Rechnung mit Excel erstellen 

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihre Rechnungen zu erstellen? Excel ist dafür eine geeignete Lösung. Wenn Sie bereits über einige (grundlegende) Kenntnisse in Excel verfügen, können Sie eine Standardvorlage erstellen. Diese können Sie dann pro Kunde und pro Job, Auftrag oder Lieferung anpassen. Excel eignet sich besonders, wenn Sie:

• Wenige Rechnungen pro Monat versenden;
• Eine klare Palette von Dienstleistungen und/oder Produkten haben;
• Pro Rechnung nur wenige Änderungen vornehmen müssen.

Müssen Sie viele Rechnungen pro Monat versenden? Oder verwenden Sie unterschiedliche Tarife oder haben eine vielfältige Produkt- und/oder Dienstleistungspalette? Dann ist es oft einfacher, eine Rechnungsprogramm zu verwenden. Mit einer einfachen Rechnungssoftware können Sie eine vollständige Rechnung mit nur wenigen Klicks versandfertig machen. Das spart Ihnen viel Zeit!

Teamleader Focus hilft Ihnen, Rechnungen zu erstellen und sorgt dafür, dass Sie Zeit für die eigentliche Arbeit haben.

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Wenn Sie mit Excel umgehen können, können Sie Ihre eigene Struktur für Ihre Rechnungen im Handumdrehen erstellen. Achten Sie darauf, die folgenden Komponenten in Ihre Rechnung aufzunehmen:

1. Name und Adresse Ihres Unternehmens
2. Name und Adresse Ihres Kunden
3. Ihre Handelsregisternummer und USt-IdNr.
4. Rechnungsnummer
5. Datum (der Lieferung)
6. Beschreibung und Menge der gelieferten Waren und/oder Dienstleistungen
7. Betrag ohne MwSt
8. Mehrwertsteuersatz
9. Mehrwertsteuerbetrag

Durch Hinzufügen Ihres Logos und Anpassen der Farben an Ihr Corporate Design wirkt Ihre Rechnung professionell. Speichern Sie Ihre Rechnungen immer in zwei Dateitypen: .xlsx und .pdf. Die PDF-Datei kann nicht mehr geändert werden; diese senden Sie an Ihren Kunden. An der .xlsx-Datei können Sie bei Bedarf noch Änderungen vornehmen. Haben Sie die Rechnung bereits verschickt? Dann dürfen Sie die Rechnung nicht mehr ändern; in dem Fall benötigen Sie eine Stornorechnung.

Wenn Sie Ihre Rechnungen in Excel erstellen, können Sie einige Formeln verwenden, um die Erstellung Ihrer Rechnung effizienter zu gestalten. Wir haben sie für Sie zusammengestellt:

• Rechnungsdatum automatisch einfügen: Mit der Funktion HEUTE() können Sie das aktuelle Datum automatisch als Rechnungsdatum einfügen. Um das aktuelle Datum in einer Zelle anzuzeigen, geben Sie die Formel =HEUTE() ein.
• Rechnungsnummer generieren: Sie können die Rechnungsnummer in Excel automatisch nummerieren. Wenn Sie alle Ihre Rechnungen als separate Dateien speichern, können Sie Ihre Rechnungen dennoch mit Makros (VBA-Code) automatisch nummerieren. Wie Sie sehen, ist dies eher für fortgeschrittene Excel-Benutzer geeignet.
• Gesamtbetrag berechnen: Mit dieser Formel können Sie den Gesamtbetrag der Rechnung basierend auf dem Stückpreis und der Anzahl der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen automatisch berechnen. Beispiel: =Stückpreis * Menge.
• Zwischensumme berechnen: Wenn Sie verschiedene Produkte oder Dienstleistungen mit individuellen Kosten haben, können Sie eine Formel verwenden, um die Zwischensumme für jede Zeile zu berechnen und dann die Gesamtsumme aller Zeilen zu summieren. Beispiel: =Menge1 Preis1 + Menge2 Preis2 + Menge3 * Preis3.
• Rabatt anwenden: Wenn Sie Rabatte auf bestimmte Zeilen oder den Gesamtbetrag anwenden möchten, können Sie eine Formel verwenden, um den Rabatt von der Zwischensumme oder dem Gesamtbetrag abzuziehen. Beispiel: =Zwischensumme - Rabatt.
• Mehrwertsteuer berechnen: Wenn Sie Ihrem Kunden Mehrwertsteuer berechnen müssen, können Sie eine Formel verwenden, um den Mehrwertsteuerbetrag basierend auf der Zwischensumme oder dem Gesamtbetrag und dem richtigen Mehrwertsteuersatz zu berechnen. Beispiel: =Zwischensumme * MwSt-Satz.
• Zahlungsziel berechnen: Mit der Funktion DATUM() können Sie automatisch das Fälligkeitsdatum der Rechnung basierend auf dem Rechnungsdatum und dem Zahlungsziel berechnen. Beispiel: =Rechnungsdatum + Anzahl_der_Tage. Für ein Zahlungsziel von 30 Tagen geben Sie =HEUTE()+30 ein.

Nicht so geschickt mit Excel? Oder möchten Sie einfach nicht so viel Zeit mit der Erstellung Ihrer Rechnungsvorlage verbringen? Wir helfen Ihnen mit unseren Vorlagen. Wählen Sie eine der folgenden Rechnungsvorlagen und legen Sie sofort los!

Nun haben Sie alle Werkzeuge, um Ihre eigenen Rechnungen in Excel zu erstellen. Es kann jedoch noch einfacher und schneller mit einer Rechnungssoftware gehen! Was sind die Vorteile einer Rechnungssoftware im Vergleich zu Excel?

• Schnellere Rechnungsstellung: Mit einem Abrechnungssystem können Sie schneller Rechnungen erstellen und Zeit sparen. Die Software fügt obligatorische Informationen hinzu, verknüpft den richtigen Preis mit Ihrer Dienstleistung und/oder Ihrem Produkt und enthält allgemeine Geschäftsbedingungen.
• Mehrere Vorlagen: Rechnungssoftware ermöglicht es Ihnen, mehrere Vorlagen zu verwenden, die Sie leicht mit Ihrem eigenen Logo, Farben und Schriftarten anpassen können.
• Weniger Fehler: Keine komplizierten Formeln und daher weniger Fehleranfälligkeit.
• Direkte Verarbeitung: Ihre Rechnung wird direkt verarbeitet und in der Verwaltung gespeichert.
• Bessere Übersicht: Rechnungssoftware bietet einen Überblick: keine losen Excel-Blätter mehr.
• Skalierbares CRM System: Ein gutes CRM System ist skalierbar, was mit Excel nicht möglich ist.