Alles, was Sie über eine Stornorechnung wissen müssen
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung, oft auch Korrekturrechnung genannt, ist ein wichtiges Werkzeug im Rechnungswesen. Sie kommt zum Einsatz, wenn eine bereits bezahlte Rechnung Fehler hat. Falls eine Rechnung noch nicht beglichen wurde, reicht meist ein einfaches Berichtigungsdokument. Doch sobald die Zahlung durch den Kunden erfolgt ist, kommt die Stornorechnung ins Spiel.
Die Stornorechnung zeigt die Fehler der Originalrechnung auf, indem sie negative Beträge verwendet. Anders als bei einer einfachen Korrektur, verweist die Stornorechnung direkt auf die ursprüngliche Rechnung und listet nur die falschen Beträge in Minus auf. Der gezahlte Betrag wird dann entweder zurückgezahlt oder dem Kunden gutgeschrieben.
Warum ist das wichtig? Eine Stornorechnung hilft, steuerliche Probleme zu vermeiden – wie zum Beispiel, dass Steuern doppelt berechnet werden. Sie sorgt auch dafür, dass bei unterlaufenen Fehlern alles klar und nachvollziehbar bleibt. Indem dieselben Informationen wie in der ersten Rechnung verwendet werden, nur als negative Beträge, macht sie für jeden Beteiligten deutlich, was korrigiert wurde.
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Verschiedene Situationen, wie Fehler, Warenrückgaben, Stornierungen von Dienstleistungen oder Preisanpassungen, können die Änderung einer bereits ausgestellten Rechnung erforderlich machen. Dabei unterscheiden wir zwischen zwei Szenarien:
Rechnung noch nicht bezahlt:
Ist die Rechnung noch offen, lässt sich der Fehler durch die Ausstellung einer abgeänderten Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer beheben.
Rechnung bereits bezahlt:
In diesem Fall ist eine Stornorechnung notwendig, die die ursprüngliche Rechnung offiziell für ungültig erklärt. Danach wird eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer ausgestellt.
Nicht jeder kleine Schreibfehler auf einer Rechnung erfordert das Ausstellen einer Stornorechnung. Wenn der Kern der Rechnung verständlich bleibt und alle gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG erfüllt sind, ist eine Korrektur nicht zwingend notwendig.
Es gibt jedoch klare Fälle, in denen eine Stornorechnung unumgänglich wird:
1. Unvollständige oder fehlerhafte Pflichtangaben: Sind gesetzliche Angaben inkorrekt oder nicht vorhanden, muss eine Stornorechnung erstellt werden. Dazu zählen falsche oder fehlende:
- Namen und Adressen des leistenden Unternehmens und des Kunden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Menge und Art der gelieferten Produkte oder erbrachten Leistungen sowie der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und der Gesamtbetrag der Rechnung
2. Rechnung an falschen Kunden: Wurde die Rechnung an den falschen Empfänger oder mit falscher Adresse versendet, ist eine Stornierung und Neuausstellung erforderlich.
3. Rückgabe/Storno von Waren oder Dienstleistungen: Wenn Kunden Waren zurückgeben oder Dienstleistungen stornieren, muss die ursprüngliche Rechnung entsprechend angepasst werden.
4. Fehler bei der Zahlung: Bei Problemen wie falschen Überweisungsbeträgen oder doppelten Zahlungen ist ebenfalls eine Stornorechnung nötig.
Sobald ein solcher Fehler bei bezahlten Rechnungen festgestellt wird, sollten Sie umgehend eine Stornorechnung erstellen und an den Kunden weiterleiten, um die Korrektheit der finanziellen Aufzeichnungen zu gewährleisten.
Für Stornorechnungen gelten nach §14 UStG folgende gesetzliche Angaben:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungserstellers
- Ausstellungsdatum der Stornorechnung
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer der Stornorechnung
- Ausstellungsdatum der Originalrechnung
- Rechnungsnummer der Originalrechnung
- Genauen Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Rechnungsbetrag Netto
- Gültiger Steuersatz
- Daraus resultierender Steuerbetrag
- Sich aus der Stornorechnung ergebender Minusbetrag
- Hinweis auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung, falls zutreffend
Die in § 14 Abs. 4 UStG detailliert festgelegten Pflichtangaben sind für jede Stornorechnung essentiell und müssen zwingend berücksichtigt werden. Besonders entscheidend bei einer Stornorechnung ist der eindeutige Bezug zur fehlerhaften Ursprungsrechnung. Daneben muss eine Korrekturrechnung folgende Bestandteile beinhalten:
- Eine Stornorechnung muss deutlich als solche gekennzeichnet werden. Sie können dies durch die Bezeichnung "Stornorechnung" oder "Korrekturrechnung" kenntlich machen.
- Die Stornorechnung braucht eine eigene Rechnungsnummer zusätzlich zum Bezug zur Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung.
- Durch den Vermerk „Hiermit wird die Rechnung (+Rechnungsnummer) vom (Rechnungsdatum) storniert“, schaffen Sie einen eindeutigen Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
- Zudem müssen alle Positionen, die auf der Stornorechnung aufgeführt werden, mit den Angaben der Originalrechnung übereinstimmen.
Stressige Buchhaltung war gestern.
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Früher war es üblich, eine fehlerhafte Rechnung mit einer Gutschrift zu korrigieren. Doch seit der Anpassung des Umsatzsteuergesetzes am 1. Juli 2013 hat sich das Verfahren geändert. Nun soll eine Gutschrift ausschließlich für sogenannte "echte Gutschriften" verwendet werden, nicht jedoch zur Neutralisierung fehlerhafter Rechnungen. Das Bundesministerium für Finanzen legt fest, dass umsatzsteuerrelevante Gutschriften klar als solche gekennzeichnet und von Rechnungskorrekturen unterschieden werden müssen.
Eine "echte" Gutschrift zeichnet sich dadurch aus, dass einem Geschäftspartner – in der Regel dem Lieferanten – ein bestimmter Betrag gutgeschrieben wird, ohne dass dieser zuvor eine Rechnung ausgestellt hat. Bei diesem Vorgang geht die Initiative vom Kunden aus, der die Gutschrift erteilt. Dieser Prozess ist besonders bei Provisionszahlungen üblich und findet auch im Verlagswesen Anwendung, wo freiberufliche Mitarbeiter häufig mittels Gutschriften bezahlt werden. Solche Gutschriften fungieren somit als eine Art "umgekehrte Rechnung".
Im Gegensatz zu einer Gutschrift, die einen positiven Zahlungsfluss repräsentiert, dient die Stornorechnung der Rückgängigmachung eines zuvor ausgestellten Betrags. In der Buchhaltung mag eine Stornorechnung zwar einer Gutschrift ähneln, da sie ebenfalls einen Betrag gutschreibt. Jedoch ist diese Art der Gutschrift ausschließlich für die Stornierung einer fehlerhaften Rechnung gedacht. Um diesen Prozess transparent und dokumentiert zu halten, ist die Erstellung einer Stornorechnung notwendig.
Achtung: Umgangssprachlich wird für Stornorechnungen häufig immer noch der Begriff Gutschrift verwendet. Um Missverständnisse mit dem Finanzamt zu verhindern, sollten Sie auch in der Kommunikation statt des Begriffs “Gutschrift” ausschließlich die Bezeichnungen “Stornorechnung”, “Rechnungskorrektur” oder “Korrekturrechnung” verwenden.
In der Buchhaltung werden Stornorechnungen als negative Beträge verbucht, wodurch die ursprüngliche Buchung der Rechnung neutralisiert wird. Der ursprüngliche Betrag bleibt jedoch für den Vorsteuerabzug relevant. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie die Buchhaltung mit Teamleader Focus funktioniert, besuchen Sie unsere FAQ-Seite zur Buchhaltung.
Jede Stornorechnung erhält grundsätzlich eine eigene Rechnungsnummer. Es ist jedoch essentiell, zusätzlich die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung anzugeben und einen Bezug zu dieser herzustellen.
Eine Gutschrift kann ein Leistungserbringer von einem Kunden erhalten, ohne dass dafür eine Rechnung notwendig ist. In einem solchen Fall würde gemäß § 14 StG der Kunde die Rechnung erstellen, und der Anbieter wäre derjenige, der die Rechnung empfängt. Eine Gutschrift stellt also eine Einnahme dar, während eine Stornorechnung der Korrektur einer fehlerhaften Rechnung dient.
Das könnte dazu führen, dass das Finanzamt den Umsatzsteuerabzug für den Empfänger nicht anerkennt. Zudem bleibt die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer unberührt, sie wird nicht durch den Betrag der Korrektur vermindert. Einfach ausgedrückt: Dem Kunden, dem Sie fälschlicherweise eine Stornorechnung als "Gutschrift" ausgestellt haben, könnten steuerliche Nachteile entstehen. Das ist eine Situation, die Sie unbedingt vermeiden wollen, um die Beziehung zu Ihren Geschäftspartnern nicht zu belasten.
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