Messen ist Wissen: Die wichtigsten Vertriebs KPIs für jedes Unternehmen
Was sind KPIs im Vertrieb?
Ein KPI (Key Performance Indicator) ist ein messbarer Wert, der Ihnen hilft, die Leistung Ihres Unternehmens, Ihres Teams oder einzelner Mitarbeiter zu beurteilen. Vertriebs KPIs bieten Einblicke, wie gut Ihr Team arbeitet, wo es Schwächen gibt und wo Anpassungen notwendig sind. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen KPIs im Vertrieb, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.
Durch die Festlegung guter Indikatoren – spezifisch, messbar, erreichbar und zeitgebunden – gewinnen Sie Einblicke in das Wachstum Ihres Unternehmens und können rechtzeitig Maßnahmen ergreifen. Das Messen von Vertriebskennzahlen ist kein Selbstzweck, sondern eine wesentliche Voraussetzung, um bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.
KPIs im Vetrieb sind entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, weil sie:
- Leistung messen: Sales KPIs liefern objektive Daten darüber, wie das Vertriebsteam abschneidet und wie es im Vergleich zu Ihren gesetzten Zielen steht.
- Ihr Team motivieren und fokussieren: Vertriebsteams bleiben dank klarer Ziele und messbarer Leistung fokussierter und motivierter.
- Strategische Entscheidungen unterstützen: Vertriebs KPIs helfen dabei, Stärken und Schwächen zu identifizieren und gezielte Aktionspläne zu entwickeln.
- Den Verkaufsprozess optimieren: Sales KPIs geben Aufschluss über die Effektivität verschiedener Verkaufsstrategien und -prozesse, sodass Sie Ihren Verkaufsprozess verbessern können. Mehr Verkäufe mit weniger Aufwand!
- Die Kundenzufriedenheit verbessern: Mit Vertriebs KPIs können Sie die Kundenbeziehungen genau überwachen. Diese Daten können in Ihrem CRM gesammelt werden. Diese Vertriebskennzahlen helfen Ihnen, Chancen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und -loyalität schnell zu erkennen.
Es gibt unzählige Sales KPIs. In dieser Liste finden Sie die wichtigsten Vertriebskennzahlen, die Ihr Vertriebsteam unterstützen, leiten und motivieren. Natürlich bedeutet das nicht, dass Sie alle diese Vertriebs KPIs für Ihr Unternehmen benötigen. Zuerst sollten Sie die Prioritäten Ihres Unternehmens festlegen. Möchten Sie Wachstum fördern oder eher den Ertrag Ihrer aktuellen Investitionen maximieren? Auf Basis dieser Prioritäten wählen Sie die passenden Vertriebskennzahlen aus, die Sie verfolgen sollten.
Viele Unternehmen bewerten ihre Umsatzzahlen einmal im Jahr. Wenn Sie diese Zahlen jedoch monatlich oder vierteljährlich verfolgen, sehen Sie sofort, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Jahresziele zu erreichen. Der große Vorteil ist, dass Sie schneller Anpassungen vornehmen können: Zielgruppen neu definieren, Ihre Vorgehensweise überdenken, Unterstützung für Ihr Vertriebsteam einholen usw.
Formel für Umsatzwachstum (%): (Umsatz aktuelle Periode – Umsatz vorheriger Zeitraum) / Umsatz vorheriger Zeitraum x 100
Dies ist der Prozentsatz der Kunden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums aufhören, Produkte oder Dienstleistungen zu kaufen. Eine hohe Abwanderungsrate kann auf Probleme mit der Kundenzufriedenheit oder der Produktqualität hinweisen. Mit einem guten CRM System lassen sich diese Vertriebs KPIs einfach verfolgen.
Formel für die Kundenabwanderungsrate (%): (Anzahl der abgewanderten Kunden während eines Zeitraums / Gesamtzahl der Kunden zu Beginn des Zeitraums) x 100
Abhängig von Ihrem Sektor könnte dies auch als durchschnittlicher Auftragswert oder durchschnittlicher Bestellwert bezeichnet werden. Dieser Sales KPI hilft Ihnen, die Kaufgewohnheiten Ihrer Kunden zu verstehen und erleichtert es, Chancen zur Erhöhung des durchschnittlichen Kaufwerts zu identifizieren.
Formel für den durchschnittlichen Kaufwert: Gesamtumsatzwert / Anzahl der Transaktionen
Die Anzahl der neuen Leads, die in einem bestimmten Zeitraum generiert wurden. Diese Vertriebskennzahl bietet Einblicke in die Effektivität Ihrer Lead-Generierungsstrategie. Wenn dieser KPI sinkt, müssen Sie möglicherweise Ihre Strategie anpassen.
Formel für neue Leads in der Pipeline: Neue Leads in der Pipeline = Anzahl der neuen Leads in einem Zeitraum
Diese Kennzahl hilft Ihnen, die Interessenten und das potenzielle Umsatzvolumen in jeder Phase des Verkaufsprozesses zu ermitteln.
Formel für den Wert der Abschlüsse in verschiedenen Phasen des Sales Funnels: Wert pro Vertriebsphase = Summe der Verkaufswerte in einer bestimmten Phase
Dieser Sales KPI misst die Gesamtzahl der abgeschlossenen Deals innerhalb eines bestimmten Zeitraums (Monat/Quartal/Jahr). Dies hilft, die Produktivität des Vertriebsteams zu messen.
Formel für die Anzahl der Abschlüsse: Anzahl der Abschlüsse = Gesamtzahl der abgeschlossenen Deals in einem Zeitraum
Der Prozentsatz der Verkäufe, die aus verschiedenen Quellen stammen, wie z. B. Kundenempfehlungen, organische Suchergebnisse, bezahlte Anzeigen, Social Media usw. Dies ermöglicht es Ihnen, die Effektivität der verschiedenen Marketingkanäle zu bewerten.
Formel für den Prozentsatz nach Quelle (%): (Anzahl der Verkäufe aus einer bestimmten Quelle / Gesamtzahl der Verkäufe) x 100
Dies ist der Prozentsatz der Verkaufsabschlüsse, die bestimmten Vertriebsmitarbeitern zugewiesen wurden, im Vergleich zu Abschlüssen ohne zugewiesene Person. Die Bestimmung dieses KPIs hilft dabei, Verluste von Leads aufgrund fehlender Zuweisung zu identifizieren, sodass Verbesserungen im Vertriebsprozess vorgenommen werden können.
Formel für den Prozentsatz der Abschlüsse mit Zuweisung (%): [(Anzahl der Abschlüsse mit Zuweisung / Gesamtzahl der Deals)] x 100
Formel für den Prozentsatz der Abschlüsse ohne Zuweisung (%): [(Anzahl der Deals ohne Abschlüsse / Gesamtzahl der Deals)] x 100
Zu wissen, wie viele Deals sich in welcher Phase befinden, hilft Ihnen, Ressourcen und Aufmerksamkeit besser zuzuweisen. Wenn es zum Beispiel viele offene Deals gibt, könnte es notwendig sein, zusätzliche Vertriebsunterstützung bereitzustellen, um diese abzuschließen. Die Überwachung dieses Vertriebs KPIs über die Zeit kann auch Trends aufdecken, wie saisonale Schwankungen oder Veränderungen in der Marktnachfrage.
Formel für die Verteilung der offenen, gewonnenen und verlorenen Deals:
- Offene Deals (%): (Anzahl der offenen Deals / Gesamtzahl der Deals) x 100
- Gewonnene Deals (%): (Anzahl der gewonnenen Deals / Gesamtzahl der Deals) x 100
- Verlorene Deals (%): (Anzahl der verlorenen Deals / Gesamtzahl der Deals) x 100
Dieser Sales KPI misst die Zeit, die vergeht, bevor der erste Kontakt mit einem Lead hergestellt wird. Dies kann dazu beitragen, die Reaktionszeit des Vertriebsteams zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass Sie ein gutes CRM System verwenden, in dem diese Daten genau erfasst werden.
Formel für die Zeit bis zum ersten Kontakt: Gesamtzeit bis zum ersten Kontakt / Anzahl der Leads
Die durchschnittliche Zeit, die ein Deal in jeder Stufe des Sales Funnels verbringt. Dies gibt Aufschluss über die Effizienz des Verkaufsprozesses und hilft bei der Ermittlung von Engpässen, die den Fortschritt eines Deals verlangsamen könnten.
Formel für die Länge der Pipeline-Stufen: Gesamtzeit in der spezifischen Stufe / Anzahl der Deals in dieser Phase
Dieser Sales KPI misst die durchschnittliche Zeit, die ein Deal in der Pipeline bleibt, und zeigt, wie schnell Leads durch den Sales Funnel bewegt werden, und hebt potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten hervor.
Formel für die durchschnittliche Bearbeitungszeit: Gesamtzeit aller offenen Deals / Anzahl der offenen Deals]
Den KPI der Konversionsrate können Sie auf drei Arten verwenden:
Der Prozentsatz der Leads, die in Verkaufschancen umgewandelt werden.
Formel: (Anzahl der Chancen/ Anzahl der Leads)] x 100
Der Prozentsatz der Verkaufschancen, die zu unterzeichneten Abschlüssen führen.
Formel: (Anzahl der unterzeichneten Deals / Anzahl der Chancen) x 100
Der Gesamtprozentsatz der Leads, die letztendlich zu Kunden werden.
Formel: (Anzahl der unterzeichneten Deals / Anzahl der Leads) x 100
Die Wahrscheinlichkeit, einen bestimmten Deal zu gewinnen, wird oft basierend auf zuvor gesammelten Daten berechnet und hilft bei der Priorisierung von Leads.
Formel für die Gewinnwahrscheinlichkeit (%): (Anzahl der gewonnenen Deals / Gesamtzahl der aktiven Deals) x 100
Der Gesamtwert (Käufe, Upsells, Cross-Sells, Verlängerungen), den ein Kunde während seiner Beziehung zu Ihrem Unternehmen voraussichtlich generiert. Dieser Kundenmanagement- und Sales KPI hilft dabei, Ihren Umsatz vorherzusagen.
Formel für den Customer Lifetime Value (CLTV):
(Durchschnittlicher Kaufwert x Durchschnittliche Anzahl der Bestellungen pro Jahr x Durchschnittliche Customer Lifetime in Jahren) / Anzahl der Kunden
Die Kosten, die mit der Akquise eines neuen Kunden verbunden sind. Berücksichtigen Sie dabei alle Gehälter, Boni, Gebühren, Kampagnenkosten usw., die für die Gewinnung und Umwandlung von Leads ausgegeben werden. Je niedriger Ihr CAC, desto effizienter sind Ihre Vertriebsbemühungen und desto profitabler ist Ihr Unternehmen.
Formel für Customer Acquisition Cost (CAC): Gesamtvertriebs- und Marketingkosten / Anzahl der Neukunden
17. Durchschnittliche Verkaufszykluszeit pro Vertriebsmitarbeiter (wenn Ihr Unternehmen mehr als einen Vertriebsmitarbeiter hat)
Die Zeit, die ein Vertriebsmitarbeiter benötigt, um einen Deal abzuschließen, gemessen von der ersten Kontaktaufnahme mit einem Lead bis zum Abschluss des Deals. Der Vergleich der Verkaufszykluszeiten verschiedener Vertriebsmitarbeiter ermöglicht es Ihnen, die Leistung Ihres Vertriebsteams zu bewerten, realistische Verkaufsziele zu setzen und Schulungs- und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Formel für die durchschnittliche Verkaufszykluszeit pro Vertriebsmitarbeiter: Gesamtzeit vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Deal / Anzahl der abgeschlossenen Deals pro Vertriebsmitarbeiter
SKINN profitiert von klaren, eindeutigen Daten dank Teamleader. Geschäftsführerin Ruth
Bossuyt sagt:
„Unser Motto war schon immer 'Messen ist Wissen'. Ich empfehle jedem, Teamleader als All-in-One-Tool zu nutzen. Wir verwalten damit sowohl unseren Vertrieb als auch unsere internen Abläufe.“
Messen ist Wissen, aber wer seine Vertriebs KPIs verbessern will, muss seine Erkenntnisse auch mit entsprechenden Handlungen verknüpfen.
Mit einer Business-Software wie Teamleader Focus gelingt beides: Klare Statistiken und Berichte geben Ihnen jederzeit Einblick in die Performance Ihres Teams – ob täglich, wöchentlich oder monatlich, ob insgesamt, pro Kunde oder pro Projekt. Funktionen wie die Pipeline-Übersicht mit der erwarteten Abschlussrate pro Phase oder Cloud-Sign für Angebote machen den Verkaufsprozess effizienter. Zudem bietet die Analyse verlorener Deals wertvolle Einblicke, warum eine Verkaufschance nicht zum Abschluss geführt hat, sodass Sie gezielt nachjustieren können. Unternehmen, die unsere Software nutzen, steigern ihren Verkauf um 23 % und schließen Deals 35 % schneller ab.
Keine Kreditkarte erforderlich.
Nachdem Sie Ihre Prioritäten festgelegt, Ziele definiert und die passenden Sales KPIs ausgewählt haben, stellt sich die Frage: Wie oft sollten diese Vertriebskennzahlen überprüft und aktualisiert werden?
Im Allgemeinen empfiehlt es sich, Vertriebs KPIs monatlich zu messen und anzupassen. Die Häufigkeit kann jedoch je nach gewählten KPIs und Ihren Zielen variieren. Zum Beispiel können Sie das Wachstum Ihrer Verkaufszahlen jährlich, vierteljährlich oder monatlich bewerten. Durch die regelmäßige Anpassung Ihrer Vertriebs KPIs lassen sich langfristige Trends erkennen, sodass Sie rechtzeitig Ihre Vertriebsstrategie anpassen können.
Zunächst einmal: KPIs im Vertrieb sind kein Selbstzweck. Sie sind ein Werkzeug, um die Leistung im Vergleich zu Ihren Zielen zu messen. Ein gemessener KPI zeigt Ihnen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.
Wenn Ihre Sales KPIs hinter den gesetzten Zielen zurückbleiben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Strategie anzupassen oder Ihre Ziele zu überdenken. Vertriebskennzahlen helfen Ihnen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und gezielt Verbesserungen vorzunehmen. Vielleicht erweist sich Ihre Lead-Strategie als ineffizient oder es zeigt sich, dass viele Leads an einem bestimmten Punkt im Verkaufszyklus abspringen. Auf dieser Grundlage können Sie gezielt an der Optimierung Ihrer Vertriebsstrategie arbeiten.
Um Ihre Vertriebskennzahlen effektiv zu verfolgen, ist es wichtig, die gesammelten Daten strukturiert zu organisieren. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
Wenn Sie mit einem vertrauten Programm arbeiten möchten, ist Excel eine gute Option, um Ihre Vertriebs KPIs zu verfolgen. Es gibt zahlreiche Excel-Vorlagen, mit denen Sie Sales KPIs erfassen und analysieren können. Sie laden die Vorlage herunter, geben die Daten ein, richten Formeln ein und automatisieren den Prozess.
Eine typische Sales KPI-Vorlage umfasst Spalten für:
- Datum
- Anzahl der generierten Leads
- Anzahl der abgeschlossenen Deals
- Umsatz
- Durchschnittlicher Kaufwert
- Konversionsrate
Allerdings gibt es einige Nachteile bei der Verfolgung Ihrer Vertriebskennzahlen mit Excel. Excel eignet sich weniger gut für die kontinuierliche Aktualisierung und Visualisierung aktueller Daten und bietet nur begrenzte Optionen für eine ansprechende Darstellung. Wenn Sie schnell auf Veränderungen in den Verkaufszahlen oder Markttrends reagieren möchten, ist ein Dashboard-Tool besser geeignet, um Ihre Vertriebs KPIs zu überwachen. Ein Dashboard-Tool bietet zudem klarere Visualisierungen und gibt Ihnen einen besseren Überblick über den aktuellen Status Ihrer Sales KPIs.
Ein Dashboard-Tool bietet fortschrittlichere Möglichkeiten zur Analyse und Visualisierung Ihrer Vertriebs KPIs. Mit einem Dashboard-Tool wie Teamleader Focus können Sie:
- Sofort sehen, wie Ihr Team performt: Dank klarer Statistiken und Berichte haben Sie jederzeit Einblick in die Leistung Ihrer Teammitglieder – täglich, wöchentlich, monatlich oder insgesamt. Sie können sogar nach Kunden oder Projekten filtern.
- Alle laufenden Deals im Blick behalten: Sie wissen genau, in welcher Phase des Verkaufsprozesses sich jeder Deal befindet und können Ihre Prioritäten entsprechend setzen.
- Ihren Umsatz besser vorhersagen: Mit der Pipeline-Übersicht sehen Sie schnell und einfach die erwartete Abschlussrate pro Phase oder sogar pro Verkaufsprozess.
- Erfahren, warum manche Verkaufschancen nicht zu Deals wurden: Die Analyse verlorener Deals hilft Ihnen, Engpässe im Verkaufsprozess zu identifizieren und zu beheben.
- 23 % mehr verkaufen und 35 % schneller abschließen: Studien zeigen, dass Unternehmen, die Teamleader nutzen, mehr und schneller verkaufen. Zum Beispiel schließen Unternehmen mit Teamleader 30 % ihrer Deals ab, und zwei von vier Deals werden in nur 16 Tagen abgeschlossen!
Wenn Sie direkt durchstarten wollen, ist es ratsam, Excel hinter sich zu lassen und gleich auf ein Dashboard-Tool umzusteigen. Möchten Sie es erst einmal unverbindlich testen? Kein Problem: Sie können Teamleader Focus 14 Tage lang kostenlos ausprobieren – ohne Kreditkarte, ohne versteckte Kosten. Versprochen!
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Ein KPI-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über den aktuellen Stand all Ihrer KPIs. Komplexe Daten werden in klaren Diagrammen und Grafiken dargestellt, und aktuelle Daten werden sofort verarbeitet. Ein spezialisiertes Dashboard-Tool kann außerdem verschiedene Quellen verknüpfen, wie zum Beispiel Ihr CRM System oder Marketing-Tools.
Wie bereits beschrieben, hängt die Wahl eines KPIs von Ihren Prioritäten und Zielen ab. Ein Sales KPI ist kein Ziel an sich, daher ist er auch nicht sofort „gut“ oder „schlecht“. Es ist jedoch wichtig, dass Ihre KPI im Einklang mit Ihren Zielen steht und messbar ist.
Ihre KPIs sollten mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Um Ihnen einen Überblick zu geben, haben wir eine Liste von nicht 5, sondern 17 wichtigen Vertriebs KPIs für Unternehmer zusammengestellt. Sie können diese Liste nutzen, um die KPIs auszuwählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
QBR steht für Quarterly Business Review, also eine vierteljährliche Überprüfung der Leistung des vergangenen Quartals. In dieser Überprüfung werden die Vertriebs KPIs besprochen und wie sie im Verhältnis zu den festgelegten Zielen stehen. Basierend auf dieser Überprüfung können Sie entscheiden, ob die Planung oder Strategie angepasst oder der Kurs beibehalten werden soll. QBRs sind für die Effizienz Ihres Unternehmens unverzichtbar. Regelmäßige Leistungsüberprüfungen ermöglichen es Ihnen, schnellere Anpassungen vorzunehmen. Dadurch können Sie Ihre Ziele optimal verfolgen und besser auf Marktveränderungen reagieren.
OKR steht für Objectives and Key Results. Ein OKR setzt ein Ziel mit den dazugehörigen messbaren Ergebnissen (ergebnisorientiert). Ein KPI (Key Performance Indicator) misst die Leistung im Vergleich zu den Zielen. Ein OKR ist also ein Ziel an sich, während ein KPI misst, wie die aktuelle Leistung im Vergleich zu einem Ziel steht.
Das ist möglicherweise nicht die Antwort, die Sie hören wollen: Das hängt ganz vom Unternehmen ab. Denn ein KPI ist ein Instrument, um die Leistung im Vergleich zu einem spezifischen Ziel zu messen. Die gewählten KPIs hängen von den Zielen eines Unternehmens ab. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine Liste der 17 am häufigsten verwendeten Sales KPIs für Unternehmer erstellt. So können Sie die KPIs auswählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
Neben diesen 17 Vertriebs KPIs werden auch die folgenden KPIs häufig verwendet:
- ROI
ROI steht für Return on Investment. Es bezieht sich auf das Verhältnis zwischen dem Gewinn eines Unternehmens und den Kosten einer Investition. Dies ermöglicht es Ihnen, die Effektivität verschiedener Investitionen zu bewerten und zu vergleichen. Denken Sie zum Beispiel an die Effektivität von Marketingkampagnen, Projekten oder anderen Geschäftsinitiativen. Sie berechnen den ROI mit der folgenden Formel: (Erträge der Investition - Investitionskosten) / Investitionskosten, ausgedrückt in Prozent. Dies hilft zu bestimmen, ob eine Investition rentabel war. - Kundenbindungsrate
Dies bezieht sich auf den Prozentsatz der zurückkehrenden Kunden und gibt das Maß der Kundenloyalität an. Eine hohe Kundenbindungsrate weist oft auf eine hohe Kundenzufriedenheit hin, während eine niedrige Rate auf Probleme wie Unzufriedenheit mit dem Produkt oder der Dienstleistung hindeuten kann. - Traffic-to-Lead (E-Commerce)
Dieser Vertriebs KPI wird hauptsächlich im E-Commerce verwendet. Er misst den Prozentsatz der Website-Besucher, die zu Leads oder sogar Kunden werden. Das bedeutet, dass der Kunde zum Beispiel ein Formular ausfüllt, sich für einen Newsletter anmeldet oder ein Produkt ansieht oder kauft
