transformationsagentur sowie Pimcore-Partner Nummer 1 in Deutschland
Arbeitet mit Teamleader Orbit seit? Sommer 2022
Größte Herausforderungen: Das Software-Puzzle aus acht unterschiedlichen Tools durch eine einzige Unternehmenssoftware zu ersetzen, die alle Anforderungen auf einmal erfüllt

Die Digitalagentur Basilicom unterstützt seit mehr als 20 Jahren internationale Unternehmen als strategischer und technischer Partner bei digitalen Projekten. Agentur-Schwerpunkte sind: Information Supply Chain, Datenmanagement, Prozessautomatisierung und Multichannel-Publishing.

Basilicom ist Pimcore-Agentur Nummer 1 in Deutschland, mit 13 Jahren Erfahrung als Pimcore-Partner, mehr als 35 zertifizierten Mitarbeiter: innen sowie über 150 erfolgreichen Pimcore-Projekten für Mittelstands- und Enterprise-Kunden aus sämtlichen Branchen. Die Agentur hat ihren Hauptsitz in Berlin sowie Niederlassungen in Bremen, München und Köln.

„Bevor wir uns für Teamleader Orbit entschieden haben, gab es bei uns einen Best-of-Breed-Ansatz“, erinnert sich Simon. „Wir hatten acht Software-Tools – für Lead-Generierung, Angebotserstellung, Projektstaffing, Rechnungsstellung, ein Projektmanagementtool, eine Software, um die Systeme für Rechnungen und Budget zusammenzuschalten, ein Tool zum Auslesen der Informationen und ein weiteres, um die Daten in Diagrammform darzustellen.“ Das war nicht nur kompliziert, sondern es stellten sich auch viele Fragen: wer soll worauf Zugriff haben, wo werden Daten abgelegt und in welchem Dateiformat? Da die Systeme nicht untereinander kommunizierten, ging auch das Vertrauen in die Daten verloren. „Ich fragte mich bei angezeigten Engpässen oft, ob die real sind oder einfach etwas nicht mit eingerechnet wurde“.

Heute arbeiten bei Basilicom alle mit Teamleader Orbit – vom Inhaber bis zu den Studierenden – sogar Freelancer:innen sind mit dabei. „Es ist ein enormer Vorteil ist, dass es mit der Rechtefreigabe so einfach ist“, berichtet Simon. „Früher hatten wir vier Möglichkeiten, Rechte zu vergeben und das war`s. Jetzt können wir die Rechte für jeden einzelnen Mitarbeiter individuell festlegen. Das ist echt cool!“ Er fährt fort: „Bei allen anderen Tools, die wir uns angeschaut haben, gab es außerdem eine begrenzte Anzahl an Custom Fields. Mit Teamleader Orbit können wir praktisch unendlich viele Custom Fields haben, das ist enorm. Denn wenn man einen Plan hat – und den haben wir immer mehr, je länger wir mit Teamleader Orbit arbeiten – dann kann man alles genauso zusammenbauen und abbilden, wie man es braucht.“

„Wir nutzen eigentlich alle Funktionen von Teamleader Orbit“, berichtet Simon. „Besonders klasse finde ich die Rechnungsstellung und die Angebotserstellung“, betont er. „Weil damit einfach alles total schnell geht.“ Er fügt hinzu: „Möchte man Angebote anpassen, gibt es eine Historie, in der man beliebig hin und her springen kann – es geht also nichts verloren. Mit ein bisschen Übung kann man sich außerdem ganz einfach Customer Reports zusammenbasteln. Man muss dafür kein Entwickler sein, sondern nur die einfache Logik verstehen.“ Er ergänzt: „Früher war es immer irgendwie nervig, Angebote zu erstellen. Mit Teamleader Orbit macht es hingegen Spaß! Einfach, weil die Rates alle drin sind. Man braucht nur ein wenig hin und her zu schieben, kann dann alles ausrechnen lassen und fertig. Das ist so eine Spielerei, die ich super finde – einfach, klar und leicht.“

Ein anderer Punkt ist die Stundenerfassung. „Jeder weiß, dass es nichts Nervigeres gibt. Aber noch nerviger als Stundenerfassung ist falsche Stundenerfassung. Wenn man die Leute darauf hinweisen muss, dass sie noch mal nachkontrollieren sollen. Das ist super ätzend! Und wenn ich über Teamleader Orbit jemanden einplane, wird demjenigen genau das richtige Timesheet angezeigt. Es muss also keiner mehr darauf achten, worauf er bucht. Und deshalb brauche ich auch niemanden mehr darauf anzusprechen, dass er bitte umbuchen soll.“

„Zu meinen Lieblingsfunktionen gehört es, Vorhersagen über die Kapazitätsplanung und den Cashflow zu erstellen“, erzählt Simon. „Wenn ich mir beispielsweise die Reports einzelner Personen anschaue, sehe ich auf einen Blick alles, was im Backlog liegt und stelle dann beispielsweise fest, dass ich eine Person zu 138 Prozent brauche. Dann ist klar, dass ich besser schon mal versuche, Unterstützung zu organisieren oder prüfe, ob jemand anderes einen Teil der Arbeit übernehmen kann.“ Er ergänzt: „Außerdem haben wir jetzt intern auf Units umgestellt. Und es ist super einfach, für Units beispielsweise Gruppen doppelt anzulegen, einmal mit und einmal ohne Freelancer. Das geht mit wenigen Klicks und macht mir vieles leichter.“

Die Umstellung auf Teamleader Orbit hat Basilicom vor allem eines gebracht: Klarheit. „Ich kann mir zum Beispiel Reports aus dem CRM-Modul ziehen und sehe genau, wieviele Deals dort liegen, aus welchen Angeboten echte Projekte geworden sind und in welchem Status sich alles befindet.“ Simon fasst zusammen: „Es ist einfach insgesamt viel klarer, was einzelne Abteilungen gerade brauchen. Und das hilft mir als Projektmanager enorm, das Passende genau im richtigen Moment zu liefern. Wir sind dadurch als Agentur auch viel näher zusammengerückt. Das hätte ich so gar nicht erwartet“, berichtet er.

Ob Teamleader Orbit für Entspannung gesorgt hat? „Einerseits schon“, antwortet Simon. „Andererseits bemerken wir jetzt ganz deutlich, wo Prozesse besser laufen müssen.“ Er gibt ein Beispiel: „Vor Teamleader Orbit konnten wir so viele Rechnungen stellen, wie wir wollten, ohne dass es einen Budget-Check gab oder eine technische Sperre. Heute meldet uns Teamleader Orbit sofort, wenn die Ausgaben zu hoch sind, die Margen fallen und wir unser Angebot überdenken müssen. Und durch solche Erkenntnisse stellen wir gerade alles infrage. Kein Stein bleibt auf dem anderen. Das ist auch das, was wir wollten. Dass uns Teamleader Orbit zeigt, wo wir Sachen anders machen müssen.“

„Man merkt einfach, dass Teamleader Orbit speziell für Agenturen designet wurde“, berichtet Simon. „Zum Beispiel daran, dass man sich zu jeder Zeit das Fulltime Equivalent anzeigen lassen kann. In Agenturen geht es am Ende immer um Controlling. Darum, dass sich die Auslastung schnell ändern kann und man das im Blick behalten muss. Und das geht mit Teamleader einfach total gut. Ich sehe auch schon während der Planung, welche Marge wir haben – es braucht dafür nicht mal einen Report, das ist total genail. Was auch echt hilfreich ist: Ich sehe immer den Durchschnittsstundensatz bei Projekten, kann also kontrollieren, ob ein Projekt gut oder schlecht läuft.“. Er fügt hinzu: „Die Flexibilität von Teamleader finde ich auch einfach genial! Wenn wir ein bestimmtes Feature brauchen, wird uns das gebaut. Der Service ist einfach toll!“