Was ist eine Proforma-Rechnung? Wann, warum und wie sie verwendet werden
Proforma-Rechnung: Bedeutung
Eine Proforma-Rechnung bietet sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer eine solide Ausgangsbasis für ein Kaufgeschäft, indem die Artikel oder Dienstleistungen genau aufgelistet werden. Sie wird oft verwendet, um Kunden eine detaillierte Übersicht über den Kauf bereitzustellen, bevor die eigentliche Rechnung vorgelegt wird.
Was ist der Unterschied zu einer regulären Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung sieht einer herkömmlichen Rechnung sehr ähnlich, es gibt aber zwei entscheidende Unterschiede:
- Eine Proforma-Rechnung ist deutlich durch „Proforma-Rechnung“ gekennzeichnet.
- Es gibt keine Rechnungsnummer.
Kunden sind nicht verpflichtet, die in einer Proforma-Rechnung aufgeführten Produkte oder Dienstleistungen zu bezahlen. Stattdessen dient eine Proforma-Rechnung dazu, ein Verkaufsangebot detailliert zu beschreiben und dem Kunden die Möglichkeit zu geben, Änderungen vorzunehmen. Bei Bedarf kann die Proforma-Rechnung dann einfach in eine reguläre Rechnung umgewandelt werden, indem der Titel geändert und eine Rechnungsnummer hinzugefügt wird. Dadurch kann die endgültige Rechnung schnell neu ausgestellt werden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Proforma-Rechnungen keinen steuerlichen Wert haben und daher nicht in die Buchhaltung aufgenommen werden müssen.
Was ist der Unterschied zu einem Kostenvoranschlag?
Eine Proforma-Rechnung listet die geforderten Dienstleistungen oder Produkte sowie deren Preise auf. Ein Kostenvoranschlag enthält zwar oft dieselben Positionen, unterscheidet sich aber im Aufbau: Das Format eines Kostenvoranschlags gleicht eher einem Brief, während eine Proforma-Rechnung wie eine Rechnung aussieht.
Beide Arten von Dokumenten werden verwendet, um dem Kunden Vorabinformationen zu den Details eines Verkaufs, zu den Fristen, den Bedingungen und den Preisen bereitzustellen. Potenzielle Kunden können sich dann entscheiden, den Kauf zu tätigen oder den Leistungsumfang oder den Preis neu zu verhandeln.
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Bevor Sie eine Proforma-Rechnung erstellen, beachten Sie Folgendes:
- Was sind die Kosten der von Ihnen verkauften Produkte oder Dienstleistungen?
- Wie hoch sind Ihre Exportkosten? Berechnen Sie sie mit einem Kostenblatt und berücksichtigen Sie dabei auch die Lieferung oder andere Formen des Transports, die Lagerung, Versicherungen, Steuern, Zölle und Gebühren.
Sobald Sie einen genauen Überblick über die Kosten und Preise haben, können Sie eine Proforma-Rechnung erstellen. Für die optimale Proforma-Rechnung Vorlage sollte Ihre Rechnung die folgenden Bestandteile enthalten:
Geben Sie im Rechnungskopf immer eine „Proforma-Rechnung" an.
Fügen Sie Ihr Firmenlogo, Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktdetails ein, sodass Ihre Rechnung einen großen Wiedererkennungswert hat. Verwenden Sie für Ihre eigenen Kontaktdetails und für die Ihres Käufers den vollständigen Namen und die Postanschrift.
Geben Sie das Datum an, an dem die Rechnung angefordert und erstellt wurde. Wenn der Kaufvertrag nur bis zu einem bestimmten Tag gültig ist, ist es sinnvoll, das Gültigkeitsdatum in einem Satz zu erwähnen, der in etwa folgendermaßen lauten könnte: „Die Bedingungen gelten bis zum 31. Januar 2018“.
Nutzen Sie die Proforma-Rechnung als Exportrechnung, ist es wichtig, den Grund dafür anzugeben. Auf der Proforma-Rechnung sollten Sie angeben, ob die Artikel zum Verkauf, als Muster, zur Reparatur, zur Rückgabe oder als Geschenk bestimmt sind. Falls die Artikel später wieder importiert werden müssen, beispielsweise für Reparaturen, können Sie dies auf der Proforma-Rechnung mit dem Vermerk "Vorübergehend ausgeführt" angeben.
Darüber hinaus sollten Sie in der Proforma-Rechnung auch die Art des Transports (Flugzeug, Bahn, Auto usw.), die Gesamtzahl der versandten Pakete und das Bruttogesamtgewicht der Lieferung angeben.
Ihre Proforma-Rechnung sollte folgende Informationen enthalten:
- Eine Position für jeden Artikel oder jede Dienstleistung, die Sie bereitstellen
- Eine detaillierte Beschreibung, wie etwa Größe, Farbe, Modellnummer oder andere für den Verkauf relevante Informationen. Nennen Sie außerdem das Herkunftsland oder das Land, indem Ihre Artikel hergestellt werden.
- Die in der Lieferung enthaltene Stückzahl
- Preis pro Stück oder Einzelposition
- Gesamtkosten
Versuchen Sie, möglichst detaillierte Angaben zu machen. Die meisten Proforma-Rechnungen werden abgelehnt, weil die darin enthaltenen Informationen für Käufer nicht relevant sind oder überhaupt fehlen.
Wenn Sie am internationalen Markt tätig sind, ist es wichtig, die Steuergesetze zu prüfen und die korrekte Verkaufssteuer zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen. Führen Sie auch alle nötigen Lieferkosten und Bearbeitungsgebühren an.
Geben Sie die verwendete Währung und die Zahlungsbedingungen an. Sie möchten sicherlich kein Geld verlieren, nur weil Sie die Lieferung, die Steuern oder die Zölle falsch berechnet haben oder einfach vergessen haben, sie zu berücksichtigen.
Wenn Sie eine Proforma-Rechnung für den internationalen Handel erstellen, sollten Sie bestimmte Informationen nicht vergessen. Führen Sie die Referenznummer des Käufers, das Datum der Anfrage, den Preis für jeden Artikel, die Lieferorte, Informationen zur Versicherung, den Versand, Zollgebühren und das voraussichtliche Lieferdatum auf.
Es ist wichtig, diese Angaben in der Proforma-Rechnung vollständig zu erfassen, um einen reibungslosen internationalen Handel zu gewährleisten.
Fügen Sie zusätzliche Informationen wie Ihre Garantie oder Rückgabebestimmungen hinzu. An dieser Stelle sollten Sie Ihren Kunden auch für den Kauf danken.
Signieren Sie die Proforma-Rechnung zum Abschluss und versehen Sie sie mit dem aktuellen Datum. Sie sollte Ihren vollständigen Namen und Ihren Titel enthalten und dem Empfänger bestätigen, dass Sie autorisiert sind, ein Verkaufsangebot zu unterbreiten.
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- Automatisch Rechnungen erstellen und Vorlagen für Proforma-Rechnungen (ohne Datum oder Rechnungsnummer) verwenden
- Proforma-Rechnung einfach ändern und löschen, um beispielsweise das Datum anzupassen
- Wiederkehrende (Proforma-) Rechnungen automatisch mithilfe einer Abonnement Funktion senden
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