Die 5 wichtigsten Tipps für erfolgreiche Projekte

Ein erfolgreiches Projekt ist abhängig von gegenseitigem Einvernehmen, cleverem Follow-up und verständlicher Kommunikation, sowohl intern, als auch mit dem Kunden. Fehlt eines dieser Elemente, wird Ihr Projekt mit Sicherheit darunter leiden. Die Lösung? Eine Kombination aus effektiver Projektmanagement Software und CRM system.

Projektverwaltung ist auf gar keinen Fall einfach. Sie besteht aus einer Kombination von Prozessen – erprobt und wiederholbar – und Menschen – einzigartig und unberechenbar. Mit anderen Worten: Sie haben den Fortschritt eines Projektes niemals zu 100 % unter Ihrer Kontrolle.

„Die Essenz erfolgreichen Projektmanagements: Erwarten Sie das Unerwartete.“

Nach wie vor möchte jeder Projektmanager dasselbe: Jederzeit das bestmögliche Projekt abliefern, mit vorhersehbaren Ergebnissen, trotz jeglicher Überraschungen, die während des Projektablaufs auftreten könnten. Das könnte die Essenz erfolgreicher Projektverwaltung sein: Das Unerwartete erwarten.

Den Kunden verstehen, Prozesse definieren, Personen bewerten, Deadlines setzen … Ein guter Projektmanager sollte sich auf vielen Gebieten sicher fühlen. Zum Glück können folgende Tipps, zusammen mit den richtigen Tools, schon einen gewaltigen Unterschied machen:

Das richtige Anlegen eines Zeitplans für ein Projekt ermöglicht es Ihnen, realistische Deadlines für die finale Abgabe und diverse Zwischenschritte zu setzen, was für ein Projekt von essenzieller Bedeutung ist. Denn Deadlines zu verpassen bedeutet, die Erwartungen des Kunden nicht zu erfüllen. Und damit tut man dem Ruf eines Unternehmens - oder eines Projektmanagers - keinen Gefallen.

Natürlich ist Zeitplanung für die Durchführbarkeit Ihres Projekts ebenso essenziell. Oft hängt die Preisgestaltung eines Projekts von der Zeit ab, die Sie dafür ansetzen. Ein Projekt, das sich zu lange hinzieht, kann schnell seine Profitabilität verlieren, alleine schon in Anbetracht der investierten Arbeitszeit.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

• jedes Projekt in kleinere Meilensteine und Aufgaben einzuteilen
• für alle diese Meilensteine und Aufgaben ein eigenes Budget zu definieren
• eine ordentliche Übersicht der Entwicklung einer jeden Phase zu bekommen und besser in der Lage zu sein, diese detailliert zu verfolgen

Falls Sie intern in das Projekt eingebunden sind, ist es wichtig, dass Sie genau verstanden haben, was Ihre spezifische Rolle innerhalb des Projekts und beim Erreichen des wohldefinierten Zieles ist. Das Projekt benötigt außerdem einen Verantwortlichen, der alle Schritte des Projekts von A bis Z verfolgt und der persönlich für seinen Erfolg zuständig ist oder die Verantwortung für sein Scheitern übernimmt.

Sobald der Startschuss für das Projekt gefallen ist, sind transparente Kommunikation und regelmäßiger Kontakt notwendig, um sicherzustellen, dass alles gut geht – und beizeiten einzuschreiten, wenn dies nicht der Fall sein sollte.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

• alle Aufgaben an einen Kollegen (oder ein Team) zu übertragen, mit einem Entscheidungsträger der die Dinge beaufsichtigt
• zentral zu kommunizieren und notwendige Informationen mit allen zu teilen, die am Projekt beteiligt sind
• die Arbeitsbelastung Ihres/-r Teams zu kontrollieren, damit niemand unter- oder überfordert wird

Transparente Kommunikation mit dem Kunden ist in gleicher Weise bedeutsam. Wenn nicht von Anfang an klar ist, was sich Ihr Kunde genau wünscht und wie Sie dies mit Ihrem Team erreichen möchten, könnte Ihnen ein langer Weg voller frustrierender Nachbesserungen bevorstehen. Und vergessen Sie nicht: Je öfter Sie dabei scheitern, ordentlich während des Projekts zu kommunizieren, umso schwieriger wird es werden, Dinge nachträglich in Ordnung zu bringen, was unvermeidlich zu einem anstrengenden und teuren Projekt führt; oder schlimmer: zu minderwertiger Arbeit.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

• die komplette Kommunikation mit dem Kunden an einem Ort aufzubewahren, der mit Ihrem CRM verknüpft ist
• es Ihrem Kunden zu ermöglichen, den Status des Projekts einzusehen
• dem Kunden Zugang zur Planung von Meetings und den Kontaktdaten der Projektteilnehmer zu geben

Ist das Projekt einmal gestartet, sollten Sie ein gutes Verständnis dafür entwickeln, wie die Dinge voranschreiten, um rechtzeitig notwendige Korrekturen vornehmen zu können. Daher müssen Sie sorgsam Ihre Budgets und Deadlines verfolgen, aber auch die Performance Ihrer Mitarbeiter. Dies muss nicht unbedingt enormes Mikromanagement mit sich bringen: Wenn Sie klare Übereinkünfte mit aufschlussreichen Tools und regelmäßigem Kundenfeedback verbinden, dann erhalten Sie alle nötigen Informationen, ohne Ihre Mitarbeiter zu schikanieren.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

• separate Stundensätze pro Angestelltem zu definieren und Arbeitszeiten zu verfolgen
• Kosten und Nutzen jeder Phase, jeder Aufgabe oder jedes Teilnehmers zu verstehen
• Berichte pro Projekt, Meilenstein oder Abschnitt zu generieren

Jedes Projekt ist einzigartig, was jedoch nicht bedeutet, dass die ihm zugrundeliegenden Methoden und Prozesse völlig unterschiedlich sein werden. Wenn Sie speichern, was in der Vergangenheit erfolgreich war, können Sie ganz leicht diese erprobten Methoden als Basis für zukünftige Projekte nutzen und dabei gleichzeitig Zeit und Geld sparen.

Nutzen Sie Projektmanagement-Software, um:

• bereits erfolgreich abgeschlossene Projekte (und Prozesse!) als Vorlagen zu speichern
• einen Vorsprung bei zukünftigen Projekten zu haben
• die Lernkurve für zukünftige Projektteilnehmer zu verkürzen

Teamleader ist die All-in-One-Lösung, die CRM mit Projektmanagement kombiniert – für großartige Projekte, auf denen Sie immer wieder aufbauen können.

Handliche Berichte, Gantt Charts, oder die Projectcloud-Plattform: Teamleader hat alles, was Sie brauchen, um einen klaren Überblick zu behalten und jedes Projekt zu einem Erfolg zu machen.

Mehr noch, das CRM zeigt Ihnen im Handumdrehen die Details sowohl von internen als auch von externen Projektmitarbeitern an, listet alle Geschäftsvorgänge, Rechnungen, E-Mails oder Telefonate auf, die das Projekt betreffen und ermöglicht es Ihnen, externe Kosten spielend leicht im vertretbaren Rahmen zu halten.

Sind Sie gespannt darauf, es selbst zu versuchen? Probieren Sie noch heute Teamleader aus!