Was ist „Scope Creep“ und wie lässt es sich verhindern?

Scope Creep ist eine langsame – und manchmal kaum merkliche – Ausweitung des Umfangs oder der Kundenanforderungen Ihres Projekts. Oder um ein praktisches Beispiel zu geben: Ihr Kunde hat einen zusätzlichen Wunsch – „nur eine kleine Änderung“ –, was aber bedeutet, dass Sie ein wenig umplanen müssen. Nur ein wenig, denn eine kleine Änderung hat ja kaum Auswirkungen auf Ihren Zeitplan, nicht wahr?

Nicht ganz, denn jedes Projekt ist ein Balanceakt zwischen den drei wichtigsten Parametern Umfang, Zeitplan und Budget. Auch die kleinste Erweiterung der zu erbringenden Leistungen führt zu einer Verschiebung des Fertigstellungstermins und einer Veränderung im Budget. Die Folge: Ihr Projekt verzögert sich, Ihre Gewinnspanne sinkt oder eine Kombination aus beidem. Im schlimmsten Fall wirkt sich Scope Creep sogar negativ auf die Beziehung zu Ihrem Kunden aus.

Als Projektmanager, der die Dinge gern fest im Griff hat, möchten Sie Scope Creep nach Möglichkeit vermeiden. Doch Kundenbedürfnisse können sich ändern, und manchmal wird der Umfang eines Projekts erst im Zuge seiner Durchführung erkennbar. Mit anderen Worten: Ein gelegentlicher Scope Creep lässt sich kaum vermeiden. Die Kunst besteht dann darin, diese Änderungen zu kontrollieren und den Überblick über das Projekt zu behalten. Ein paar Tipps:

Ihr Angebot, genau dokumentierte Vereinbarungen und ein klares Briefing sind die Basis einer jeden guten Kundenbeziehung. „Das Angebot muss nicht unbedingt sehr detailliert sein“, so Charlotte Vanden Bussche von Bothrs, einer Agentur für Digital Experience Design, „für uns ist es wichtig, dass die Prioritäten und wichtigsten Eckpunkte definiert sind. Auf Basis dessen erstellen wir dann grobe Schätzungen und fügen danach flexibel die restlichen Projektschritte ein.“

Wenn sich der Umfang Ihres Projekts ändert, müssen Sie mit Ihrem Kunden Klartext reden. „Wir haben regelmäßig Check-ins und ein fixes Demo Meeting am Ende der Woche“, erklärt Charlotte Vanden Bussche. „Dabei gehen wir sehr konkret darauf ein, wie weit jede im Angebot enthaltene Leistung fortgeschritten ist. Wenn sich der Umfang im Laufe des Projekts ändert, richten wir die Prioritäten neu aus oder schieben eine neue Aufgabenstellung ein. Dies kommunizieren wir klar dem Kunden. Schließlich bleibt bei jeder neuen Priorität etwas anderes auf der Strecke. Deshalb ist es wichtig, dass der Kunde die Auswirkungen einer solchen Änderung auch wirklich versteht.“

Erfahrene Projektmanager wissen, dass sie bei einem Projekt genügend Spielraum einplanen müssen. Schließlich ist im Voraus nie exakt bekannt, wie viel Zeit ein Projekt in Anspruch nehmen wird. „Wenn es das Budget erlaubt, kann man oft noch Kleinigkeiten einschieben“, so Charlotte Vanden Bussche. „Doch selbst dann ist es wichtig, dass Sie Ihren Kunden klar und deutlich darüber informieren. Wir machen dann zum Beispiel eine Liste mit kleineren Aufgaben, die wir hinzufügen, falls am Ende des Projekts noch etwas Zeit übrig ist.“

Für kleinere Aufgaben, die außerhalb des Projektumfangs liegen, verwendet Bothrs Token, die Kunden im Voraus erwerben können – ein System, das der Funktion „Retainer“ in Teamleader Orbit ähnelt. „Wenn Kunden eine zusätzliche Bitte oder Anforderung haben, prüft unser Support, wie viele Token dafür verfügbar sind. Auf diese Weise können Kunden leicht nachvollziehen, was sie für ihr Budget erhalten.“

Ein guter Projektmanager passt sich flexibel an Veränderungen an, verliert dabei aber nie die Kontrolle über sein Projekt. Arbeitsmanagementsoftware wie Teamleader Orbit bündelt Ihre Projektplanung und alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort, sodass Sie stets den Überblick behalten. Wenn sich in Ihrem Projekt etwas ändert – zusätzliche Aufgaben, neue Ziele, Funktionen oder Anforderungen –, zeigt Ihnen Teamleader Orbit sofort, wie sich diese Änderungen auf Ihr Budget auswirken. Dadurch wird die Sicherung Ihrer Gewinnspanne wesentlich einfacher. Das Tool umfasst:

Die Projektplanungsfunktion beinhaltet Meilensteine, die Aufgaben eines jeden Mitarbeiters, eine Übersicht über den Zeitplan, Fristen, die Reihenfolge und das Budget für jede Aufgabe, automatische Benachrichtigungen, wenn eine Frist näher rückt, einen gemeinsamen Teamkalender und vieles mehr.

Alle Projektinformationen sind an einem zentralen Ort für alle Mitarbeiter einsehbar. Und mithilfe der Kanban-Tafel können Sie sogar Ihren Kunden laufend einen Einblick in den Projektfortschritt geben.

Berichte und Statistiken bieten Einblicke in Ihre Geschäftstätigkeit und helfen Ihnen, aus früheren Projekten zu lernen.

Behalten Sie Ihr Budget und die Gewinnspannen fest im Blick: Welche Leistungen haben Sie bereits geliefert, welche Ressourcen haben Sie dazu verwendet? Nutzen Sie Vorauszahlungen, um schon vorab die Kosten von potenziellen Zusatzleistungen zu definieren und in Rechnung zu stellen. Dadurch haben sowohl Sie als auch Ihr Kunde volle Einsicht in das bereits verbrauchte und noch übrige Budget.

Automatische timetracking, gekoppeld aan je agenda en aan je facturatie, Die automatische Zeiterfassung ist mit Ihrem Kalender und Ihrer Fakturierung verknüpft und ermöglicht die Erstellung von Berichten über die abrechenbare Zeit pro Mitarbeiter, Kunde, Projekt oder Team.