Projektmanagement Software: Welche Funktionen sind am Wichtigsten?

Was macht ein hervorragendes Projektmanagement Tool aus? Neben einer hohen Benutzerfreundlichkeit sollte es Sie dabei unterstützen, Ihre Informationen zentral zu halten und gleichzeitig jedem Teammitglied jederzeit den Zugriff auf seine Aufgaben zu ermöglichen. Besonders wichtig ist in diesem Kontext die Flexibilität – die Fähigkeit, Anpassungen vorzunehmen, ohne dabei den Hauptfokus zu verlieren. Vor allem die Software Funktionen geben Aufschluss über die Nützlichkeit eines Projektmanagement Tools.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 6 wichtigsten Funktionen vor, die ein Projektmanagement-Tool bieten sollte.

Das Planungstool ist das Herzstück Ihrer Projektmanagement Software, denn sie ermöglicht eine effektive Projektplanung. Es hilft Ihnen dabei, den Überblick über alle geplanten Aufgaben und Fristen zu behalten. Ein geteilter Teamkalender stellt eine wertvolle Ergänzung dar, ebenso wie automatisierte Benachrichtigungen bei wichtigen Deadlines. So können Sie die Effizienz Ihrer Projektabläufe erhöhen.

Anspruchsvollere Projektplaner wie Teamleader Focus ermöglichen Ihnen die Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an spezifische Teammitglieder, so dass Sie ein noch klareres Bild der Arbeitsauslastung und Zeitplanung erhalten.

Die Aufgabenverwaltung ist eine weitere zentrale Funktion von Projektmanagement Tools. Ein leistungsstarkes Aufgabenverwaltungstool ermöglicht es Ihnen, Projekte in überschaubare Etappen und einzelne Aufgaben zu gliedern, denen Sie zeitliche Vorgaben und finanzielle Ressourcen zuweisen können. Fortgeschrittenere Tools integrieren sogar den 'kritischen Pfad' – die genaue Reihenfolge, in der Aufgaben erledigt werden müssen, um den Projektfortschritt optimal zu gewährleisten.

Schnelle Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Projekts – deshalb sollte sie auch Teil Ihres Projektmanagementwerkzeuges sein. Gut konzipierte Projekttools fungieren als zentrale Drehscheiben für grundlegende Daten und detaillierte Informationen. Das beeinflusst die innerbetriebliche Zusammenarbeit positiv.

Einige Tools erleichtern außerdem das Teilen von Projektinformationen mit Kunden. Das kann eine einfache Möglichkeit sein, Ihren Kunden über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten, ohne alle paar Tage ein Treffen festzulegen.

Berichte und Statistiken sind großartige Möglichkeiten, Einblicke in Ihr Unternehmen zu erhalten und aus vorhergehenden Projekten zu lernen. Warum hat ein Projekt das Budget überschritten? Warum haben wir eine Frist verpasst? All das finden Sie dort.

Einige Tools verfügen über eine spezielle Ressourcenmanagement-Funktion. Diese gibt Ihnen einen Überblick über gebuchte Konferenzräume, geplante und verwendete Ressourcen und welche Kosten dabei anfallen würden. Sie ist auch nützlich, um Doppelbuchungen und Ressourcenmängel zu vermeiden.

Die Zeiterfassungsfunktionen bieten Einblicke in zeitintensive Aufgaben vergangener Projekte, damit Sie zukünftige Kosten und zeitlichen Aufwand präziser kalkulieren können. Während viele Projektmanagement Tools grundlegende Zeiterfassung anbieten, ermöglicht die Option zur Anpassung verschiedener Stundensätze und die automatische Integration abrechenbarer Stunden eine erhebliche Zeitersparnis. Durch diese Funktionen können Sie Arbeitsabläufe effizienter gestalten und Ressourcen optimal nutzen.

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